6 способов оцифровать бизнес-процессы в 2021 году

Одна из целей, которую мы должны четко осознавать, если у нас есть предприятие или бизнес, заключается в том, что мы должны любой ценой избегать стагнации. Даже если мы находимся в комфортном месте, мы должны быть беспокойными и амбициозными и постоянно искать пути для инноваций в нашей компании.

Мы не обязательно имеем в виду новые продукты или услуги; на самом деле, наиболее актуальными инновациями являются те, которые создаются изнутри. В каждой компании есть процессы, которые можно модернизировать и упорядочить.

В 21 веке все связано с оцифровкой шестеренок нашей компании: автоматизация функций, их ускорение, упрощение и повышение интуитивности.

Написано

This post is also available in: English Español Deutsch Italiano Português Français Русский 日本語

Что нужно учитывать при оцифровке вашего бизнеса

Хотя каждая компания отличается от другой, всегда есть факторы, общие для всех них. Мы сосредоточимся на наиболее универсальных аспектах, чтобы они могли служить как можно большему числу компаний.

Первое, что мы рекомендуем, это провести внутренний анализ компании, чтобы иметь возможность принимать решения и планировать дальнейшие шаги. Необходимо поставить задачи, какие процессы мы хотим оцифровать, как мы хотим это сделать и к какому сроку мы хотим это сделать. Это называется планом цифровой трансформации.

План цифровой трансформации — это дорожная карта, которая служит руководством по цифровизации нашей компании и которой, если все сделано правильно, мы должны следовать до конца, чтобы достичь поставленных целей.

Ниже мы перечислим несколько аспектов и вопросов, которые необходимо принять во внимание при реализации плана цифровой трансформации.

1. Используйте специальное программное обеспечение

Когда мы говорим о специальном программном обеспечении, мы имеем в виду те, которые сосредоточены на конкретном аспекте вашего бизнеса, будь то финансы, выставление счетов, управление персоналом или обслуживание клиентов.

Однако есть и такие, которые охватывают все эти аспекты в одной программе. Этот вариант очень интересен, поскольку несколько из этих отделов взаимосвязаны. Мы можем сохранить их независимость, но в то же время получить доступ к актуальным и полезным данным, соответствующим другому сектору.

Таким образом, мы оптимизируем процесс и коммуникацию за счет того, что все данные доступны под единым контролем. Мы также можем держать под контролем практически все, что происходит в нашей компании.

В конкретном случае с программным обеспечением для выставления счетов-фактур он находится на пике своего развития. Государственные организации также оцифровывают свои процессы, и это напрямую влияет на компании.

Это случай TicketBai (TBAI) в некоторых районах северной Испании, где в связи с внедрением новой полностью цифровой системы представления счетов и билетов многие компании используют возможность — в дополнение к грантам и субсидиям — полностью оцифровать счета и финансы.

Именно из-за таких ситуаций мы должны как можно скорее начать процесс оцифровки нашей компании. Пройдет не так много времени, прежде чем он станет технически обязательным, и мы не хотим, чтобы нас заставили внедрять его слишком быстро и некачественно.

2. Использование аналитики и машинного обучения

Что бы вы ни делали в Интернете, данные собираются. Вы можете думать, что никому не интересно, какие страницы вы посещаете или какие товары купили в этом месяце, но если вы научитесь видеть дальше, то поймете, насколько полезным это может быть для вашего бизнеса.

Сосредоточьтесь на общей картине. Представьте, что у вас под рукой есть данные о привычках и покупательских привычках всех ваших клиентов: какие товары они предпочитают, когда они покупают больше всего, как они пришли в вашу компанию, сколько раз вы появлялись в результатах поиска и так далее.

Используя все эти данные, вы можете создать, например, стратегию маркетинга по электронной почте, предназначенную для ваших клиентов, которая будет конкретной, персональной и актуальной. Вы предлагаете им только тот контент, который им нужен и который они знают, что хотят, прямо в их электронный почтовый ящик.

Анализ данных нужен не только для маркетинга, вы можете отслеживать сезонные покупки, которые влияют на ваш бизнес, и модели продаж. Таким образом, благодаря машинному обучению, вы можете выгрузить эти данные и сделать прогноз на будущее, чтобы быть готовым к временам, когда продаж будет больше и, прежде всего, меньше.

Если есть закономерности, которые периодически повторяются, вы можете быть на шаг впереди и принимать соответствующие финансовые, бухгалтерские и маркетинговые решения, чтобы больше никогда не оказаться неподготовленным.

