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6 façons de numériser les processus d’affaires en 2021

L’un des objectifs que nous devons avoir clairement si nous avons une entreprise ou un commerce est que nous devons éviter à tout prix la stagnation. Même si nous sommes dans un endroit confortable, nous devons être agités et ambitieux et chercher constamment des moyens d’innover dans notre entreprise.

Nous ne faisons pas nécessairement référence à de nouveaux produits ou services ; en fait, les innovations les plus pertinentes sont celles qui sont réalisées de l’intérieur. Derrière chaque entreprise se cachent des processus qui peuvent être modernisés et rationalisés.

Au XXIe siècle, tout passe par la numérisation des rouages de notre entreprise : automatiser les fonctions, les rendre plus rapides, plus faciles et plus intuitives.

6 façons de numériser les processus d'affaires en 2021
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Ce qu'il faut prendre en compte lors de la numérisation de votre entreprise

Bien que chaque entreprise soit différente, il existe toujours des facteurs communs à toutes. Nous nous concentrerons sur les aspects les plus universels, afin qu’ils puissent servir au plus grand nombre d’entreprises possible.

La première chose que nous recommandons est d’analyser notre entreprise en interne afin d’être en mesure de prendre des décisions et de planifier les prochaines étapes. Il est nécessaire de fixer des objectifs concernant les processus que nous voulons numériser, la manière dont nous voulons le faire et la date à laquelle nous voulons le faire. C’est ce qu’on appelle un plan de transformation numérique.

Le plan de transformation digitale est une feuille de route qui sert de guide pour numériser notre entreprise et que, si elle est bien faite, nous devons suivre à la lettre pour atteindre nos objectifs.

Nous allons énumérer ci-dessous plusieurs aspects et questions à prendre en compte lors de la réalisation de notre plan de transformation numérique.

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Source : Freepik

1. Utiliser un logiciel spécifique

Lorsque nous parlons de logiciels spécifiques, nous faisons référence à ceux qui se concentrent sur un aspect particulier de votre entreprise, qu’il s’agisse des finances, de la facturation, des ressources humaines ou du service clientèle.

Cependant, il en existe plusieurs qui englobent tous ces aspects dans un seul programme. Cette option est très intéressante car plusieurs de ces départements sont interconnectés. Nous pouvons maintenir leur indépendance, mais en même temps nous pouvons accéder aux données pertinentes et utiles qui correspondent à un autre secteur.

De cette façon, nous rationalisons le processus et la communication en ayant toutes les données disponibles sous un seul contrôle. Nous pouvons également avoir sous contrôle presque tout ce qui se passe dans notre entreprise.

Dans le cas particulier des logiciels de facturation, elle est à son apogée. Les organismes publics numérisent également leurs processus, ce qui a une incidence directe sur les entreprises.

C’est le cas de TicketBai (TBAI) dans certaines régions du nord de l’Espagne où, en raison de la mise en place d’un nouveau système entièrement numérique de présentation des factures et des billets, de nombreuses entreprises profitent de l’occasion – en plus des aides et des subventions – pour numériser complètement la facturation et les finances.

C’est à cause de telles situations que nous devrions également commencer le processus de numérisation de notre entreprise le plus tôt possible. Il ne faudra pas longtemps avant qu’elle ne devienne techniquement obligatoire, et nous ne voulons pas être contraints de la mettre en œuvre trop rapidement et mal.

2. Tirer parti de l'analyse et de l'apprentissage automatique

Quoi que vous fassiez sur l’internet, des données sont collectées. Vous pensez peut-être que personne ne s’intéresse aux pages que vous visitez ou aux produits que vous avez achetés ce mois-ci, mais si vous apprenez à voir au-delà, vous comprendrez à quel point cela peut être utile pour votre entreprise.

Concentrez-vous sur la situation dans son ensemble. Imaginez que vous ayez à portée de main les habitudes et les comportements d’achat de tous vos clients : quels produits ils préfèrent, quand ils achètent le plus, comment ils sont arrivés dans votre entreprise, combien de fois vous êtes apparu dans les résultats de recherche, etc.

Avec toutes ces données, vous pouvez créer, par exemple, une stratégie de marketing par courriel adaptée à vos clients, qui soit spécifique, personnelle et pertinente. Vous leur proposez uniquement le contenu dont ils ont besoin et qu’ils savent vouloir, directement dans leur boîte aux lettres électronique.

L’analyse des données n’est pas réservée au marketing, vous pouvez surveiller les achats saisonniers qui ont une incidence sur votre activité et les schémas de vente. De cette façon, grâce à l’apprentissage automatique, vous pouvez déverser ces données et faire une prédiction de l’avenir afin d’être prêt pour les temps de plus de ventes et, surtout, de moins.

Si certains schémas se répètent périodiquement, vous pouvez garder une longueur d’avance et prendre les décisions financières, comptables et marketing qui s’imposent pour ne plus jamais être pris au dépourvu.

