Gestion de l’inventaire dans Excel

Apprenez-en plus sur ce qu’est un inventaire, quels sont ses types, les avantages de la gestion d’un inventaire dans Excel, et les alternatives encore plus grandes de celui-ci.
Écrit par
Vous ne voulez pas lire ?
Ecouter l'article

L'avis de Carlos -
Gestion de l'inventaire dans Excel.

Je fais partie d’une entreprise familiale qui existe depuis près de 40 ans.

L’entreprise a principalement “fonctionné comme nous l’avons toujours fait”.

Et lorsqu’il s’agit du développement et de l’amélioration d’une petite entreprise, les luttes intestines de la famille commencent par les idées des nouvelles générations sur les “meilleures façons de faire les choses”.

Ce n’est pas un secret pour les entreprises familiales que certaines de leurs principales difficultés sont les idées que nous, la deuxième génération, apportons à la table afin que l’entreprise puisse évoluer pour le mieux.

Ou du moins, nous, la deuxième génération, pensons que ces idées sont pour le mieux.

D’après mon expérience, le changement entraîne un certain malaise, en particulier pour les générations plus âgées, car elles ont travaillé pendant des années de la même manière, et cela peut prendre un certain temps pour s’adapter ou elles peuvent même refuser les nouvelles idées, même si vous donnez des projections sur l’augmentation des revenus ou des économies.

Combien de fois avez-vous entendu dire : “si votre entreprise ne s’adapte pas ou n’innove pas, elle restera bloquée ou disparaîtra”.

Probablement, plein de fois.

L’un des points douloureux que j’ai vécu à coup sûr dans ma propre entreprise familiale est le contrôle des stocks.

Nous avons utilisé des tableaux de bord manuels pour garder le contrôle, pour ensuite passer à la gestion des stocks en Excel.

Une gestion des stocks en excel est-elle efficace à long terme ?

Je ne le pense pas, mais c’était la solution rapide et peu coûteuse pour une petite entreprise d’avoir un contrôle sur l’inventaire.

Si vous cherchez comment faire votre gestion des stocks en excel, ici l’équipe et moi, avons créé cet article où vous pouvez apprendre sur la gestion des stocks et comment créer une gestion des stocks en excel.

Mais je vous recommande également, si vous envisagez de numériser votre entreprise et d’améliorer vos processus de contrôle des stocks, d’analyser l’utilisation et la mise en œuvre d’un système ERP.

Je vous raconte un peu plus mon expérience.

J’avais besoin d’une solution qui m’aide à mettre en place un système de point de vente, pour suivre et contrôler les stocks plus facilement, mais aussi un système qui soit également connecté à une plateforme de commerce électronique.

C’est pourquoi, ici au Mexique, j’ai décidé d’utiliser Bind ERP.

En tant que petite entreprise, Bind ERP était une solution abordable que j’ai commencé à utiliser.

En l’espace de deux semaines, j’ai mis en place l’ensemble des près de 170 produits du magasin de la succursale dont je suis responsable, et en une semaine, j’ai créé le magasin Shopify pour présenter en ligne les produits de mon magasin en ligne et sur les médias sociaux.

Désormais, chaque fois que je reçois un nouveau stock, que je fais une vente ou que je modifie le prix d’un produit, le système ERP se met automatiquement à jour, ainsi que sur Shopify et Facebook Shop.

En tant que petite entreprise, il existe déjà des solutions ERP abordables qui peuvent vous permettre de bénéficier de ces intégrations et de gagner du temps sur la mise à jour de vos tableaux Excel à chaque fois que vous effectuez une vente, ou encore de gagner du temps sur le téléchargement et la gestion des produits sur votre boutique en ligne.

Je vous recommande donc, si vous préférez continuer à économiser des coûts et à utiliser Excel, de créer votre modèle d’inventaire.

Mais si vous êtes comme moi, que vous ne vous contentez pas de gérer votre entreprise localement, et que vous souhaitez également disposer d’une plateforme de commerce électronique qui vous aide à numériser votre entreprise, alors optez pour des systèmes ERP comme BindERP (si vous êtes d’Amérique latine), Odoo & Quickbooks qui ont également des intégrations avec WooCommerce et Shopify.

