6 Formas De Digitalizar Los Procesos De Una Empresa En El 2021

Una de las metas que hay que tener claras si tenemos un emprendimiento o negocio es que debemos evitar a toda costa estancarnos. Aunque nos encontremos en un lugar cómodo, hay que ser inquieto y ambicioso y buscar constantemente cómo innovar en nuestra empresa.

No nos referimos necesariamente a productos o servicios nuevos, de hecho, las innovaciones más relevantes son las que se hacen de puertas para adentro. Detrás de cada empresa hay unos procesos que se pueden modernizar y agilizar.

En pleno siglo XXI, todo pasa por digitalizar los engranajes de nuestra empresa: automatizar funciones, hacerlas más rápidas, fáciles e intuitivas.

Escrito por

Redaction Team
octubre 4, 2021
Emprendimiento, Negocio Digital

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Qué Hay Que Tener En Cuenta A La Hora De Digitalizar Tu Empresa

Aunque cada empresa sea distinta, hay siempre factores comunes a todas. Nos centraremos en los aspectos más universales, de modo que puedan servir a cuantas más empresas posibles.

Lo primero que aconsejamos es analizar nuestra empresa internamente para poder tomar decisiones y planificar los siguientes pasos. Hay que ponerse unos objetivos sobre qué procesos queremos digitalizar, de qué manera hacerlo y para qué fecha queremos realizarlo. Esto es lo que se llama un plan de transformación digital.

El plan de transformación digital es una hoja de ruta que nos sirve como guía para digitalizar nuestra empresa y que, si realizada correctamente, debemos seguir al pie de la letra para cumplir nuestros objetivos.

A continuación enumeraremos varios aspectos y cuestiones a tener en cuenta a la hora de realizar nuestro plan de transformación digital.

1. Utiliza software específicos

Cuando hablamos de software específicos nos referimos a aquellos que se centran en un aspecto particular de tu empresa, ya sean las finanzas, facturación, los recursos humanos o la atención al cliente.

No obstante, existen varios que engloban todos estos aspectos en un solo programa. Esta opción es muy interesante ya que varios de estos departamentos están interconectados. Podemos mantener su independencia, pero a la vez podemos acceder a los datos relevantes y útiles que correspondan a otro sector.

De esta manera, agilizamos mucho el proceso y la comunicación, al tener todos los datos disponibles bajo un solo mando único. Podemos, además, tener bajo control casi todo lo que sucede en nuestra empresa.

En el caso particular de los softwares de facturación, se encuentran en su momento de mayor auge. También los organismos públicos están digitalizando sus procesos y esto afecta directamente a las empresas.

Es el caso de TicketBai (TBAI) en algunas zonas del norte de España donde, debido a la implantación de un nuevo sistema completamente digital de presentar las facturas y los tickets, muchas empresas están aprovechando la oportunidad ― además de las ayudas y subvenciones ― para digitalizar por completo la facturación y las finanzas.

Por situaciones como estas es que también debemos empezar cuanto antes el proceso de digitalización de nuestra empresa. No pasará mucho tiempo antes de que sea técnicamente obligatorio y no queremos vernos obligados a deber implementarlas en poco tiempo y mal.

2. Aprovecha la analítica y el machine learning

Hagas lo que hagas en internet, se están recabando datos. Quizás pienses que a nadie le interese que páginas visitas ni que productos has comprado este mes, pero si aprendes a ver más allá, entenderás lo útil que puede ser para tu negocio.

Céntrate en la imagen general. Imagina que tienes bajo tu mano las costumbres y usos de compra de todos tus clientes: qué productos prefieren, en que época se compra más, por que medio llegaron a tu empresa, cuántas veces has aparecido en los resultados de búsqueda etc.

Con todos estos datos, puedes crear, por ejemplo, una estrategia de email marketing a medida de tus clientes que sea específica, personal y relevante. Solo les ofreces el contenido que necesitan y sabes que quieren, directamente a su casilla de email.

Analizar datos no sirve solo para el marketing, puedes controlar las compras estacionales que afectan a tu empresa y los patrones de venta. De esta manera, gracias al machine learning, puedes volcar estos datos y hacer una predicción del futuro para estar preparado para las épocas de más ventas y, sobre todo, las de menos.

Si hay patrones que se repiten periódicamente, puedes estar un paso adelante y tomar decisiones financieras, contables y de marketing correspondientes para nunca más estar desprevenido.

3. Personaliza tus herramientas

Si ya llevas un tiempo utilizando software y herramientas digitales, quizás pienses que tus procesos ya están suficientemente avanzados. No obstante, como dijimos al principio, hay que evitar estancarse.

