Control de inventario en Excel

Conozca más sobre qué es un inventario, cuáles son sus tipos, los beneficios de llevar un control de inventario en Excel, e incluso mayores alternativas del mismo.
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La opinión de Carlos -
Control de inventario en Excel.

Formo parte de una empresa familiar que trabaja desde hace casi 40 años.

El negocio ha funcionado principalmente “como siempre lo hemos hecho”.

Y cuando se trata de desarrollar y mejorar una pequeña empresa, las luchas internas de la familia comienzan con las ideas de las nuevas generaciones sobre “mejores formas de hacer las cosas”.

No es un secreto de las empresas familiares, que algunas de sus principales luchas son las ideas que nosotros, la segunda generación, ponemos sobre la mesa para que el negocio cambie a algo mejor.

O al menos, nosotros, la segunda generación, pensamos que esas ideas son para mejorar.

Según mi experiencia, el cambio provocará incomodidad, sobre todo en las generaciones anteriores, ya que llevan años trabajando de la misma manera, y puede que les lleve algún tiempo adaptarse o que incluso rechacen las nuevas ideas, incluso si les das proyecciones sobre el aumento de los ingresos o el ahorro.

Cuántas veces ha oído decir que “si su empresa no se adapta o innova, se estancará o desaparecerá”.

Probablemente, muchas veces.

Uno de los puntos difíciles que he vivido con seguridad en mi propia empresa familiar es el control del inventario.

Hemos utilizado desde tarjetas manuales para llevar el control, para posteriormente pasar a la gestión de inventarios en excel.

¿Un Control de inventarios en Excel es eficaz a largo plazo?

No lo creo, pero era la solución rápida y de bajo costo para que una pequeña empresa tuviera el control del inventario.

Si estás buscando cómo hacer tu control de inventario en excel, aquí el equipo y yo, creamos este artículo donde podrás aprender sobre la gestión de inventarios y cómo crear una gestión de inventarios en excel.

Pero también le recomendaría, que si está planeando digitalizar su negocio y mejorar sus procesos de control de inventario, entonces analice el uso e implementación de un Sistema ERP.

Te cuento un poco más de mi experiencia.

Necesitaba una solución que me ayudara con un sistema de punto de venta, un sistema para llevar un seguimiento y control del inventario de forma más sencilla, pero también un sistema que estuviera conectado a una plataforma de comercio electrónico.

Por ello, aquí en México decidí utilizar Bind ERP.

Como pequeña empresa, Bind ERP fue una solución accesible que empecé a utilizar.

En cuestión de 2 semanas, configuré todos los casi 170 productos de la tienda de la sucursal que tengo a cargo, y en una semana construí la tienda de Shopify para mostrar en línea los productos de mi tienda y en las redes sociales.

Ahora, cada vez que recibo un nuevo inventario, hago una venta o cambio el precio de un producto, el sistema ERP se actualiza automáticamente también en Shopify y Facebook Shop.

Como pequeña empresa, ya existen soluciones ERP accesibles que pueden ayudarte a tener estas integraciones y ayudarte a ahorrar tiempo evitando la actualización de tus hojas de cálculo Excel cada vez que hagas una venta, o también a ahorrar tiempo en la carga y gestión de productos en tu tienda de comercio electrónico.

Así que yo recomendaría, si prefieres seguir ahorrando costos y seguir usando excel, crea tu plantilla de inventario.

Pero si eres como yo, que además de gestionar tu negocio de forma local, también quieres tener una plataforma de comercio electrónico que te ayude en la digitalización de tu negocio, entonces apuesta por sistemas ERP como BindERP (si eres de Latinoamérica), Odoo & Quickbooks que también tienen integraciones con WooCommerce y Shopify.

¿Qué es un inventario?

Todos hemos oído hablar de los inventarios en Excel.

Y hoy en día parece que quien no aprende a utilizar este software se queda atrás.

No sólo hablaremos del control de inventarios en Excel, si decides seguir leyendo sabrás qué es un inventario, cuáles son sus tipos, los beneficios de llevarlo en el software, e incluso una gran alternativa.

El inventario de una empresa está compuesto por sus materias primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza para realizar sus operaciones y los productos ya terminados.

