10 Ventajas de Microsoft Teams | La herramienta del trabajo a distancia.

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Microsoft Teams es una herramienta de trabajo remoto que permite a las empresas involucrar a los empleados con cada una de las tareas asignadas en su horario de trabajo.

En el siguiente artículo vamos a recomendar las 10 ventajas de Microsoft Teams, que facilitan cada una de las funciones y experiencias que se desarrollan a distancia.

1. Mensajería privada al equipo de trabajo.

En cuanto a las ventajas que podemos mencionar, se puede realizar una mensajería privada al equipo de trabajo, iniciando una conversación donde se puede elegir uno o varios usuarios.

Esta aplicación de chat es muy similar a las que se encuentran en la plataforma de redes sociales como WhatsApp, permitiendo en el caso de Microsoft Teams opciones avanzadas donde se comparten videollamadas, pestañas y a su vez se comparten archivos con información actualizada.

Para las conversaciones de proyecto desarrolladas en las distintas áreas de trabajo, se puede organizar cada una de las publicaciones y comentarios relevantes sobre temas diferentes y específicos.

Permite ampliar la capacidad de generar reuniones urgentes y acceder inmediatamente a los contactos.

Los archivos que se adjunten a la reunión se almacenarán en la nube en SharePoint Online en lugar de en un área privada como OneDrive.

2. Marcadores rápidos.

Al iniciar el navegador superior su función no es sólo encontrar contactos, equipos incorporados o archivos, sino que también le permitirá utilizar toda una serie de marcadores pulsando el carácter “/” y generar la facilidad necesaria para su uso, un ejemplo es la búsqueda rápida de los últimos archivos utilizados o el cambio de estado a disponible.

3. Videoconferencias eficaces

Entre las ventajas de Microsoft Teams, destaca las videoconferencias que juegan un papel fundamental en cualquier reunión y para ello se han incorporado funcionalidades avanzadas como: compartir pantallas con otros usuarios, cambios en el fondo de pantalla para evitar que se dispersen y no tengan en cuenta el tema central, grabaciones de vídeo almacenadas en Microsoft Stream, iniciar descargas y transcripciones a texto.

Para unirse a una videoconferencia, no es necesario que la persona tenga office 365, recibe la invitación y se une a la reunión por lo que es una de las ventajas que más beneficia a los usuarios.

4. Edición múltiple mediante OneDrive.

La edición se realiza a través del uso de OneDrive, lo que significa que puede ser compartido a cada equipo de trabajo, siendo modificable por cada uno de los usuarios y editado para incorporar información que sea relevante en la toma de decisiones, este tipo de ediciones múltiples puede evitar cualquier tipo de pérdida de información, incluso si tiene que hacer actualizaciones de su versión.

5. Organización de los proyectos por elementos de ocultación.

Involucrar a varias áreas de la empresa en los proyectos no significa que toda la información deba ser de dominio público; al contrario, se puede ocultar y adaptar al equipo de trabajo que se va a dirigir para ser más eficaz.

6. Personalización de los chats con pestañas.

En el caso de los chats privados, se puede personalizar a través de las pestañas donde se añadirán aplicaciones específicas según los usuarios a los que se dirigirá la información, es la forma más fácil de simplificar la apertura de múltiples pestañas en el navegador o aplicaciones de escritorio.

Otra de las ventajas de Microsoft Teams es que ofrece a su disposición, pestañas con aplicaciones como Planner o Trello facilitando la organización de cada una de las tareas, PowerPoint, OneNote o Wiki para el envío de documentación para procesos y manuales, e incluso todo tipo de aplicaciones online a través del componente web.

7. Retirada de datos con canales privados

Cuando los usuarios se añaden a un equipo de Microsoft Teams, podrán acceder a archivos, conversaciones e información.

Sin embargo, esto no significa que no puedas definir chats privados dentro de un equipo, en este caso tienes canales privados donde defines qué miembros del grupo tendrán acceso a la información almacenada en el sitio.

8. Encuesta con Microsoft Forms

En un proceso de toma de decisiones que se produce a partir de una conversación, se puede asociar un formulario para que los miembros de la conversación puedan dar sus opiniones y puntos de vista de forma más organizada utilizando Microsoft Forms.

9. Filtrado avanzado a través de SharePoint

Los ficheros van a permitir visualizar los archivos de conversaciones registradas, si la cantidad de ficheros es muy alta no es suficiente para poder contar con su almacenamiento completamente.

Para ello es necesario realizar una copia en la url de una biblioteca personalizada que será a través de la web donde se observará la función de filtrado avanzado y cómo visualizarlo.

10. Transmisión de vídeo.

Con el video streaming se pueden crear eventos donde se pueden gestionar múltiples secciones de preguntas a cada uno de los moderadores que además van incorporando la traducción a texto al instante y cada uno de los elementos que son necesarios para realizar en directo.

Conclusiones de Microsoft Teams

Podemos decir que Microsoft Teams es una herramienta muy competente y creemos que hay que darle una oportunidad por su fácil manejo y acceso a cada uno de los equipos de trabajo que quieren estar informados día a día de las decisiones que se ejecutan dentro de los departamentos que lo integran.

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