Gestão de inventário em Excel

Saiba mais sobre o que é um inventário, quais são seus tipos, os benefícios de se ter um gerenciamento de inventário em Excel, e ainda maiores alternativas dele.
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A opinião de Carlos -
Gestão de Inventário em Excel.

Faço parte de uma empresa familiar que funciona há quase 40 anos.

O negócio tem sido principalmente “funcionando como sempre fizemos”.

E quando se trata do desenvolvimento e aperfeiçoamento de uma pequena empresa, as lutas internas da família começam com as idéias das novas gerações de “melhores maneiras de fazer as coisas”.

Não é segredo das empresas familiares, que algumas de suas principais lutas são as idéias que nós, a segunda geração, trazemos para a mesa para que a empresa possa mudar para melhor.

Ou pelo menos, nós, a segunda geração, achamos que essas idéias são para melhor.

Em minha experiência, a mudança trará desconforto, especialmente para as gerações mais velhas, já que elas trabalham há anos da mesma maneira, e pode levar algum tempo para se adaptar ou até mesmo recusar as novas idéias, mesmo se você der projeções de aumento de renda ou de economia.

Quantas vezes você já ouviu dizer: “se seu negócio não se adaptar ou inovar, ele vai ficar preso ou desaparecer”.

Provavelmente, muitas vezes.

Um dos pontos de dor que tenho vivido com certeza em meu próprio negócio familiar é o controle do inventário.

Usamos cartões de pontuação manuais para manter o controle, para depois passarmos para a gestão de estoque em excelência.

Uma gestão de inventário em excelência é eficaz a longo prazo?

Não creio, mas foi a solução rápida e de baixo custo para uma pequena empresa ter controle sobre o estoque.

Se você está procurando como fazer sua gestão de estoque em excel, aqui a equipe e eu, criamos este artigo onde você pode aprender sobre gestão de estoque e como criar uma gestão de estoque em excel.

Mas eu também recomendaria que, se você está planejando digitalizar seu negócio e melhorar seus processos de controle de estoque, então analise o uso e implementação de um Sistema ERP.

Eu lhes conto um pouco mais da minha experiência.

Eu precisava de uma solução que me ajudasse com um sistema de Ponto de Venda, para acompanhar e controlar o inventário de uma maneira mais fácil, mas também um sistema que também estivesse conectado a uma plataforma de comércio eletrônico.

Portanto, aqui no México, decidi utilizar o ERP Bind.

Como uma pequena empresa, o Bind ERP era uma solução acessível que comecei a utilizar.

Em apenas duas semanas, montei todos os cerca de 170 produtos da loja da filial que sou responsável, e em uma semana construí a loja Shopify para mostrar online os produtos da minha loja e nas mídias sociais.

Agora, toda vez que eu recebo um novo estoque, faço uma venda ou altero o preço de um produto, o sistema ERP também é atualizado automaticamente no Shopify e no Facebook Shop.

Como uma pequena empresa, já existem soluções ERP acessíveis que podem ajudá-lo a ter essas integrações e ajudá-lo a economizar tempo na atualização de suas planilhas Excel toda vez que você faz uma venda, ou também para economizar tempo no carregamento e gerenciamento de produtos em sua loja de comércio eletrônico.

Portanto, eu recomendaria, se você preferir ainda economizar custos e continuar usando o Excel, criar seu modelo de inventário.

Mas se você é como eu, que além de apenas administrar seu negócio localmente, e também quer ter uma plataforma de comércio eletrônico que o ajude na digitalização de seu negócio, então vá para sistemas ERP como o BindERP (se você é da América Latina), Odoo & Quickbooks que também têm integrações com o WooCommerce e Shopify.

O que é um Inventário?

Todos nós já ouvimos falar de inventários em Excel.

E atualmente parece que quem não aprende a usar este software está sendo deixado para trás.

Não falaremos apenas do controle de inventário no Excel, se você decidir continuar lendo, você saberá o que é um inventário, quais são seus tipos, os benefícios de carregá-lo no software e até mesmo uma grande alternativa.

O inventário de uma empresa é composto por suas matérias-primas, seus produtos em processo, os suprimentos que utiliza para realizar suas operações e os produtos que já estão acabados.

Algo tão elementar como uma garrafa de limpador de vidros usada como parte de um programa de manutenção de edifícios, ou algo muito mais complexo, como a combinação de matérias-primas e subconjuntos no processo de fabricação, pode ser reconhecido como estoque.