3. Настройте свои инструменты

Если вы уже некоторое время используете программное обеспечение и цифровые инструменты, вы можете думать, что ваши процессы уже достаточно развиты. Однако, как мы уже говорили в начале, вы должны избегать стагнации.

Еще более важным, чем использование цифровых инструментов, является использование правильных инструментов. Иногда общее программное обеспечение может оказать нам помощь, хотя и ограниченную. Поэтому мы должны постоянно искать и исследовать, нет ли других лучших программ, которые могут помочь нам больше.

Поскольку не все компании одинаковы, инструменты также не должны быть одинаковыми. Многие разработчики специализируются на создании пользовательских инструментов и предлагают планы по настройке программного обеспечения в соответствии с нашими потребностями.

Иногда самое популярное программное обеспечение для некоторых компаний не всегда является лучшим для нашего случая. Поэтому важно решить, стоит ли использовать программу, специально разработанную для нашей компании и покрывающую все наши потребности, даже если это подразумевает более высокую стоимость.

4. Работа на дому

Пожалуй, одно из самых упоминаемых слов в последние годы — телеработа. После кризиса COVID-19, либо для удобства, либо из необходимости, многие компании были вынуждены неожиданно обратиться к телеработе. Чаще всего без плана или надлежащей организации.

Однако с течением времени и распространением программ, которые помогают нам общаться и работать из дома, многие компании увидели преимущества и решили сделать это постоянной опцией.

Хотя это зависит от возможностей и структуры нашей компании, вариант удаленной работы должен быть принят во внимание. Это может привести к экономии средств, повышению удовлетворенности сотрудников и улучшению производительности.

Однако если мы хотим это сделать, мы должны организовать себя и составить план. Это не то решение, которое можно принять в одночасье. В этом случае необходимо также установить некоторые директивы и план того, как это сделать и каким правилам следовать.

Вы должны принять во внимание такие основные вопросы, как расписание и программа для общения, протокол для работы с конфиденциальной информацией и альтернативный план на случай, если кто-то не сможет — пунктуально или постоянно — адаптироваться к этому виду удаленной работы.

5. Непрерывное образование

Последним пунктом в порядке статьи, но не менее важным, является обучение.

Под обучением мы понимаем не только полученные ранее знания для выполнения определенной деятельности, но и постоянное исследование и анализ ситуации в компании и во внешнем мире.

Если мы не хотим стагнировать, мы должны всегда быть в курсе того, что происходит в мире бизнеса, технологических инноваций и достижений, которые могут быть применены в нашей компании.

Кроме того, если мы хотим оцифровать процессы нашей компании, необходимо обучение. Прежде чем использовать программное обеспечение, автоматизирующее процессы, мы должны понять, как оно работает, что оно может нам дать, и научиться использовать его досконально.

Это также необходимо для всех сотрудников компании. В большей или меньшей степени их затронет оцифровка процессов, и необходимо, чтобы каждый понимал, что и как он должен делать для нормального функционирования компании.

Если все сотрудники не работают вместе в одном направлении, компания не будет функционировать. Цифровизация бесполезна только для отдельных процессов; чтобы план цифровой трансформации был оптимальным, он должен охватывать всех.

6. Не торопитесь

Как уже говорилось в начале, мы старались придерживаться универсальных и общих параметров, которые можно применить ко всем компаниям. Каждая компания должна знать свою ситуацию, анализировать и решать, как проводить процесс оцифровки.

Каким бы ни был путь, наиболее подходящий для вашей компании, главное — спланировать его и полностью осуществить. Если делать это быстро или вполсилы, это может стать временным решением, но в долгосрочной перспективе проблемы перевесят преимущества.

Вы должны не торопиться, хорошо его изучить и не оставлять места для импровизации. Иногда лучше правильно распорядиться временем, даже если это означает затягивание сроков, чтобы убедиться, что мы делаем это наилучшим образом.

То же самое относится и к расходам. Иногда мы экономим деньги, выбирая программу или решение, которое не совсем подходит нам. Когда мы планируем на долгосрочную перспективу, экономия небольшого количества денег сейчас может означать гораздо большие расходы в будущем.

Принимайте осознанные решения, думайте о долгосрочной перспективе и держите в голове общую картину. Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите не только то, что ваша компания не пострадает при переходе на цифровые технологии, но и то, что успех не заставит себя долго ждать.

Подробнее о Цифровой бизнес.