Qu'est-ce qu'un inventaire?

Nous avons tous entendu parler des inventaires dans Excel.

Et aujourd’hui, il semble que celui qui n’apprend pas à utiliser ce logiciel soit laissé pour compte.

Nous ne parlerons pas seulement du contrôle des stocks dans Excel, si vous décidez de poursuivre la lecture, vous saurez ce qu’est un inventaire, quels sont ses types, les avantages de le porter dans le logiciel, et même une excellente alternative.

Le stock d’une entreprise est constitué de ses matières premières, de ses produits en cours de fabrication, des fournitures qu’elle utilise pour mener à bien ses opérations et des produits déjà finis.

Quelque chose d’aussi élémentaire qu’une bouteille de nettoyant pour vitres utilisée dans le cadre d’un programme d’entretien des bâtiments, ou quelque chose de beaucoup plus complexe, comme la combinaison de matières premières et de sous-ensembles dans le processus de fabrication, peut être reconnu comme un inventaire.

La détention de stocks peut avoir un impact positif sur l’entreprise car elle lui donne une flexibilité opérationnelle, lui permettant de produire à un rythme différent de celui de l’approvisionnement, ce qui l’amène à passer des commandes de plus gros volumes.

Pourquoi les inventaires d'entreprise sont-ils importants ?

L’importance des stocks contrôlés au sein de l’entreprise, surveillés et commandés, vient de la nécessité de pouvoir distribuer et approvisionner de manière adéquate le matériel disponible.

Indépendamment de la façon dont ces derniers peuvent être classés.

Vous pensez peut-être qu’il n’est pas nécessaire de réaliser un inventaire pour votre type d’entreprise, mais c’est une réalité : ils sont conçus pour aider les petites, moyennes ou grandes entreprises.

Et c’est ce qui leur permettra d’avoir un contrôle complet de leurs marchandises, ou de générer des rapports sur la situation économique de l’entreprise.

Il faut toujours garder à l’esprit que l’absence d’inventaire peut amener une entreprise à arrêter sa production si elle ne dispose pas de ce qui est nécessaire pour l’approvisionner.

Et, si vous ne comptez pas, vous ne le saurez jamais.

À partir du moment où vous pouvez savoir si vous avez les matières premières pour travailler, ou informer un client de la disponibilité d’un produit, il est d’une importance vitale de tenir des stocks.

Après tout, l’ordre dans l’espace de travail ne consiste pas seulement à garder chaque chose à sa place, mais aussi à en tenir compte.

Types d'inventaires.

La classification des inventaires tend à être très variée et il existe différents points de vue, qui ont été exprimés par différents auteurs au cours de l’histoire, qui nous aident à clarifier ce que sont réellement les types d’inventaires.

Inventaires par formulaire.

Ils sont constitués de l’ensemble des matériaux utilisés pour la fabrication des produits. Il est important de comprendre qu’à ce stade, seules les personnes qui n’ont subi aucun type de manipulation ou de traitement sont comptabilisées.

Ils sont constitués de tous les biens acquis par les entreprises manufacturières ou industrielles et qui sont en cours de fabrication. La quantification se fait par quantité de matériaux, de main d’œuvre et de frais de fabrication appliqués à la date de clôture.

Il s’agit des biens qui ont été acquis par les entreprises manufacturières ou industrielles et qui ont déjà été transformés pour être vendus comme produits finis.

Ce sont les matériaux avec lesquels les produits sont fabriqués, mais qui ne peuvent pas être qualifiés de manière exacte. Par exemple, la peinture, le papier de verre, les lubrifiants, entre autres.

Il est constitué par les biens appartenant aux entreprises, commerciales ou mercantiles, qui sont achetés pour être vendus sans aucune modification. Il s’agit d’un compte unique pour les biens disponibles à la vente.

Inventaires par fonction.