A realização de estoques pode ter um impacto positivo na empresa porque lhes dá flexibilidade operacional, permitindo-lhes produzir a uma taxa diferente da de aquisição, o que os leva a emitir pedidos de maior volume.

Por que os inventários comerciais são importantes?

A importância dos estoques controlados dentro da empresa, monitorados e encomendados, vem da necessidade de ser capaz de distribuir e fornecer adequadamente o material disponível.

Independentemente de como este último pode ser classificado.

Você pode pensar que não é necessário realizar um inventário para seu tipo de negócio, mas é uma realidade que eles são projetados para ajudar as pequenas, médias ou grandes empresas.

E é que isto os fará ter controle completo de suas mercadorias, ou gerar relatórios sobre a situação econômica do negócio.

Deve-se ter sempre em mente que, no caso de não ter um inventário, isto pode fazer com que uma empresa pare a produção se não tiver o necessário para abastecê-la.

E, se você não contar, nunca saberá.

A partir do momento em que você pode saber se tem as matérias-primas para trabalhar, ou informar um cliente se você tem disponibilidade de produtos, é de vital importância manter estoques.

Afinal de contas, a ordem na área de trabalho não só mantém tudo em seu lugar, mas também é contabilizada.

Tipos de inventários.

A classificação dos inventários tende a ser muito variada e existem diferentes pontos de vista, que foram expressos por diferentes autores ao longo da história, que nos ajudam a esclarecer quais são realmente os tipos de inventários.

Inventários por forma.

Estes são compostos por todos os materiais utilizados para fabricar os produtos. É importante entender que neste ponto apenas aqueles que não receberam nenhum tipo de manipulação ou processamento são contados.

Estes são formados por todos aqueles bens adquiridos por empresas manufatureiras ou industriais e que estão em processo de fabricação. A quantificação é feita por quantidade de materiais, mão-de-obra e despesas de fabricação aplicadas na data de fechamento.

Estes são aqueles bens que foram adquiridos pelas empresas de manufatura ou industriais e já foram transformados para serem vendidos como produtos acabados.

Estes são os materiais com os quais os produtos são fabricados, mas que não podem ser qualificados de forma exata. Por exemplo, tintas, lixas, lubrificantes, entre outros.

É constituída por aqueles bens pertencentes às empresas, comerciais ou mercantis, que são comprados para serem vendidos sem qualquer modificação. É uma conta única para as mercadorias disponíveis para venda.

Estoques por função.

Isto é realizado de forma a compensar os riscos de paradas não planejadas na produção. Ela também serve em função de aumentos inesperados na demanda do cliente.

Isto é o que é necessário entre duas operações ou processos adjacentes, onde suas taxas de produção não são sincronizadas. Isto é o que dá a cada um dos processos a capacidade de funcionar como planejado.

Isto é composto daqueles materiais que estão subindo na cadeia de valor. É composto daqueles itens que já foram encomendados, mas que ainda não foram recebidos.

Este tipo de inventário é levado em conta pelo número de unidades produzidas ou adquiridas, a fim de reduzir os custos por unidade de compra ou aumentar a eficiência da produção.

Ela é acumulada quando uma empresa produz mais do que as necessidades imediatas durante esses períodos de baixa demanda, a fim de poder satisfazer as de alta demanda.

De um ponto de vista lógico.

Isto se refere aos inventários em trânsito entre os níveis do canal de abastecimento. Outros tipos de inventários que podem ser considerados como inventários pipeline são inventários de trabalho em processo dentro das operações de fabricação.

As matérias-primas, tais como ouro, prata e cobre, são adquiridas tanto para especulação de preços quanto para atender às exigências da operação. Estas são realizadas em antecipação às vendas sazonais.

Este tipo de inventário torna-se necessário quando se procura atender a demanda média durante um período de sucessivas reabastecimentos.

Este é um tipo de inventário que pode ser criado a fim de proteger a variabilidade da demanda de estoque e o tempo total de reabastecimento.

Estes são aqueles inventários que são levados quando algo é mantido por um longo tempo, se deteriora, expira, se perde, ou é considerado como tendo sido roubado ou levado embora.

Gestão de Inventário em Excel.

Quando falamos do Excel estamos nos referindo a um programa de computador que foi desenvolvido pela Microsoft, e que pertence ao pacote Office (suíte de escritório onde você pode encontrar alguns outros programas altamente úteis, como o PowerPoint e o famoso Word).