Algo tan elemental como una botella de limpiacristales utilizada como parte de un programa de mantenimiento de edificios, o algo mucho más complejo, como la combinación de materias primas y subconjuntos en el proceso de fabricación, puede reconocerse como inventario.

Llevar un inventario puede tener un impacto positivo en la empresa porque le da flexibilidad operativa, permitiéndole producir a un ritmo diferente al de las compras, lo que le lleva a emitir pedidos de mayor volumen.

¿Por qué son importante los inventarios de empresa?

La importancia de los inventarios controlados dentro de la empresa, vigilados y ordenados, viene de la necesidad de poder distribuir y abastecer de manera adecuada del material que se dispone.

Sin importar de qué manera se pueda clasificar a este último.

Quizá pienses que no es necesario llevar a cabo un inventario para tu tipo de empresa, pero es una realidad que los mismos se han diseñado para ayudar a aquellas compañías pequeñas, medianas, o grandes.

Y es que esto hará que tengan un control completo de su mercancía, o generen reportes de la situación económica del negocio.

Siempre se debe tener presente que, en el caso de no contar con un inventario, esto puede hacer que se vaya al paro de producción de una empresa si no se tiene lo necesario para abastecerla.

Y, si no cuentas, nunca te darás cuenta.

Desde el momento de poder saber si cuentas con la materia prima para trabajar, o informar a algún cliente si cuentas con la disponibilidad del producto, es de vital importancia llevar a cabo inventarios.

Después de todo, el orden dentro del área de trabajo no es sólo mantener todo en su lugar, sino también contabilizado.

Tipos de inventarios.

La clasificación de los inventarios tiende a ser muy variada y es que existen diferentes puntos de vista, que han sido expresados por distintos autores a lo largo de la historia, que nos ayudan a aclarar lo que realmente son los tipos de inventarios.

Inventarios según su forma.

Estos se encuentran conformados por todos los materiales con los cuales pasan a ser elaborados los productos. Es importante que se entienda que en este punto se contabilizan únicamente aquellos que no han recibido ningún tipo de manipulación, o procesamiento.

Se encuentran integrados por todos aquellos bienes que adquieren las empresas manufactureras o industriales, y que se encuentran en proceso de manufactura. La cuantificación se realiza por cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación que se aplican a la fecha de cierre.

Estos son esos bienes que logran ser adquiridos pos las empresas manufactureras, o industriales, y ya se han transformados para pasar a la venta de manera de productos elaborados.

Son aquellos materiales con los cuales se elaboran los productos, pero que no se pueden cualificar de una forma exacta. Por ejemplo, la pintura, la lija, los lubricantes, entre otros.

Está constituido por aquellos bienes pertenecientes a las empresas, comerciales o mercantiles, que son comprados para ser vendidos sin modificación alguna. Es una cuenta única para mercancías disponibles para la venta.

Inventarios según su función

Es el que se lleva a cabo de forma que se puedan compensar los riesgos de paro que no se planean dentro de la producción. También sirve en función de los incrementos inesperados en la demanda de los clientes.

Es el que se amerita entre dos operaciones, o procesos, adyacentes donde sus tasas de producción no se encuentran sincronizadas. Esto es lo que le da la posibilidad a cada uno de los procesos de que funcione de la manera en la cual se planeó.

Se encuentra constituido por aquellos materiales que avanzan en la cadena de valor. Se encuentra compuesto por aquellos artículos que ya han sido pedidos, pero que aún no pasan a ser recibidos.

Se toma en cuenta este tipo de inventario por la cantidad de unidades producidas, o compradas, de manera que se puedan reducir los costos por unidad de compra, o incrementar la eficiencia que posee la producción.

Se acumula al momento que una empresa produce más de los requerimientos inmediatos durante aquellos periodos de demanda baja, para así poder llegar a satisfacer los de demanda alta.

Desde el punto de vista lógico

Se refiere a los inventarios en tránsito entre los niveles del canal de suministros. Otros tipos que se puede considerar como inventarios en ductos son aquellos inventarios de trabajo en proceso, dentro de las operaciones de manufactura.

