Bestandsverwaltung in Excel

Erfahren Sie mehr darüber, was eine Inventur ist, welche Arten von Inventuren es gibt, welche Vorteile eine Inventurverwaltung in Excel mit sich bringt und welche Alternativen es noch gibt.
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Carlos' Meinung -
Inventarverwaltung in Excel.

Ich bin Teil eines Familienunternehmens, das schon seit fast 40 Jahren besteht.

Das Geschäft läuft im Wesentlichen so, wie wir es immer gemacht haben”.

Und wenn es um die Entwicklung und weitere Verbesserung eines kleinen Unternehmens geht, beginnen die innerfamiliären Kämpfe mit den Ideen der neuen Generation von “besseren Wegen, Dinge zu tun”.

Es ist kein Geheimnis von Familienunternehmen, dass einige ihrer Hauptkämpfe die Ideen sind, die wir, die zweite Generation, auf den Tisch bringen, damit sich das Unternehmen zum Besseren verändern kann.

Oder zumindest denken wir, die zweite Generation, dass diese Ideen für das Bessere sind.

Meiner Erfahrung nach rufen Veränderungen Unbehagen hervor, besonders bei älteren Generationen, da sie jahrelang auf die gleiche Weise gearbeitet haben, und es könnte einige Zeit dauern, bis sie sich anpassen oder sie könnten die neuen Ideen sogar ablehnen, selbst wenn Sie Prognosen über Einkommenssteigerungen oder Einsparungen geben.

Wie oft haben Sie schon gehört: “Wenn sich Ihr Unternehmen nicht anpasst oder innovativ ist, wird es stecken bleiben oder verschwinden”.

Wahrscheinlich, oft genug.

Einer der Schmerzpunkte, den ich in meinem eigenen Familienunternehmen mit Sicherheit erlebt habe, ist die Kontrolle des Inventars.

Wir sind von manuellen Scorecards zur Kontrolle übergegangen, um später zur Bestandsverwaltung in Excel überzugehen.

Ist eine Lagerverwaltung in Excel auf Dauer effektiv?

Ich glaube nicht, aber es war die schnelle und kostengünstige Lösung für ein kleines Unternehmen, um die Kontrolle über den Bestand zu haben.

Wenn Sie auf der Suche sind, wie Sie Ihre Bestandsverwaltung in Excel durchführen können, haben das Team und ich diesen Artikel erstellt, in dem Sie etwas über die Bestandsverwaltung erfahren können und wie Sie eine Bestandsverwaltung in Excel erstellen können.

Aber ich würde Ihnen auch empfehlen, wenn Sie planen, Ihr Unternehmen zu digitalisieren und Ihre Lagerhaltungsprozesse zu verbessern, dann analysieren Sie den Einsatz und die Implementierung eines ERP-Systems.

Ich erzähle Ihnen ein wenig mehr von meinen Erfahrungen.

Ich brauchte eine Lösung, die mir mit einem Point-of-Sale-System half, um den Überblick und die Kontrolle über das Inventar auf eine einfachere Weise zu behalten, aber auch ein System, das auch mit einer E-Commerce-Plattform verbunden war.

Deshalb habe ich mich hier in Mexiko für den Einsatz von Bind ERP entschieden.

Als kleines Unternehmen war Bind ERP eine erschwingliche Lösung, die ich zu nutzen begann.

In nur 2 Wochen habe ich alle knapp 170 Produkte der von mir betreuten Filiale eingerichtet und in einer Woche den Shopify-Shop aufgebaut, um die Produkte meines Ladens online und in den sozialen Medien zu präsentieren.

Jedes Mal, wenn ich neues Inventar erhalte, einen Verkauf durchführe oder den Preis eines Produkts ändere, aktualisiert sich das ERP-System nun automatisch auch auf Shopify und Facebook Shop.

