¿Qué es la administración del cambio y cómo hacerlo?

Si estás a punto de dar un giro en tu empresa, lo mejor será que sepas qué es la administración del cambio y cómo hacerlo para que tengas éxitos en alcanzar los objetivos que te propongas.
Escrito por

Este artículo también está disponible en: English Español Deutsch Italiano Português Français Русский

La opinión de Carlos -
Administración del cambio

Se dice que la única constante en la vida es el cambio.

Y es que, aunque intentemos tenerlo todo controlado, habrá cosas que acabarán cambiando.

Y el cambio es ese elemento importante para hacer surgir el crecimiento tras el cumplimiento de un ciclo.

Como en la vida y como en las empresas, el cambio es un requisito para ser mejor.

En las empresas familiares, he visto y experimentado diferentes cambios a lo largo del tiempo.

Siendo un niño, el negocio familiar estaba compuesto por 5 empresas diferentes.

Mis padres tenían un negocio de ropa, zapatos, coches, inmuebles y muebles.

Con el tiempo y tristemente, cuando era adolescente, vi lo que un divorcio puede aportar a un grupo empresarial fuerte, y cómo un divorcio también puede dividirlo en pedazos.

Por supuesto, sin mencionar los efectos emocionales.

En ese momento, todavía era difícil saber cómo ver los cambios que se avecinaban.

Y cómo mantenerse fuerte con un negocio de muebles a pesar de un factor interno.

El cambio era algo inevitable, pero necesario para readaptarse a fin de mantener un negocio que pudiera ayudar a una madre divorciada a mantener económicamente a sus hijos.

Fue después de terminar la universidad, cuando me involucré en otro proceso de cambio del negocio.

Cuando volví a trabajar a la empresa familiar fue para mejorar los procesos y darle orden.

Ahora teníamos de nuevo una segunda tienda y habíamos mejorado el pago a los proveedores.

Pero desde que me fui a mi experiencia internacional, el negocio después de 4 años, por supuesto, finalmente tuvo dificultades que ahora después de un año que estoy de vuelta y a pesar de Covid, puedo ver que el negocio se está recuperando.

Realmente puedo decir que este negocio de casi 40 años ha sobrevivido a recesiones económicas, a la devaluación del peso mexicano, a un divorcio y ahora a Covid.

Y probablemente puedo decir, que ha sido a la facilidad de crear el cambio y adaptarse a todas las amenazas externas e internas.

¿Qué se ha hecho para seguir corriendo?

Bueno, sólo puedo decir que como pequeña empresa ha sido un trabajo de resistencia y de siembra durante los tiempos difíciles.

Los frutos que cosecharemos en el futuro son consecuencia de los hábitos que hayamos tenido, y si una empresa está en constante cambio, la adaptación estará en su ADN.

¿Qué es la administración del cambio?

La definición de administración del cambio nos hace verla como un mecanismo de transformación el cual se encarga de garantizar el éxito de las organizaciones mediante el reconocimiento del cambio humano que se puede producir cada cierto tiempo dentro de las mismas, o en su entorno.

Dentro de este término están considerados aquellos procesos y actividades las cuales tienen la intención de ayudar a que las organizaciones puedan adoptar los cambios, sin importar si los mismos se producirán en la forma que arman sus estrategias, en cómo se encuentran estructuradas, o en la cultura de las mismas.

De esta manera, cada una de las organizaciones se permite el presentar una situación particular, sin importar que las mismas estén ubicadas en lo que sería el mismo contexto socio-cultural, ya que los procesos que se viven dentro de estas nunca puede ser del todo iguales en términos personales.

El proceso de diferenciación de las organizaciones ante la administración del cambio puede depender de la influencia de su entorno, el director o el líder y gestor del conocimiento, la manera en la cual se lleva a cabo el proceso, la historia que tiene cada institución, entre otras varias razones.

Y estos aspectos no sólo tienen la capacidad de afectar lo que se llamaría la creación de una personalidad propia de todo el grupo de trabajo, sino también la capacidad que tienen para aprender, que más adelante descubriremos que es de suma importancia para cuando se quieren implementar estos cambios.

¿Por qué es importante la administración del cambio?

La importancia de la administración de cambio se puede sacar por un par de puntos que te diremos a continuación:

No sólo ayudará a aumentar el éxito de tus proyectos e iniciativas, sino que también mejorará la capacidad que tiene la organización para adaptarse a los cambios constantes que sabemos que sufre el mercado.

Con la correcta administración se puede aprovechar el talento humano, gracias a que los empleados están en constante capacitación para desempeñar sus nuevos roles.

Con esta se puede garantizar el crecimiento organizacional, ya que es algo que fomenta la estabilidad, el posicionamiento y el crecimiento futuro de la empresa permitiéndole que permanezca dinámica en el mercado.

Les facilita los periodos de cambio comercial a las compañías ya que las mantiene en un estado constante de evolución, haciendo que sus trabajadores se mantengan motivados y productivos especialmente en la implementación de nuevas tecnologías o procedimientos.

Incrementará la moral de tus empleados, impulsando la creación de equipos de trabajo que gocen del enriquecimiento laboral. Estos son factores importantes ya que gracias a ellos la productividad y la calidad del trabajo se ven directamente beneficiados, reduciendo así los temidos ciclos de producción.