Más importante aún que utilizar herramientas digitales, es utilizar las correctas. A veces, un software genérico nos puede dar una mano, aunque limitada. Es por esto que hay que constantemente buscar e investigar si existen otros softwares mejores que pueden ayudarnos más.

Como no todas las empresas son iguales, las herramientas tampoco deben serlo. Muchos desarrolladores se especializan en hacer herramientas a medida y ofrecen planes para personalizar los softwares en base a nuestras necesidades.

A veces el software más popular para algunas empresas no siempre es el mejor para nuestro caso. Es por eso que es importante decidir si vale la pena utilizar un programa que esté hecho especialmente para nuestra empresa y que cubra todas nuestras necesidades, aunque eso implique un gasto mayor.

4. El teletrabajo

Quizás, una de las palabras más mencionadas estos últimos años sea teletrabajo. Tras la crisis del COVID-19 , ya sea por comodidad o por necesidad, muchas empresas se han tenido que volcar de golpe al teletrabajo. La mayoría de las veces sin un plan o una organización correcta.

No obstante, con el pasar del tiempo y la proliferación de programas que nos ayudan a comunicarnos y trabajar desde casa, muchos emprendimientos han visto los beneficios y han decidido convertirlo en una opción permanente.

Si bien depende de las posibilidades y la estructura de nuestra empresa, hay que tener en cuenta la opción del trabajo remoto. Puede suponer un ahorro en costes, una mayor satisfacción de nuestros trabajadores y una mejora en la productividad.

No obstante, si queremos hacerlo, debemos organizarnos y llevar a cabo un plan. No es una decisión que se puede tomar de un día para otro. Hay que establecer, en este caso también unas directivas y un plan de como hacerlo y que reglas seguir.

Debes tener en cuenta cuestiones tan básicas como el horario y que programa utilizar para comunicarse, hasta un protocolo para gestionar la información sensible y un plan alternativo en caso de que alguien no pueda ― ya sea puntual o permanentemente ― adaptarse a este tipo de trabajo remoto.

5. Formación continua

El último punto en el orden del artículo, pero no por eso menos importante, es la formación.

Con formación no nos referimos solo a los conocimientos previos para realizar una determinada actividad, sino a la continua investigación y análisis de la situación de la empresa y del mundo exterior.

Si no queremos estancarnos, debemos siempre estar al día con lo que pasa en el mundo empresarial, las innovaciones tecnológicas y los avances que pueden ser aplicados a nuestra empresa.

Además, la formación es primordial si queremos digitalizar los procesos de nuestra empresa. Antes de utilizar softwares que automaticen los procesos, debemos comprender cómo funcionan, qué nos pueden aportar y aprender a utilizarlos a fondo.

Esto, además, es necesario para todos los trabajadores de la empresa. En mayor o menor medida se verán afectados por la digitalización de los procesos y es necesario que todos comprendan qué y cómo deben llevar a cabo sus tareas para el correcto funcionamiento de la empresa.

Si todos los trabajadores no reman en el mismo sentido de manera conjunta, la empresa no funcionará. De nada sirve la digitalización solamente en procesos puntuales, el plan de transformación digital debe incluir a todos para que sea óptimo.

6. No te precipites

Como hemos mencionado al principio, hemos intentado mantenernos dentro de parámetros universales y generales que se pueden aplicar a todas las empresas. Es tarea de cada empresa conocer su situación, analizar y decidir cómo llevar a cabo el proceso de digitalización.

Sea cual sea el camino que mejor se adapte a tu empresa, lo importante es planificarlo y llevarlo a cabo completamente. Hacerlo rápido o a medias puede funcionar como solución temporal, pero a largo plazo serán más los problemas que los beneficios.

Hay que tomarse el tiempo necesario, estudiarlo bien y no dejar lugar para la improvisación. A veces es mejor administrar el tiempo correctamente, aunque esto suponga retrasar los plazos, para asegurarnos así que estamos haciéndolo de la mejor manera posible.

Lo mismo sucede con los gastos. A veces por ahorrarnos algo de dinero nos decantamos por un programa o una solución que no es exactamente la mejor para nosotros. Cuando planificamos a largo plazo, ahorrarnos algo de dinero ahora puede suponer un gasto mucho más grande en el futuro.

Toma decisiones conscientes, piensa a largo plazo y ten en cuenta la imágen completa. Siguiendo estas directrices, te aseguras, no solo que tu empresa no sufra durante el paso hacia lo digital, sino que el éxito no tarde en llegar.

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