6 Maneiras de Digitalizar os Processos de Negócios em 2021

Um dos objetivos que devemos ter claro se temos uma empresa ou negócio é que devemos evitar a estagnação a todo custo. Mesmo que estejamos em um lugar confortável, devemos estar inquietos e ambiciosos e buscar constantemente maneiras de inovar em nossa empresa.

Não nos referimos necessariamente a novos produtos ou serviços; na verdade, as inovações mais relevantes são aquelas que são feitas de dentro para fora. Por trás de cada empresa há processos que podem ser modernizados e racionalizados.

In the 21st century, it is all about digitalizing the gears of our business: automating functions, making them faster, easier, and more intuitive.

6 Maneiras de Digitalizar os Processos de Negócios em 2021
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Tabela de Conteúdos

O que considerar ao digitalizar o seu negócio

Embora cada empresa seja diferente, há sempre fatores comuns a todas elas. Vamos nos concentrar nos aspectos mais universais, para que eles possam servir o maior número possível de empresas.

A primeira coisa que recomendamos é analisar nossa empresa internamente a fim de poder tomar decisões e planejar os próximos passos. É necessário estabelecer objetivos sobre quais processos queremos digitalizar, como queremos fazê-lo e em que data o queremos fazer. A isto chama-se um plano de transformação digital.

O plano de transformação digital é um roteiro que serve como guia para digitalizar nossa empresa e que, se feito corretamente, devemos seguir ao pé da letra para atingir nossos objetivos.

A seguir listaremos vários aspectos e questões a serem levados em conta ao executar nosso plano de transformação digital.

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Fonte: Freepik

1. Usar software específico

Quando falamos de software específico, referimo-nos àqueles que se concentram num aspecto particular do seu negócio, seja ele financeiro, de facturação, de recursos humanos ou de serviço ao cliente.

No entanto, há vários que englobam todos esses aspectos em um único programa. Esta opção é muito interessante porque vários destes departamentos estão interligados. Podemos manter a sua independência, mas ao mesmo tempo podemos aceder aos dados relevantes e úteis que correspondem a outro sector.

Desta forma, agilizamos o processo e a comunicação, tendo todos os dados disponíveis sob um único controle. Também podemos ter sob controle quase tudo o que acontece na nossa empresa.

No caso particular do software de facturação, ele está no seu auge. As organizações públicas também estão a digitalizar os seus processos e isto afecta directamente as empresas.

Este é o caso de TicketBai (TBAI) em algumas áreas do norte da Espanha onde, devido à implementação de um novo sistema completamente digital de apresentação de faturas e bilhetes, muitas empresas estão aproveitando a oportunidade – além de subsídios e subvenções – para digitalizar completamente o faturamento e as finanças.

É por causa de situações como estas que devemos também iniciar o processo de digitalização da nossa empresa o mais rápido possível. Não vai demorar muito até que se torne tecnicamente obrigatório, e não queremos ser forçados a implementá-lo muito rapidamente e de forma deficiente.

2. Alavancar a análise e a aprendizagem de máquinas

O que quer que você faça na Internet, os dados estão sendo coletados. Você pode pensar que ninguém está interessado em quais páginas você visita ou quais produtos você comprou este mês, mas se você aprender a ver além disso, você entenderá como isso pode ser útil para seu negócio.

Concentre-se no quadro geral. Imagine que você tem ao seu alcance os hábitos e hábitos de compra de todos os seus clientes: quais produtos eles preferem, quando compram mais, como chegaram à sua empresa, quantas vezes você apareceu nos resultados da busca, e assim por diante.

Com todos esses dados, você pode criar, por exemplo, uma estratégia de e-mail marketing adaptada aos seus clientes que seja específica, pessoal e relevante. Você só lhes oferece o conteúdo que eles precisam e sabe que eles querem, diretamente para sua caixa de entrada de e-mail.

A análise de dados não é apenas para marketing, você pode monitorar as compras sazonais que afetam seus negócios e padrões de vendas. Desta forma, graças à aprendizagem da máquina, você pode descarregar estes dados e fazer uma previsão do futuro para estar preparado para os tempos de mais vendas e, sobretudo, de menos.

Se existem padrões que se repetem periodicamente, você pode ficar um passo à frente e tomar as decisões financeiras, contábeis e de marketing correspondentes para que você nunca mais fique despreparado.

3. Personalize as suas ferramentas

Se você já usa software e ferramentas digitais há algum tempo, você pode pensar que seus processos já estão suficientemente avançados. No entanto, como dissemos no início, você deve evitar a estagnação.