Reduce los costos que conlleva tener una organización, ya que sus colaboradores estarán preparados para los cambios que se llevará a cabo en procesos no se necesitará contratar ningún tipo de personal externo, disminuyendo de esta manera significativamente los costos y la retención, satisfaciendo a su vez a los empleados.

¿Cómo administrar el cambio?

En el caso de que ahora te preguntes cómo administrar el cambio te tenemos un par de consejos que te ayudarán a hacerlo con éxito, se trata de entenderlos antes de aplicarlos, y son los siguientes:

Sé capaz de explicar por qué estás cambiando

Para que se pueda lograr el éxito del cambio las personas juegan un papel fundamental, debes tener en cuenta que no importa si tus empleados pasan mucho tiempo frente al computador con sus labores, estos querrán siempre saber hacia dónde se dirige la empresa y por qué suceden ciertas cosas.

Imagina el escenario donde estás a punto de adquirir una solución ERP en tu empresa, lo más recomendable es que expliques a tus colaboradores cuáles serán los beneficios de la herramienta, y cómo su sistema impulsará la productividad y el cumplimiento de los objetivos tanto a corto como a largo plazo.

Lo más seguro es que, una vez que tus colaboradores estén al tanto de lo que te hemos mencionado anteriormente, tendrán una mejor disposición para enfrentar el cambio, participar en la implementación de este, capacitarse, entre otras cosas.

Cuando se trata de cómo gestionar correctamente el cambio uno de los puntos clave es la información, compartirla con todo el que le competa de manera clara, y que no se deje nada a la incertidumbre o se maneje como un misterio.

Si formaste un equipo, involúcralo en la toma de decisiones siempre que sea posible.

El engranaje que mueve la empresa está compuesto por las personas, sin embargo, estas también pueden llegar a ser consideradas como uno de los principales obstáculos al momento que se quiera implementar un cambio.

Es por esto que uno de los mejores consejos que te podemos dar es que, siempre que tengas la oportunidad y en medida de lo posible, permitas que tu equipo tenga su voz en la toma de decisiones, en especial cuando se trata de un cambio de mucha importancia para todos.

Ten en cuenta que cada uno de los miembros de tu equipo otorga la capacidad de contribuir de manera diferente y valiosa, aparte que involucrarlos con el simple hecho de pedir su opinión hará que entiendan y crean en los beneficios que se esperan obtener con el cambio que se está buscando.

En el caso que estos no logren visualizar estos puntos positivos, carecerán de interés e incluso pueden crear resistencia.

Es por ello que puedes usar correos electrónicos, blogs, newsletters, entre otros métodos que sirvan para involucrar e informar a los miembros de tu empresa acerca del cuándo, dónde, cómo y porqué del cambio.

Mantén el nivel de incertidumbre al mínimo

El cómo implementar un cambio en una organización no es un proceso sencillo, ya que significa que los empleados saldrán de su zona de confort y, en la mayoría de los casos, puede llegar a generar inconformidades y afectar el clima de la empresa.

Es por ello que, desde la perspectiva de un líder, es necesario mantener al mínimo el nivel de incertidumbre. Tus empleados merecen tener toda la información referente al cambio para ayudar a que se cree una visión positiva de éste. De esta manera es más fácil motivarlos y que estén dispuestos a él.

En estos casos lo mejor que se puede hacer es generar un plan de comunicación, el cual será muy útil para así reducir los niveles de resistencia que deben tratarse desde la apertura de canales de comunicación en donde las personas entren en contacto con el líder, o el agente de cambio, para resolver sus dudas.

Otórgale a tu equipo la oportunidad de aprender

Sin importar cuál es el tipo de cambio que tu empresa está a punto de enfrentar (como que haya nuevos líderes en la mesa, se instale un nuevo sistema o tecnología, o que se cambien las tareas), siempre será necesario que los empleados desarrollen nuevas habilidades y capacidades para hacerle frente a los escenarios nuevos.

Es por ello que cuando se decide hacer un cambio es la oportunidad perfecta para aprender y crecer junto con el equipo, y también desde la perspectiva de líder al crear estas oportunidades.

Cuando se saca a un empleado de su zona de confort también se le debe otorgar una recompensa, y nada mejor que enseñarles que pueden ser cada día mejores, aprendiendo cosas nuevas que les permitan siempre destacar progresivamente.

Las inseguridades que pueden tener los empleados ante el cambio es uno de los principales motivos por los cuales los objetivos pueden no ser alcanzados. Es por esto que día tras día se les tiene que dar la oportunidad de adaptarse, aprender e ir mejorando aquello que ya conocen o dominan.

Sé tan transparente como puedas

Uno de los errores más comunes dentro de la administración de cambio es el dejar un vacío de información, y es en estos momentos cuando muchos empleados comienzan a especular que sus gerentes se encuentran planeando algo terrible.

Y esto no es algo que se quiera bajo ningún concepto.

Debes tener en mente que el cambio parece menos aterrador cuando eres la persona encargada de conducirlo, es por ello que siempre se debe ser tan transparente con los que tienen que caminar en función de lo que marques y no dejarles esos vacíos de información.

Todo se te volverá mucho más sencillo si decides apoyarte en herramientas de gestión del talento humano, que sean capaces de automatizar y gestionar todas las actividades y comunicaciones que deban desarrollarse para que la transición a ese nuevo punto que tienes en mente sea mucho más placentera en medida de lo posible.

Más sobre el liderazgo.