Als kleines Unternehmen gibt es bereits erschwingliche ERP-Lösungen, die Ihnen helfen können, diese Integrationen zu haben und Ihnen helfen, Zeit bei der Aktualisierung Ihrer Excel-Tabellen jedes Mal, wenn Sie einen Verkauf durchführen, oder auch Zeit beim Hochladen und Verwalten von Produkten in Ihrem E-Commerce-Shop zu sparen.

Ich würde also empfehlen, wenn Sie lieber noch Kosten sparen und weiterhin Excel verwenden möchten, Ihre Inventarvorlage zu erstellen.

Aber wenn es Ihnen wie mir geht, dass Sie nicht nur Ihr Geschäft lokal verwalten, sondern auch eine E-Commerce-Plattform haben wollen, die Ihnen bei der Digitalisierung Ihres Geschäfts hilft, dann entscheiden Sie sich für ERP-Systeme wie BindERP (wenn Sie aus Lateinamerika kommen), Odoo & Quickbooks that auch Integrationen mit WooCommerce und Shopify.

Was ist eine Bestandsaufnahme?

Wir haben alle schon von Inventaren in Excel gehört.

Und heutzutage scheint es so zu sein, dass derjenige, der nicht lernt, wie man mit dieser Software umgeht, auf der Strecke bleibt.

Wir werden nicht nur über die Inventarisierung in Excel sprechen. Wenn Sie sich entscheiden, weiter zu lesen, werden Sie wissen, was ein Inventar ist, welche Arten es gibt, welche Vorteile es hat, es in der Software zu führen, und sogar eine tolle Alternative.

Das Inventar eines Unternehmens besteht aus seinen Rohstoffen, seinen in Arbeit befindlichen Produkten, den Betriebsmitteln, die es zur Durchführung seiner Tätigkeiten verwendet, und den bereits fertiggestellten Produkten.

Etwas so Elementares wie eine Flasche Glasreiniger, die als Teil eines Gebäudewartungsprogramms verwendet wird, oder etwas viel Komplexeres, wie die Kombination von Rohstoffen und Unterbaugruppen im Fertigungsprozess, kann als Inventar erfasst werden.

Das Führen von Lagerbeständen kann sich positiv auf das Unternehmen auswirken, da es ihm betriebliche Flexibilität verleiht und es ihm ermöglicht, in einem anderen Rhythmus zu produzieren als die Beschaffung, was dazu führt, dass es ein höheres Auftragsvolumen ausgeben kann.

Warum sind Unternehmensinventuren wichtig?

Die Bedeutung kontrollierter, überwachter und geordneter Bestände im Unternehmen ergibt sich aus der Notwendigkeit, das vorhandene Material adäquat verteilen und liefern zu können.

Unabhängig davon, wie letzteres eingestuft werden kann.

Sie denken vielleicht, dass es für Ihre Art von Unternehmen nicht notwendig ist, eine Inventur durchzuführen, aber es ist eine Realität, dass sie für kleine, mittlere oder große Unternehmen gedacht sind.

Und zwar so, dass sie die vollständige Kontrolle über ihre Waren haben oder Berichte über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens erstellen können.

Es sollte immer bedacht werden, dass eine fehlende Inventur dazu führen kann, dass ein Unternehmen die Produktion stoppt, wenn es nicht über das Notwendige verfügt.

Und wenn Sie nicht mitzählen, werden Sie es nie erfahren.

Von dem Moment an, in dem Sie wissen können, ob Sie die Rohstoffe haben, mit denen Sie arbeiten können, oder einen Kunden darüber informieren können, ob Sie ein Produkt verfügbar haben, ist es von entscheidender Bedeutung, Lagerbestände zu führen.

Denn Ordnung im Arbeitsbereich bedeutet nicht nur, dass alles an seinem Platz bleibt, sondern auch, dass nachgehalten wird.

Arten von Vorräten.