Las materias primas, como es el caso del oro, la plata, y el cobre, son adquiridas tanto para especular con el precio como para satisfacer los requerimientos de la operación. Estos se llevan a cabo con anticipación a las ventas estacionales o de temporada.

Este tipo de inventarios se hacen necesarios cuando se busca satisfacer la demanda promedio durante un tiempo de reaprovisionamientos sucesivos.

Esta es una clase de inventarios que se puede crear de manera de proteger la variabilidad en la demanda de existencia y en el tiempo total de reaprovisionamiento.

Estos son aquellos inventarios que se llevan a cabo cuando algo se mantiene por mucho tiempo, pasa a ser deteriorado, caduca, se pierde, o se toma en cuenta como que el mismo ha sido robado o llevado.

Control de Inventario en Excel

Cuando hablamos de Excel estamos haciendo referencia a aquel programa informático que fue desarrollado por la empresa Microsoft, y que pertenece al paquete de Office (suite ofimática en donde se pueden encontrar algunos otros programas altamente útiles como es el caso de PowerPoint y el famosísimo Word).

Excel se diferencia de todos los demás programas ofimáticos gracias a que este da la posibilidad de que se trabaje con datos numéricos.

Con estos números se pueden realizar cálculos aritméticos básicos, y también aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad.

E incluso, es posible usar diferentes funciones de estadísticas.

La gran popularidad de Excel viene de que con él se ve facilitado todo el trabajo que se relaciona con números, ya que también permite que estos datos puedan ser analizados de forma rápida y sencilla. Lo que lleva a que se generen reportes como es el caso de gráficos o tablas dinámicas.

La categoría de programas informáticos en la que encontramos a Excel es en la de hojas de cálculo.

Estas se desarrollaron a partir del año 1960 con la finalidad de que se pudieran simular las hojas de trabajo contable de papel, lo que ayudaría a la automatización del trabajo contable.

Con el paso del tiempo podemos ver como las hojas de cálculo electrónicas han ido remplazando a los sistemas de cálculo en papel.

Y, aunque en sus inicios se crearon teniendo en mente tareas contables, hoy en día cuentan con un sinfín de aplicaciones, como es el caso de los inventarios en Excel.

¿Cuál es la necesidad de hacer inventarios en Excel?

El control de inventarios en Excel se dio bajo la necesidad de automatizar procesos los cuales antes se llevaban a mano, en donde se podían llenar libros y libros de datos que, al momento de realizar una consulta, podría tardar más de la cuenta.

No fue hasta que nos dimos cuenta de que, con un par de clics, podemos consultar cualquier dato que tengamos almacenado en el inventario.

Entonces empezamos a comprender que Excel puede servir para algo más que para lo que se nos vendió en un principio.

Otras de las herramientas más útiles es la aplicación de filtros.

En donde puedes pedirle al programa que te muestre únicamente los datos que se guardan bajo una cierta característica.

Como, por ejemplo, aquella mercancía que ya ha sido despachada y quieres solamente visualizar esta de forma rápida.

Puede que antes muchas personas creyeran que el mayor requisito para ser considerado para trabajar en un puesto importante dentro de una empresa, sin importar si es privada o pública, haya sido el inglés.

Pero hoy en día conocer el funcionamiento de Excel es igual de importante para los reclutadores.

Una persona que sabe cómo dominar Excel puede ser considerado para lugares de vital importancia en donde se necesitan registrar datos de cualquier tipo de inventario de una empresa por más grande que sea.

Y es que este programa no parece que dará sus últimas en ningún momento por lo pronto.

Ventajas del control de inventario en Excel.

Ayudan a evitar la rotura de stock.

Es decir, ayudará a que nunca nos quedemos sin las referencias básicas que necesitamos para poder desarrollar nuestra actividad. Por ejemplo, si necesitas azúcar para tu negocio de tortas, sabrás cuando será necesario ir a por más.

Podrás preparar promociones.

Puede ser que, entre tus productos, o referencias, te encuentres con que existe una gran cantidad de cierto producto que esté a punto de caducar, o que es un artículo por temporada y pronto dejará de ser solicitado por los clientes. De esta manera sabrás cuándo será el momento de llevar a cabo una acción promocional que te ayude a salir de ellos.

Conocerás el valor de las existencias.