Cette opération est réalisée de manière à compenser les risques d’arrêt non planifié de la production. Il sert également à faire face aux augmentations inattendues de la demande des clients.

C’est ce qu’il faut entre deux opérations ou processus adjacents, dont les taux de production ne sont pas synchronisés. C’est ce qui permet à chacun des processus de fonctionner comme prévu.

Il s’agit des matériaux qui progressent dans la chaîne de valeur. Il est composé des articles qui ont déjà été commandés mais qui n’ont pas encore été reçus.

Ce type de stock est pris en compte par le nombre d’unités produites ou achetées, afin de réduire les coûts par unité d’achat ou d’augmenter l’efficacité de la production.

Elle est accumulée lorsqu’une entreprise produit plus que les besoins immédiats pendant les périodes de faible demande, afin de pouvoir satisfaire celles de forte demande.

D'un point de vue logique.

Il s’agit des stocks en transit entre les niveaux du canal d’approvisionnement. D’autres types de stocks qui peuvent être considérés comme des stocks en pipeline sont les stocks de travaux en cours dans le cadre des opérations de fabrication.

Les matières premières, telles que l’or, l’argent et le cuivre, sont acquises à la fois pour spéculer sur les prix et pour répondre aux besoins de l’exploitation. Elles sont réalisées en prévision des ventes saisonnières.

Ce type de stock devient nécessaire lorsqu’on cherche à répondre à une demande moyenne sur une période de réapprovisionnements successifs.

Il s’agit d’un type d’inventaire qui peut être créé afin de protéger la variabilité de la demande de stock et le temps total de réapprovisionnement.

Il s’agit des inventaires réalisés lorsqu’un objet est détenu pendant une longue période, se détériore, expire, est perdu ou est considéré comme ayant été volé ou emporté.

Gestion des stocks en Excel.

Lorsque nous parlons d’Excel, nous faisons référence à un programme informatique qui a été développé par Microsoft, et qui fait partie du paquet Office (suite bureautique où vous pouvez trouver d’autres programmes très utiles tels que PowerPoint et le célèbre Word).

Excel se distingue de tous les autres programmes de bureautique car il vous permet de travailler avec des données numériques.

Avec ces chiffres, vous pouvez effectuer des calculs arithmétiques de base, mais aussi appliquer des fonctions mathématiques plus complexes.

Et il est même possible d’utiliser différentes fonctions statistiques.

La grande popularité d’Excel vient du fait qu’il facilite tous les travaux liés aux chiffres, puisqu’il permet également d’analyser ces données rapidement et facilement. Cela conduit à la génération de rapports tels que des graphiques ou des tableaux croisés dynamiques.

La catégorie de programmes informatiques dans laquelle on trouve Excel est celle des feuilles de calcul.

Ceux-ci ont été développés en 1960 dans le but de simuler des feuilles de travail comptables en papier, ce qui permettrait d’automatiser le travail comptable.

Avec le temps, nous pouvons constater que les feuilles de calcul électroniques ont remplacé les systèmes comptables sur papier.

Et, bien qu’ils aient été créés à l’origine pour des tâches comptables, ils ont aujourd’hui d’innombrables applications, comme c’est le cas des inventaires dans Excel.

Quel est le besoin d'inventaires dans Excel ?

Le contrôle d’inventaire dans Excel a été donné sous la nécessité d’automatiser les processus qui ont été précédemment effectués à la main, et où vous pourriez remplir des livres et des livres de données qui, finalement pourrait réduire l’utilisation du temps.

Ce n’est que lorsque nous avons réalisé qu’en quelques clics, nous pouvons interroger toutes les données que nous avons stockées dans l’inventaire.

Puis nous avons commencé à comprendre qu’Excel peut être utilisé pour plus que ce qui nous a été vendu à l’origine.

Un autre des outils les plus utiles est l’application de filtres.

Vous pouvez demander au programme de ne vous montrer que les données enregistrées sous une certaine caractéristique.

Comme, par exemple, des marchandises qui ont déjà été expédiées et que vous souhaitez seulement consulter rapidement.