Die Klassifizierung von Inventaren ist tendenziell sehr vielfältig, und es gibt verschiedene Gesichtspunkte, die im Laufe der Geschichte von verschiedenen Autoren geäußert wurden, die uns helfen zu klären, was die Arten von Inventaren wirklich sind.

Vorräte nach Formular.

Diese setzen sich aus allen Materialien zusammen, die zur Herstellung der Produkte verwendet werden. Es ist wichtig zu verstehen, dass an dieser Stelle nur diejenigen gezählt werden, die keine Art von Manipulation oder Verarbeitung erhalten haben.

Diese setzen sich aus all jenen Waren zusammen, die von produzierenden oder industriellen Unternehmen erworben wurden und die sich in der Herstellung befinden. Die Quantifizierung erfolgt durch die zum Stichtag angesetzten Material-, Arbeits- und Herstellungskosten.

Hierbei handelt es sich um Waren, die von den Fertigungs- oder Industriebetrieben erworben und bereits umgewandelt wurden, um als fertige Produkte verkauft zu werden.

Das sind die Materialien, mit denen die Produkte hergestellt werden, die aber nicht exakt qualifiziert werden können. Zum Beispiel Farbe, Schleifpapier, Schmiermittel, unter anderem.

Sie besteht aus denjenigen Waren, die den Unternehmen gehören, kommerziell oder merkantil, die gekauft werden, um sie ohne jegliche Veränderung zu verkaufen. Es ist ein einziges Konto für zum Verkauf stehende Waren.

Vorräte nach Funktion.

Dies geschieht so, dass ungeplante Ausfallrisiken in der Produktion kompensiert werden. Sie dient auch als Funktion für unerwartete Steigerungen der Kundennachfrage.

Dies wird zwischen zwei benachbarten Vorgängen oder Prozessen benötigt, deren Produktionsraten nicht synchronisiert sind. Dies gibt jedem der Prozesse die Fähigkeit, wie geplant zu funktionieren.

Diese setzt sich aus den Materialien zusammen, die in der Wertschöpfungskette nach oben wandern. Sie setzt sich aus den Artikeln zusammen, die bereits bestellt wurden, aber noch nicht eingetroffen sind.

Diese Art von Inventar wird durch die Anzahl der produzierten oder gekauften Einheiten berücksichtigt, um die Kosten pro Einkaufseinheit zu reduzieren oder die Produktionseffizienz zu erhöhen.

Sie wird angesammelt, wenn ein Unternehmen in Zeiten geringer Nachfrage mehr als den unmittelbaren Bedarf produziert, um die Zeiten hoher Nachfrage befriedigen zu können.

Von einem logischen Standpunkt aus betrachtet.

Dies bezieht sich auf Bestände, die sich im Transit zwischen den Ebenen des Versorgungskanals befinden. Andere Arten von Vorräten, die als Pipelinevorräte betrachtet werden können, sind unfertige Erzeugnisse innerhalb von Fertigungsprozessen.

Rohstoffe wie Gold, Silber und Kupfer werden sowohl für Preisspekulationen als auch zur Deckung des Betriebsbedarfs erworben. Diese werden im Vorgriff auf saisonale Verkäufe durchgeführt.

Diese Art von Inventar wird notwendig, wenn man versucht, den durchschnittlichen Bedarf über einen Zeitraum von aufeinanderfolgenden Auffüllungen zu decken.

Dies ist eine Art von Inventar, das angelegt werden kann, um die Variabilität des Lagerbedarfs und die Gesamtwiederbeschaffungszeit zu schützen.

Es handelt sich dabei um solche Inventuren, die durchgeführt werden, wenn etwas über einen längeren Zeitraum aufbewahrt wird, verschlechtert wird, abläuft, verloren geht oder als gestohlen oder weggenommen gilt.

Bestandsverwaltung in Excel.

