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6 modi per digitalizzare i processi aziendali nel 2021

Uno degli obiettivi che dobbiamo avere chiaro se abbiamo un’impresa o un business è che dobbiamo evitare la stagnazione a tutti i costi. Anche se siamo in un posto comodo, dobbiamo essere irrequieti e ambiziosi e cercare costantemente modi per innovare nella nostra azienda.

Non ci riferiamo necessariamente a nuovi prodotti o servizi; infatti, le innovazioni più rilevanti sono quelle che vengono fatte dall’interno. Dietro ogni azienda ci sono processi che possono essere modernizzati e snelliti.

Nel XXI secolo, tutto comporta la digitalizzazione degli ingranaggi della nostra azienda: automatizzare le funzioni, renderle più veloci, facili e intuitive.

6 modi per digitalizzare i processi aziendali nel 2021
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Indice

Cosa considerare quando si digitalizza il proprio business

Anche se ogni azienda è diversa, ci sono sempre fattori comuni a tutte. Ci concentreremo sugli aspetti più universali, in modo che possano servire il maggior numero possibile di aziende.

La prima cosa che consigliamo è di analizzare internamente la nostra azienda per poter prendere decisioni e pianificare i prossimi passi. È necessario fissare degli obiettivi su quali processi vogliamo digitalizzare, come vogliamo farlo ed entro quale data vogliamo farlo. Questo si chiama piano di trasformazione digitale.

Il piano di trasformazione digitale è una tabella di marcia che serve da guida per digitalizzare la nostra azienda e che, se fatto correttamente, dobbiamo seguire alla lettera per raggiungere i nostri obiettivi.

Qui di seguito elencheremo diversi aspetti e questioni da prendere in considerazione quando si realizza il nostro piano di trasformazione digitale.

Icona Media Hub Comunità Digitale
Fonte: Freepik

1. Utilizzare un software specifico

Quando parliamo di software specifici ci riferiamo a quelli che si concentrano su un aspetto particolare della vostra attività, che si tratti di finanza, fatturazione, risorse umane o servizio clienti.

Tuttavia, ce ne sono diversi che comprendono tutti questi aspetti in un unico programma. Questa opzione è molto interessante perché diversi di questi dipartimenti sono interconnessi. Possiamo mantenere la loro indipendenza, ma allo stesso tempo possiamo accedere ai dati rilevanti e utili che corrispondono a un altro settore.

In questo modo, snelliamo il processo e la comunicazione avendo tutti i dati disponibili sotto un unico controllo. Possiamo anche avere sotto controllo quasi tutto quello che succede nella nostra azienda.

Nel caso particolare del software di fatturazione, è al suo apice. Anche le organizzazioni pubbliche stanno digitalizzando i loro processi e questo influisce direttamente sulle aziende.

Questo è il caso di TicketBai (TBAI) in alcune zone del nord della Spagna dove, a causa dell’implementazione di un nuovo sistema completamente digitale di presentazione di fatture e biglietti, molte aziende stanno approfittando dell’opportunità – oltre a sovvenzioni e sussidi – di digitalizzare completamente la fatturazione e le finanze.

È a causa di situazioni come queste che dovremmo anche iniziare il processo di digitalizzazione della nostra azienda il più presto possibile. Non passerà molto tempo prima che diventi tecnicamente obbligatorio, e non vogliamo essere costretti ad implementarlo troppo velocemente e male.

2. Sfruttare l'analitica e l'apprendimento automatico

Qualsiasi cosa si faccia su Internet, i dati vengono raccolti. Potreste pensare che nessuno è interessato a quali pagine visitate o quali prodotti avete comprato questo mese, ma se imparate a vedere oltre, capirete quanto può essere utile per il vostro business.

Concentrarsi sul quadro generale. Immaginate di avere a portata di mano le abitudini e gli acquisti di tutti i vostri clienti: quali prodotti preferiscono, quando comprano di più, come sono arrivati alla vostra azienda, quante volte siete apparsi nei risultati di ricerca, e così via.

Con tutti questi dati, puoi creare, per esempio, una strategia di email marketing su misura per i tuoi clienti che sia specifica, personale e rilevante. Offri loro solo i contenuti di cui hanno bisogno e che sanno di volere, direttamente nella loro casella di posta elettronica.

L’analisi dei dati non è solo per il marketing, è possibile monitorare gli acquisti stagionali che influenzano il vostro business e i modelli di vendita. In questo modo, grazie al machine learning, è possibile scaricare questi dati e fare una previsione del futuro per essere preparati ai tempi di più vendite e, soprattutto, meno.

Se ci sono degli schemi che si ripetono periodicamente, potete stare un passo avanti e prendere le decisioni finanziarie, contabili e di marketing corrispondenti in modo da non essere mai più impreparati.