Dans le passé, de nombreuses personnes ont pu croire que la condition la plus importante pour être considéré pour un poste important dans une entreprise, qu’elle soit privée ou publique, était l’anglais.

Mais aujourd’hui, savoir comment fonctionne Excel est tout aussi important pour les recruteurs.

Une personne qui sait maîtriser Excel peut être envisagée pour des postes d’importance vitale où il faut enregistrer les données de tout type d’inventaire d’une entreprise, quelle que soit sa taille.

Et il ne semble pas que ce programme soit sur le point de disparaître.

Avantages de la gestion des stocks dans Excel.

Ils permettent d'éviter les ruptures de stock.

En d'autres termes, elle nous permettra d'éviter de manquer des ressources de base dont nous avons besoin pour développer notre activité. Par exemple, si vous avez besoin de sucre pour votre entreprise de gâteaux, vous saurez quand il sera nécessaire de vous en procurer davantage.

Vous serez en mesure de préparer des promotions.

Il se peut que, parmi vos produits ou vos références, vous découvriez qu'une grande quantité d'un certain produit est sur le point d'expirer, ou qu'il s'agit d'un article saisonnier qui ne sera bientôt plus demandé par les clients. Ainsi, vous saurez quand il sera temps de mener une action promotionnelle qui vous aidera à vous en débarrasser.

Vous connaîtrez la valeur de l'action.

L'un des principaux avantages des inventaires Excel est qu'ils vous permettent de connaître la valeur de la somme de tous vos stocks.

Vous serez en mesure de détecter le matériel périmé ou en mauvais état.

Si vous faites un inventaire complet à l'aide de ce programme, vous pouvez toujours être au courant du matériel qui arrive à expiration, ou simplement tenir compte de celui qui a été endommagé.

Il s'agit d'un programme plus que complet pour réaliser des inventaires.

Aujourd'hui, de nombreux professionnels s'accordent à dire qu'Excel devrait être enseigné dans les écoles, car il est vital pour plus de processus que nous ne l'imaginons. Cependant, dans le domaine de l'inventaire, c'est l'un des meilleurs outils disponibles.

Les inconvénients de la gestion des stocks dans Excel.

Ne pas connaître le programme.

Nous savons tous que l'actif le plus important de toute organisation est l'information. Mais, lorsque nous ne disposons pas d'une personne spécialisée dans cet outil, ce processus vital pour l'entreprise peut être entravé.

Manque de sécurité.

Il s'agit d'un programme susceptible d'être modifié sans pouvoir détecter le changement de manière simple, raison pour laquelle beaucoup assurent des problèmes de sécurité. Outre le fait que toutes ces informations peuvent être volées par un simple copier-coller dans le fichier informatique.

Perte d'informations.

Vous êtes-vous déjà demandé ce qui se passerait si le programme tombait en panne, toutes les informations seraient perdues ? Et on le voit très souvent lorsqu'il est en cours d'utilisation, que rien n'a été sauvegardé et qu'un redoutable arrêt inattendu se produit. Ou bien l'alimentation de la machine est coupée là où elle fonctionne.

Vous ne disposez pas d'informations en temps réel.

Cela implique que vous n'aurez pas accès partout à des informations détaillées sur les ventes, les articles ou les marchandises, jusqu'à ce que vous fassiez une mise à jour et une requête. La situation est pire lorsqu'il s'agit de devoir tenir des registres dans plus d'une branche.

Vidéo sur comment créer une gestion d'inventaire dans Excel.

La meilleure façon de commencer à construire votre propre système de gestion des stocks dans Excel est de suivre en observant.

Dans la vidéo suivante, vous découvrirez comment créer un système de gestion des stocks dans Excel à partir de zéro en utilisant VBA.

Sites web avec des modèles Excel pour la gestion des stocks.

Ou si ce que vous recherchez est une solution déjà donnée, il existe des modèles qui pourraient vous aider.

Voici quelques sites Web disponibles qui proposent des modèles Excel de gestion des stocks.