Wenn wir über Excel sprechen, beziehen wir uns auf ein Computerprogramm, das von Microsoft entwickelt wurde und zum Office-Paket (Bürosuite, in der Sie einige andere sehr nützliche Programme wie PowerPoint und das berühmte Word finden) gehört.

Excel unterscheidet sich von allen anderen Office-Programmen, weil es die Arbeit mit numerischen Daten ermöglicht.

Mit diesen Zahlen können Sie grundlegende arithmetische Berechnungen durchführen, aber auch komplexere mathematische Funktionen anwenden.

Und es ist sogar möglich, verschiedene statistische Funktionen zu verwenden.

Die große Beliebtheit von Excel rührt daher, dass es alle Arbeiten, die mit Zahlen zu tun haben, erleichtert, da diese Daten auch schnell und einfach analysiert werden können. Dies führt zur Erstellung von Berichten wie Diagrammen oder Pivot-Tabellen.

Die Kategorie der Computerprogramme, in der wir Excel finden, ist die der Tabellenkalkulationen.

Diese wurden 1960 mit dem Ziel entwickelt, Arbeitsblätter für die Buchhaltung auf Papier zu simulieren, um die Buchhaltungsarbeit zu automatisieren.

Im Laufe der Zeit können wir sehen, wie elektronische Tabellenkalkulationen papierbasierte Buchhaltungssysteme ersetzt haben.

Und obwohl sie ursprünglich für Buchhaltungsaufgaben geschaffen wurden, haben sie heute unzählige Anwendungen, wie z.B. die Inventur in Excel.

Wozu braucht man Inventare in Excel?

Inventarisierung in Excel wurde unter der Notwendigkeit gegeben, Prozesse zu automatisieren, die vorher von Hand durchgeführt wurden, und wo man Bücher und Bücher von Daten füllen konnte, die schließlich die Verwendung von Zeit reduzieren konnten.

Erst jetzt wurde uns klar, dass wir mit ein paar Klicks alle Daten abfragen können, die wir im Inventar gespeichert haben.

Dann begannen wir zu verstehen, dass Excel für mehr verwendet werden kann als das, was uns ursprünglich verkauft wurde.

Ein weiteres der nützlichsten Werkzeuge ist die Anwendung von Filtern.

Hier können Sie das Programm auffordern, Ihnen nur die Daten anzuzeigen, die unter einem bestimmten Merkmal gespeichert sind.

Wie z. B. Waren, die bereits versandt wurden und die Sie nur schnell ansehen wollen.

In der Vergangenheit mögen viele Menschen geglaubt haben, dass die wichtigste Voraussetzung, um für eine wichtige Position in einem Unternehmen in Frage zu kommen, egal ob es sich um ein privates oder öffentliches Unternehmen handelt, Englisch ist.

Aber heute ist es für Recruiter genauso wichtig zu wissen, wie Excel funktioniert.

Eine Person, die Excel beherrscht, kann für Stellen von entscheidender Bedeutung in Betracht gezogen werden, an denen Sie Daten von jeder Art von Inventar eines Unternehmens erfassen müssen, egal wie groß es ist.

Und es sieht nicht so aus, als ob dieses Programm in absehbarer Zeit auslaufen würde.

Vorteile der Inventarverwaltung in Excel.

Sie helfen, Fehlbestände zu vermeiden.

Das heißt, es wird uns helfen, zu vermeiden, dass uns die grundlegenden Ressourcen ausgehen, die wir für die Entwicklung unserer Tätigkeit benötigen. Wenn Sie z. B. Zucker für Ihr Kuchengeschäft benötigen, wissen Sie, wann es notwendig ist, mehr zu besorgen.

Sie werden in der Lage sein, Promotionen vorzubereiten.

Es kann sein, dass Sie unter Ihren Produkten oder Referenzen feststellen, dass es eine große Menge eines bestimmten Produkts gibt, das bald abläuft, oder dass es ein Saisonartikel ist und bald nicht mehr von Kunden nachgefragt wird. Auf diese Weise wissen Sie, wann es an der Zeit ist, eine Werbeaktion durchzuführen, die Ihnen hilft, sie loszuwerden.