3. Personalizza i tuoi strumenti

Se usate software e strumenti digitali da qualche tempo, potreste pensare che i vostri processi siano già sufficientemente avanzati. Tuttavia, come abbiamo detto all’inizio, bisogna evitare la stagnazione.

Ancora più importante che usare strumenti digitali, è usare quelli giusti. A volte, un software generico può darci una mano, anche se limitata. Ecco perché dobbiamo costantemente cercare e indagare se ci sono altri software migliori che possono aiutarci di più.

Come non tutte le aziende sono uguali, anche gli strumenti non dovrebbero essere gli stessi. Molti sviluppatori sono specializzati nella realizzazione di strumenti personalizzati e offrono piani per personalizzare il software in base alle nostre esigenze.

A volte il software più popolare per alcune aziende non è sempre il migliore per il nostro caso. Per questo è importante decidere se vale la pena usare un programma fatto apposta per la nostra azienda e che copra tutte le nostre necessità, anche se questo implica un costo maggiore.

4. Telecommuting

Closeup of business woman hand typing on laptop keyboard
Fonte: Freepik

Forse, una delle parole più citate negli ultimi anni è telelavoro. Dopo la crisi del COVID-19, per comodità o per necessità, molte aziende hanno dovuto improvvisamente rivolgersi al telelavoro. Il più delle volte senza un piano o un’organizzazione adeguata.

Tuttavia, con il passare del tempo e la proliferazione di programmi che ci aiutano a comunicare e lavorare da casa, molte aziende hanno visto i benefici e hanno deciso di renderla un’opzione permanente.

Anche se dipende dalle possibilità e dalla struttura della nostra azienda, l’opzione del lavoro a distanza deve essere presa in considerazione. Può portare a risparmi sui costi, a una maggiore soddisfazione dei dipendenti e a una migliore produttività.

Tuttavia, se vogliamo farlo, dobbiamo organizzarci e fare un piano. Non è una decisione che può essere presa da un giorno all’altro. È necessario stabilire, in questo caso anche delle direttive e un piano di come farlo e quali regole seguire.

Bisogna prendere in considerazione questioni fondamentali come l’orario e quale programma usare per comunicare, un protocollo per gestire le informazioni sensibili e un piano alternativo nel caso in cui qualcuno non possa – puntualmente o permanentemente – adattarsi a questo tipo di lavoro a distanza.

5. Educazione continua

Consulente aziendale che analizza le cifre finanziarie che denotano la progressione
Fonte: Freepik

L’ultimo punto nell’ordine dell’articolo, ma non meno importante, è la formazione.

Per formazione non ci riferiamo solo alle conoscenze precedenti per svolgere una certa attività, ma alla continua ricerca e analisi della situazione dell’azienda e del mondo esterno.

Se non vogliamo ristagnare, dobbiamo essere sempre aggiornati su quello che succede nel mondo degli affari, sulle innovazioni tecnologiche e sui progressi che possono essere applicati alla nostra azienda.

Inoltre, la formazione è essenziale se vogliamo digitalizzare i processi della nostra azienda. Prima di usare software che automatizzano i processi, dobbiamo capire come funzionano, cosa possono portarci e imparare a usarli a fondo.

Questo è necessario anche per tutti i dipendenti dell’azienda. In misura maggiore o minore saranno interessati dalla digitalizzazione dei processi ed è necessario che tutti capiscano cosa e come devono svolgere i loro compiti per il buon funzionamento dell’azienda.

Se tutti i dipendenti non lavorano insieme nella stessa direzione, l’azienda non funzionerà. La digitalizzazione non è utile solo in processi specifici; il piano di trasformazione digitale deve includere tutti perché sia ottimale.

6. Non avere fretta

Come menzionato all’inizio, abbiamo cercato di mantenerci entro parametri universali e generali che possono essere applicati a tutte le aziende. Sta ad ogni azienda conoscere la sua situazione, analizzare e decidere come realizzare il processo di digitalizzazione.

Qualunque sia il percorso più adatto alla tua azienda, l’importante è pianificarlo e portarlo a termine completamente. Farlo in fretta o a metà può funzionare come soluzione temporanea, ma a lungo termine i problemi supereranno i benefici.

Bisogna prendersi il proprio tempo, studiarlo bene e non lasciare spazio all’improvvisazione. A volte è meglio gestire bene il tempo, anche se questo significa ritardare le scadenze, per essere sicuri di farlo nel miglior modo possibile.

Lo stesso vale per le spese. A volte risparmiamo denaro optando per un programma o una soluzione che non è esattamente la migliore per noi. Quando pianifichiamo a lungo termine, risparmiare un po’ di soldi ora può significare una spesa molto più grande in futuro.

Prendete decisioni consapevoli, pensate a lungo termine e tenete a mente il quadro generale. Seguendo queste linee guida, vi assicurerete non solo che la vostra azienda non soffra durante il passaggio al digitale, ma che il successo non tarderà ad arrivare.

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