O Excel difere de todos os outros programas de escritório porque permite que você trabalhe com dados numéricos.

Com estes números você pode realizar cálculos aritméticos básicos, e também aplicar funções matemáticas mais complexas.

E é até possível utilizar diferentes funções estatísticas.

A grande popularidade do Excel vem do fato de facilitar todo o trabalho relacionado a números, já que também permite que estes dados sejam analisados rápida e facilmente. Isto leva à geração de relatórios, tais como gráficos ou tabelas dinâmicas.

A categoria de programas de computador na qual encontramos o Excel é a de planilhas eletrônicas.

Estas foram desenvolvidas em 1960 com o objetivo de simular folhas de trabalho de contabilidade em papel, o que ajudaria a automatizar o trabalho de contabilidade.

Com o passar do tempo, podemos ver como as planilhas eletrônicas têm substituído os sistemas de contabilidade em papel.

E, embora tenham sido criados originalmente com tarefas contábeis em mente, hoje têm inúmeras aplicações, como é o caso dos inventários em Excel.

Qual é a necessidade de inventários no Excel?

O controle de inventário no Excel foi dado sob a necessidade de automatizar processos que antes eram levados à mão, e onde se podia encher livros e livros de dados que, eventualmente, poderiam reduzir o uso do tempo.

Só quando percebemos que, com alguns cliques, podemos consultar qualquer dado que tenhamos armazenado no inventário.

Então começamos a entender que o Excel pode ser usado para mais do que o que nos foi originalmente vendido.

Outra das ferramentas mais úteis é a aplicação de filtros.

Onde você pode pedir ao programa para mostrar apenas os dados que estão armazenados sob uma determinada característica.

Como, por exemplo, mercadorias que já foram enviadas e você só quer vê-las rapidamente.

No passado, muitas pessoas podem ter acreditado que o requisito mais importante a ser considerado para uma posição importante em uma empresa, independentemente de ser privada ou pública, era o inglês.

Mas hoje, saber como o Excel funciona é igualmente importante para os recrutadores.

Uma pessoa que sabe como dominar o Excel pode ser considerada para lugares de vital importância onde você precisa registrar dados de qualquer tipo de inventário de uma empresa, não importa o tamanho da mesma.

E não parece que este programa estará em suas últimas etapas em breve.

Vantagens da Gestão de Estoques em Excel.

Eles ajudam a evitar a ruptura de estoque.

Ou seja, isso nos ajudará a evitar o esgotamento dos recursos básicos de que necessitamos para desenvolver nossa atividade. Por exemplo, se você precisar de açúcar para seu negócio de bolos, você saberá quando será necessário obter mais.

Você será capaz de preparar promoções.

Pode ser que, entre seus produtos, ou referências, você descubra que há uma grande quantidade de um determinado produto que está prestes a expirar, ou que é um item sazonal e logo não será mais procurado pelos clientes. Assim, você saberá quando será a hora de realizar uma ação promocional que o ajudará a se livrar deles.

Você saberá o valor do estoque.

Uma das principais vantagens dos inventários Excel é que eles permitem que você saiba o valor da soma de todos os seus estoques.

Você será capaz de detectar o material que está expirado, ou em mau estado.

Se você fizer um inventário completo com a ajuda deste programa, você pode sempre estar ciente do material que expira, ou simplesmente contabilizar o que foi danificado.

É um programa mais que completo para a realização de inventários.

Atualmente muitos profissionais concordam que o Excel deve ser ensinado nas escolas, já que é vital para mais processos do que imaginamos. No entanto, na área de inventário, é uma das melhores ferramentas disponíveis.

Vantagens da Gestão de Estoques em Excel.

Não conhecer o programa.

Todos nós sabemos que o ativo mais importante em qualquer organização é a informação. Mas, quando não temos uma pessoa especializada nesta ferramenta, este processo vital da empresa pode ser dificultado.

Falta de segurança.

Este é um programa suscetível de ser modificado sem ser capaz de detectar a mudança de uma maneira simples, razão pela qual muitos garantem problemas de segurança. Além do fato de que todas estas informações podem ser roubadas com uma cópia e cola no arquivo de computador.

Perda de informações.

Você já se perguntou o que aconteceria se o programa falhasse, todas as informações estariam perdidas? E é muito freqüentemente visto quando está em uso, nada foi salvo, e ocorre um temido desligamento inesperado. Ou a energia é cortada para a máquina onde ela está funcionando.