Sie werden den Wert der Aktie kennen.

Einer der Hauptvorteile von Excel-Inventuren ist, dass Sie damit den Wert der Summe aller Ihrer Bestände kennen.

Sie werden in der Lage sein, das Material zu erkennen, das abgelaufen oder in schlechtem Zustand ist.

Wenn Sie mit Hilfe dieses Programms eine vollständige Inventarisierung durchführen, können Sie immer auf das Material achten, das zufällig abläuft, oder einfach dasjenige, das beschädigt wurde, abrechnen.

Es ist ein mehr als vollständiges Programm zur Durchführung von Inventuren.

Heutzutage sind sich viele Fachleute einig, dass Excel in den Schulen gelehrt werden sollte, da es für mehr Prozesse unerlässlich ist, als wir uns vorstellen können. Im Bereich der Inventarisierung ist es jedoch eines der besten verfügbaren Werkzeuge.

Nachteile der Bestandsverwaltung in Excel.

Sie kennen das Programm nicht.

Wir alle wissen, dass das wichtigste Gut in jeder Organisation Informationen sind. Aber, wenn wir keine Person haben, die auf dieses Werkzeug spezialisiert ist, könnte dieser lebenswichtige Prozess des Unternehmens behindert werden.

Mangel an Sicherheit.

Dies ist ein Programm, das anfällig dafür ist, modifiziert zu werden, ohne dass die Änderung auf einfache Art und Weise erkannt werden kann, weshalb viele Sicherheitsprobleme zusichern. Abgesehen von der Tatsache, dass all diese Informationen mit einem Copy-and-Paste in der Computerdatei gestohlen werden können.

Verlust von Informationen.

Haben Sie sich schon einmal gefragt, was passieren würde, wenn das Programm abstürzt und alle Informationen verloren gehen würden? Und es wird sehr oft gesehen, wenn es in Gebrauch ist, nichts gespeichert wurde und ein gefürchtetes unerwartetes Herunterfahren auftritt. Oder die Stromzufuhr zur Maschine wird unterbrochen, wenn sie in Betrieb ist.

Sie verfügen nicht über Echtzeitinformationen.

Das bedeutet, dass Sie nicht überall Zugriff auf detaillierte Informationen zu Verkäufen, Artikeln oder Waren haben, bis Sie eine Aktualisierung und Abfrage vornehmen. Noch schlimmer ist es, wenn es darum geht, Aufzeichnungen in mehr als einer Niederlassung führen zu müssen.

Video zum Erstellen einer Bestandsverwaltung in Excel.

Am besten beginnen Sie mit dem Aufbau eines eigenen Bestandsführungssystems in Excel, indem Sie beobachten.

Im folgenden Video erfahren Sie, wie Sie mit VBA eine Lagerverwaltung in Excel von Grund auf neu erstellen können.

Websites mit Excel-Vorlagen für die Bestandsverwaltung.

Oder wenn Sie eine Lösung suchen, die es bereits gibt, gibt es einige Vorlagen, die Ihnen weiterhelfen können.

Hier sind einige verfügbare Websites, die Excel-Vorlagen für die Bestandsverwaltung enthalten.

Alternativen zur Bestandsverwaltung in Excel.

Wie bereits erwähnt, gibt es andere Alternativen als die Verwendung der Bestandsverwaltung in Excel.

Enterprise-Resource-Planning-Systeme helfen auch dabei, die Kontrolle über das Inventar zu behalten.

Es gibt verschiedene Firmen, die ERP-Systeme anbieten.

Eines der bekanntesten ERP-Open-Source-Systeme ist Odoo.

Mit Odoo können Sie die Module auswählen, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen, darunter auch die Lagerverwaltung.

Eine weitere Option ist Quickbooks, das ebenfalls für kleine Unternehmen gedacht ist.