3. Personnalisez vos outils

Si vous utilisez des logiciels et des outils numériques depuis un certain temps déjà, vous pensez peut-être que vos processus sont déjà suffisamment avancés. Cependant, comme nous l’avons dit au début, vous devez éviter la stagnation.

Plus important encore que d’utiliser des outils numériques, il faut utiliser les bons. Parfois, un logiciel générique peut nous donner un coup de main, bien que limité. C’est pourquoi nous devons constamment rechercher et examiner s’il existe d’autres logiciels plus performants qui peuvent nous aider davantage.

Comme toutes les entreprises ne sont pas les mêmes, les outils ne doivent pas être les mêmes non plus. De nombreux développeurs se spécialisent dans la fabrication d’outils personnalisés et proposent des plans pour personnaliser le logiciel en fonction de nos besoins.

Parfois, le logiciel le plus populaire pour certaines entreprises n’est pas toujours le meilleur pour notre cas. C’est pourquoi il est important de décider si cela vaut la peine d’utiliser un programme spécialement conçu pour notre entreprise et qui couvre tous nos besoins, même si cela implique un coût plus élevé.

4. Télétravail

Closeup of business woman hand typing on laptop keyboard
Source : Freepik

L’un des mots les plus cités ces dernières années est peut-être celui de télétravail. Après la crise du COVID-19, par commodité ou par nécessité, de nombreuses entreprises ont dû se tourner brusquement vers le télétravail. La plupart du temps sans plan ni organisation adéquate.

Cependant, avec le temps et la prolifération des programmes qui nous aident à communiquer et à travailler à domicile, de nombreuses entreprises en ont vu les avantages et ont décidé d’en faire une option permanente.

Bien que cela dépende des possibilités et de la structure de notre entreprise, l’option du travail à distance doit être prise en compte. Elle peut conduire à des économies, à une plus grande satisfaction des employés et à une meilleure productivité.

Cependant, si nous voulons le faire, nous devons nous organiser et établir un plan. Ce n’est pas une décision qui peut être prise du jour au lendemain. Il est nécessaire d’établir, dans ce cas également, des directives et un plan sur la manière de procéder et les règles à suivre.

Vous devez prendre en compte des questions aussi fondamentales que l’emploi du temps et le programme à utiliser pour communiquer, un protocole de gestion des informations sensibles et un plan alternatif au cas où une personne ne pourrait pas s’adapter – ponctuellement ou définitivement – à ce type de travail à distance.

5. L'éducation permanente

Conseiller d'entreprise analysant les chiffres financiers indiquant la progression de l'activité de l'entreprise.
Source : Freepik

Le dernier point dans l’ordre de l’article, mais non moins important, est la formation.

Par formation, nous n’entendons pas seulement les connaissances préalables à l’exercice d’une certaine activité, mais la recherche et l’analyse continues de la situation de l’entreprise et du monde extérieur.

Si nous ne voulons pas stagner, nous devons toujours être au courant de ce qui se passe dans le monde des affaires, des innovations technologiques et des avancées qui peuvent être appliquées à notre entreprise.

En outre, la formation est essentielle si nous voulons numériser les processus de notre entreprise. Avant d’utiliser des logiciels qui automatisent les processus, il faut comprendre comment ils fonctionnent, ce qu’ils peuvent nous apporter et apprendre à les utiliser à fond.

Cela est également nécessaire pour tous les employés de l’entreprise. Ils seront plus ou moins affectés par la numérisation des processus et il est nécessaire que chacun comprenne ce qu’il doit faire et comment il doit le faire pour le bon fonctionnement de l’entreprise.

Si tous les employés ne travaillent pas ensemble dans la même direction, l’entreprise ne fonctionnera pas. La numérisation n’est pas utile uniquement pour des processus spécifiques ; le plan de transformation numérique doit inclure tout le monde pour être optimal.

6. Ne pas se précipiter

Comme mentionné au début, nous avons essayé de nous en tenir à des paramètres universels et généraux qui peuvent être appliqués à toutes les entreprises. Il appartient à chaque entreprise de connaître sa situation, d’analyser et de décider comment mener à bien le processus de numérisation.

Quelle que soit la voie qui convient le mieux à votre entreprise, l’important est de la planifier et de la mener à bien. Le faire rapidement ou sans conviction peut constituer une solution temporaire, mais à long terme, les problèmes l’emporteront sur les avantages.

Il faut prendre son temps, bien l’étudier et ne laisser aucune place à l’improvisation. Parfois, il vaut mieux gérer le temps correctement, même si cela implique de retarder les échéances, pour être sûr de le faire de la meilleure façon possible.

Il en va de même pour les dépenses. Parfois, nous économisons de l’argent en optant pour un programme ou une solution qui n’est pas exactement la meilleure pour nous. Lorsque nous planifions à long terme, le fait d’économiser un peu d’argent maintenant peut signifier une dépense beaucoup plus importante à l’avenir.

Prenez des décisions conscientes, pensez à long terme et gardez une vue d’ensemble. En suivant ces lignes directrices, vous vous assurez non seulement que votre entreprise ne souffre pas du passage au numérique, mais aussi que le succès ne se fait pas attendre.

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