Você não dispõe de informações em tempo real.

Isto implica que você não terá acesso em todos os lugares a informações detalhadas sobre vendas, itens ou mercadorias, até que você faça uma atualização e consulta. É pior quando se trata de ter que manter registros em mais de um ramo.

Vídeo sobre como criar um gerenciamento de inventário em Excel.

A melhor maneira de começar a construir seu próprio sistema de gerenciamento de inventário em Excel é acompanhá-lo.

No vídeo a seguir, você pode descobrir como criar um sistema de gerenciamento de inventário em Excel a partir do zero usando VBA.

Websites com Modelos Excel de Gerenciamento de Estoque.

Ou se o que você está procurando é uma solução que já está dada, há alguns modelos que poderiam ajudá-lo.

Aqui estão alguns websites disponíveis que possuem modelos de excelência em gerenciamento de inventário.

Alternativas ao Gerenciamento de Estoques em Excel.

Como mencionado anteriormente, existem outras alternativas além de utilizar a gestão de estoque em excelência.

Os sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais também ajudam a manter o controle do inventário.

Há diferentes empresas que oferecem sistemas ERP.

Um dos sistemas ERP de código aberto mais conhecidos é o Odoo.

Com Odoo, você pode selecionar os módulos necessários para seu negócio, incluindo também a gestão de estoque.

Outra opção é o Quickbooks, que também é destinado às pequenas empresas.

Ambas as plataformas têm integrações com plataformas de comércio eletrônico, tais como Shopify e Woocommerce.

Além disso, empresas como a Bechtle são especializadas na implementação do Microsoft Dynamics ERP.

Gestão de inventário QuickBooks.

Odoo Gestão de estoques.

Bind ERP como alternativa de gestão de estoque para empresas do México e da América Latina.

Quando falamos de Bind ERP, estamos falando de um sistema de gestão “tudo em um”.

Isto significa que ela possui módulos que são utilizados para a gestão de estoques, compras, vendas, finanças e relatórios da empresa em cada um de seus planos.

Isto pode ser contratado utilizando planos diferentes, e para o qual você o contrata terá um módulo de contabilidade eletrônica robusto, um módulo de projeto eficaz, e também muitas funções adicionais que farão você ver quão benéfico é este sistema que serve como uma alternativa aos inventários em Excel.

Todos nós sabemos que as abordagens de software de inventário são geralmente variadas, portanto, algumas delas não se adequam às necessidades de cada pessoa.

No entanto, neste caso, você pode ter certeza de que isto se concentrará nos aspectos da gestão de uma PME, como é o caso de compras, vendas, contabilidade, entre outros.

Outro ponto que normalmente se preocupa com este tipo de programas é o fato de que eles também funcionam integrando-se com outros programas.

Uma vez que, em um mundo tecnológico como o atual, o que não se adapta é de pouca utilidade para nós.

Se você estiver interessado em saber quão bom é neste sentido, você deve levar em conta que o Bind ERP tem Zapier, que é um grande aliado em termos de automação de processos, e isto torna possível a integração com mais de 1000 aplicações sem a necessidade de instalá-lo.

Os preços dos ERP são administrados dentro de diferentes planos trimestrais e anuais que se baseiam nas diferentes fases da vida que uma empresa tem, bem como nas necessidades que podem ser testemunhadas em cada um deles.

O melhor de tudo é que, para aqueles clientes que precisam de um pouco mais de atenção personalizada, eles têm a possibilidade de contratar pacotes adicionais que irão satisfazer aquelas necessidades que não tinham sido pensadas no momento da utilização de um plano padrão.

Portanto, podemos agora dizer que a faixa de preços dos diferentes planos é de $3.840,00 MXN mais IVA (plano + pedido em assinatura anual), a $16.200,00 MXN mais IVA (plano + crescimento em assinatura anual).

Adapta-se ao orçamento que você tem para esta tarefa em sua empresa?

O melhor de tudo isso é que não só estamos falando de uma plataforma completa, mas também é bastante simples de usar. Embora tenha muitas funcionalidades, gerenciar tudo o que ele oferece não será uma tarefa complicada. Especialmente se você já interagiu com outras similares antes.

Caso os inventários Excel não tenham sido o seu objetivo, ou você queira inovar com algo diferente, você pode tentar usar esta alternativa.

Asseguramos que terá tudo o que você precisa para acompanhar seus negócios e um pouco mais.

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