Beide dieser Plattformen haben Integrationen mit E-Commerce-Plattformen wie Shopify und Woocommerce.

Auch Unternehmen wie Bechtle sind auf die Implementierung von Microsoft Dynamics ERP spezialisiert.

QuickBooks Inventarverwaltung.

Odoo Inventarverwaltung.

Bind ERP als Alternative zur Lagerverwaltung für Unternehmen in Mexiko und Lateinamerika.

Wenn wir über Bind ERP sprechen, sprechen wir über ein All-in-One-Management-System.

Das bedeutet, dass es über Module verfügt, die für die Bestandsverwaltung, den Einkauf, den Verkauf, die Finanzen und das Berichtswesen des Unternehmens in jedem einzelnen seiner Pläne verwendet werden.

Dies kann mit verschiedenen Plänen gemietet werden, und für die Sie es mieten, haben Sie eine robuste elektronische Buchhaltung Modul, ein effektives Projekt-Modul, und auch eine Menge zusätzlicher Funktionen, die Sie sehen, wie vorteilhaft ist dieses System, das als eine Alternative zu Inventuren in Excel dient.

Wir alle wissen, dass die Ansätze für Inventarisierungssoftware in der Regel vielfältig sind, so dass einige davon nicht zu den Bedürfnissen aller Menschen passen.

In diesem Fall können Sie jedoch sicher sein, dass der Schwerpunkt auf den Aspekten der Verwaltung eines KMUs liegt, wie z.B. Einkauf, Verkauf, Buchhaltung, u.a.

Ein weiterer Punkt, der bei dieser Art von Programmen in der Regel Sorgen bereitet, ist die Tatsache, dass sie auch durch die Integration mit anderen Programmen funktionieren.

Denn was sich nicht anpasst, nützt uns in einer technologischen Welt, wie sie heute ist, wenig.

Wenn Sie wissen möchten, wie gut es in diesem Sinne ist, sollten Sie berücksichtigen, dass Bind ERP über Zapier verfügt, das ein großer Verbündeter in Bezug auf die Prozessautomatisierung ist, und dies ermöglicht die Integration mit mehr als 1000 Anwendungen, ohne dass Sie es installieren müssen.

Die Preise von Bind ERP werden im Rahmen verschiedener Quartals- und Jahrespläne verwaltet, die sich an den verschiedenen Lebensphasen eines Unternehmens sowie an den jeweiligen Bedürfnissen orientieren.

Das Beste von allem ist, dass für die Kunden, die ein wenig mehr persönliche Aufmerksamkeit benötigen, die Möglichkeit besteht, zusätzliche Pakete abzuschließen, die jene Bedürfnisse befriedigen, an die man bei der Verwendung eines Standardplans nicht gedacht hatte.

Wir können also sagen, dass die Preisspanne der verschiedenen Pläne von $3.840,00 MXN zzgl. MwSt. (Plan + Bestellung im Jahresabonnement), bis $16.200,00 MXN zzgl. MwSt. (Plan + Zuwachs im Jahresabonnement) reicht.

Passt es zu dem Budget, das Sie für diese Aufgabe in Ihrem Unternehmen haben?

Das Beste an all dem ist, dass es sich nicht nur um eine komplette Plattform handelt, sondern dass sie auch recht einfach zu bedienen ist. Obwohl es viele Funktionalitäten hat, wird die Verwaltung all dessen, was es Ihnen bietet, keine komplizierte Aufgabe sein. Vor allem, wenn Sie schon einmal mit ähnlichen interagiert haben.

Falls Excel-Inventare nicht Ihr Ding sind, oder Sie etwas Neues ausprobieren möchten, können Sie diese Alternative verwenden.

Wir versichern Ihnen, dass es alles haben wird, was Sie brauchen, um den Überblick über Ihr Geschäft zu behalten und noch ein bisschen mehr.

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