Alternatives à la gestion des stocks dans Excel.

Comme mentionné précédemment, il existe d’autres alternatives que l’utilisation de la gestion d’inventaire dans excel.

Les systèmes de planification des ressources de l’entreprise permettent également de contrôler les stocks.

Il existe différentes entreprises qui proposent des systèmes ERP.

L’un des systèmes ERP open source les plus connus est Odoo.

Avec Odoo, vous pouvez sélectionner les modules dont vous avez besoin pour votre activité, y compris également la gestion des stocks.

Une autre option est Quickbooks, qui est également destiné aux petites entreprises.

Ces deux plateformes sont intégrées à des plateformes de commerce électronique telles que Shopify et Woocommerce.

De même, des entreprises comme Bechtle sont spécialisées dans la mise en œuvre de Microsoft Dynamics ERP.

Gestion de l'inventaire QuickBooks.

Gestion des stocks dans Odoo.

Bind ERP comme alternative de gestion des stocks pour les entreprises du Mexique et d'Amérique latine.

Lorsque nous parlons de Bind ERP, nous parlons d’un système de gestion tout-en-un.

Cela signifie qu’il possède des modules qui sont utilisés pour la gestion des stocks, les achats, les ventes, les finances et les rapports de l’entreprise dans chacun de ses plans.

Il peut être loué selon différents plans, et pour lequel vous le louez vous aurez un module de comptabilité électronique robuste, un module de projet efficace, et aussi beaucoup de fonctions supplémentaires qui vous feront voir combien ce système est bénéfique et sert d’alternative aux inventaires dans Excel.

Nous savons tous que les approches des logiciels d’inventaire sont généralement variées, de sorte que certaines d’entre elles ne répondent pas aux besoins de chacun.

Cependant, dans ce cas, vous pouvez être sûr qu’il se concentrera sur les aspects de la gestion d’une PME, comme c’est le cas des achats, des ventes, de la comptabilité, entre autres.

Un autre point qui inquiète généralement ce type de programmes est le fait qu’ils fonctionnent également en s’intégrant à d’autres programmes.

Puisque, dans un monde technologique tel qu’il est aujourd’hui, ce qui ne s’adapte pas nous est de peu d’utilité.

Si vous voulez savoir à quel point il est bon en ce sens, vous devez prendre en compte le fait que Bind ERP dispose de Zapier, qui est un grand allié en termes d’automatisation des processus, et cela permet de s’intégrer à plus de 1000 applications sans avoir à l’installer.

Les prix de Bind ERP sont gérés dans le cadre de différents plans trimestriels et annuels qui sont basés sur les différentes étapes de la vie d’une entreprise, ainsi que sur les besoins que l’on peut observer dans chacune d’elles.

Le meilleur de tous est que, pour les clients qui ont besoin d’une attention un peu plus personnalisée, ils ont la possibilité de contracter des forfaits supplémentaires qui satisferont ces besoins auxquels ils n’avaient pas pensé au moment d’utiliser un plan standard.

Nous pouvons donc dire que la gamme de prix des différents plans s’étend de 3 840,00 MXN plus TVA (plan + commande dans l’abonnement annuel), à 16 200,00 MXN plus TVA (plan + croissance dans l’abonnement annuel).

S’adapte-t-il au budget dont vous disposez pour cette tâche dans votre entreprise ?

Le plus beau dans tout cela, c’est que non seulement nous parlons d’une plateforme complète, mais qu’elle est également très simple à utiliser. Bien qu’il dispose de nombreuses fonctionnalités, la gestion de tout ce qu’il vous offre ne sera pas une tâche compliquée. Surtout si vous avez déjà eu affaire à des personnes similaires auparavant.

Si les inventaires Excel ne sont pas votre tasse de thé, ou si vous voulez innover avec quelque chose de différent, vous pouvez essayer d’utiliser cette alternative.

Nous vous assurons qu’il aura tout ce dont vous avez besoin pour suivre votre activité et un peu plus.

En savoir plus sur le commerce numérique.