Ainda mais importante do que usar ferramentas digitais, é usar as correctas. Às vezes, um software genérico pode nos dar uma mão, embora limitada. É por isso que temos de procurar e investigar constantemente se existem outros softwares melhores que nos possam ajudar mais.

Como nem todas as empresas são iguais, as ferramentas também não devem ser as mesmas. Muitos desenvolvedores são especializados em fazer ferramentas personalizadas e oferecem planos para personalizar o software com base em nossas necessidades.

Às vezes o software mais popular para algumas empresas nem sempre é o melhor para o nosso caso. É por isso que é importante decidir se vale a pena utilizar um programa especialmente feito para nossa empresa e que cobre todas as nossas necessidades, mesmo que isso implique um custo maior.

4. Teletrabalho

Closeup of business woman hand typing on laptop keyboard
Fonte: Freepik

Talvez, uma das palavras mais mencionadas nos últimos anos seja teletrabalho. Após a crise da COVID-19, seja por conveniência ou por necessidade, muitas empresas tiveram que recorrer subitamente ao teletrabalho. Na maioria das vezes sem um plano ou uma organização adequada.

Entretanto, com o passar do tempo e a proliferação de programas que nos ajudam a nos comunicar e trabalhar a partir de casa, muitas empresas viram os benefícios e decidiram torná-la uma opção permanente.

Embora dependa das possibilidades e estrutura da nossa empresa, a opção de trabalho remoto deve ser levada em conta. Pode levar à redução de custos, maior satisfação dos funcionários e maior produtividade.

No entanto, se quisermos fazê-lo, temos de nos organizar e fazer um plano. Não é uma decisão que possa ser tomada de um dia para o outro. É necessário estabelecer, neste caso também algumas directivas e um plano de como fazê-lo e quais as regras a seguir.

Você deve levar em conta questões básicas como o horário e qual programa usar para se comunicar, um protocolo para gerenciar informações sensíveis e um plano alternativo caso alguém não possa – pontual ou permanentemente – se adaptar a este tipo de trabalho remoto.

5. Educação contínua

Conselheiro de negócios analisando os números financeiros denotando o progre
Fonte: Freepik

O último ponto da ordem do artigo, mas não menos importante, é o treino.

Por formação não nos referimos apenas ao conhecimento prévio para realizar uma determinada actividade, mas à pesquisa e análise contínua da situação da empresa e do mundo exterior.

Se não queremos estagnar, devemos estar sempre atualizados com o que está acontecendo no mundo dos negócios, inovações tecnológicas e avanços que podem ser aplicados à nossa empresa.

Além disso, a formação é essencial se quisermos digitalizar os processos da nossa empresa. Antes de usar um software que automatize processos, devemos entender como eles funcionam, o que eles podem nos trazer e aprender a usá-los completamente.

Isto também é necessário para todos os funcionários da empresa. Em maior ou menor grau serão afetados pela digitalização dos processos e é necessário que todos compreendam o que e como devem realizar suas tarefas para o bom funcionamento da empresa.

Se todos os funcionários não trabalharem juntos na mesma direção, a empresa não funcionará. A digitalização não tem utilidade apenas em processos específicos; o plano de transformação digital deve incluir todos para que seja óptimo.

6. Não tenha pressa.

Como mencionado no início, tentamos nos manter dentro de parâmetros universais e gerais que possam ser aplicados a todas as empresas. Cabe a cada empresa conhecer a sua situação, analisar e decidir como realizar o processo de digitalização.

Qualquer que seja o caminho que melhor se adapte à sua empresa, o importante é planejá-lo e realizá-lo completamente. Fazê-lo de forma rápida ou sem convicção pode funcionar como uma solução temporária, mas, a longo prazo, os problemas superarão os benefícios.

Você tem que tomar seu tempo, estudá-lo bem e não deixar espaço para improvisação. Às vezes é melhor gerir bem o tempo, mesmo que isso signifique atrasar os prazos, para ter a certeza de que estamos a fazê-lo da melhor maneira possível.

O mesmo se aplica às despesas. Por vezes poupamos dinheiro ao optar por um programa ou uma solução que não é exactamente a melhor para nós. Quando planejamos a longo prazo, poupar um pouco de dinheiro agora pode significar uma despesa muito maior no futuro.

Tomar decisões conscientes, pensar a longo prazo e manter o quadro geral em mente. Seguindo estas diretrizes, você garante não apenas que sua empresa não sofra durante a mudança para o digital, mas que o sucesso não demore muito para chegar.

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