Una de las principales ventajas de los inventarios en Excel es que te permiten conocer el valor que tiene la suma de todas tus existencias.

Podrás detectar el material que se encuentre caducado, o en mal estado.

Si realizas un inventario completo con la ayuda de este programa podrás siempre estar al tanto de aquel material que pase a caducarse, o simplemente contabilizar el que se haya estropeado.

Es un programa más que completo para llevar a cabo inventarios.

Hoy en día muchos profesionales concuerdan que Excel debería ser enseñado en las escuelas, ya que es vital para más procesos de los que imaginamos. Sin embargo, en el área de inventarios, es una de las mejores herramientas disponibles.

Desventajas del Control de inventario en Excel.

El no conocer el programa.

Todos sabemos que el activo de mayor importancia en toda organización es la información. Pero, cuando no contamos con una persona que sea especializada en esta herramienta este proceso vital de la empresa se podría ver entorpecido.

Falta de seguridad.

Este es un programa que se encuentra susceptible a ser modificado sin que se pueda detectar el cambio de manera sencilla, por lo que muchos aseguran problemas de seguridad. Aparte de que toda esta información puede ser robada con un copiar y pegar en el archivo de la computadora.

Pérdida de la información.

¿Te has preguntado alguna vez qué pasaría si el programa se estropeara, se perdería toda la información? Y se ve muy a menudo cuando está en uso, no se ha guardado nada, y se produce un temido cierre inesperado. Or the power is cut off to the machine where it is running.

No tiene información en tiempo real.

Esto implica que no tendrá en todas partes acceso a la información detallada sobre las ventas, los artículos o la mercancía, hasta que realice una actualización y una consulta. Es peor cuando se trata de tener que llevar registros en más de una sucursal.

Vídeo sobre cómo crear un Control de inventarios en Excel.

La mejor manera de empezar a crear su propio sistema de gestión de inventarios en Excel es seguir viendo.

En el siguiente vídeo, podrá descubrir cómo crear un sistema de gestión de inventarios en Excel desde cero utilizando VBA.

Sitios web con plantillas de Excel de Control de inventarios.

O si lo que buscas es una solución que ya está dada, hay algunas plantillas que podrían ayudarte.

Aquí hay algunos sitios web disponibles que tienen plantillas de Excel de gestión de inventario.

Alternativas al Control de inventario en Excel.

Como se mencionó anteriormente, hay otras alternativas que el uso de la gestión de inventarios en Excel.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales, ERP, también ayudan a mantener el control del inventario.

Hay diferentes empresas que ofrecen sistemas ERP.

Uno de los sistemas ERP de código abierto más conocidos es Odoo.

Con Odoo, puede seleccionar los módulos que necesita para su negocio, incluyendo también la gestión de inventario.

Otra opción es Quickbooks, que también está dirigido a las pequeñas empresas.

Ambas plataformas tienen integraciones con plataformas de comercio electrónico como Shopify y Woocommerce.

Además, empresas como Bechtle están especializadas en la implantación de Microsoft Dynamics ERP.

Gestión del inventario de QuickBooks.

Gestión de inventarios en Odoo.

Bind ERP como alternativa de control de inventarios para empresas de México y Latinoamérica.

Cuando hablamos de Bind ERP estamos hablando de un sistema de gestión todo en uno.

Esto significa que cuenta con módulos que se utilizan para la gestión de inventarios, compras, ventas, finanzas y presentación de informes de la empresa en todos y cada uno de sus planes.

Este se puede contratar empleando diferentes planes, y por el cual lo contrates contarás con un robusto módulo de contabilidad electrónica, un eficaz módulo de proyectos, y también un montón de funciones adicionales que te harán ver lo beneficioso que es este sistema que sirve como una alternativa a los inventarios en Excel.

Todos sabemos que los enfoques de los programas de inventario suelen ser variados, por lo que algunos no se adaptan a las necesidades de cada persona.

Sin embargo, en este caso, puedes estar seguro que este se enfocará en los aspectos de la gestión de una pyme, como es el caso de las compras, ventas, contabilidad, entre otros.

Otro punto que suele preocupar en cuanto a este tipo de programas es el hecho de que también funcionan integrándose con otros programas.

Ya que, en un mundo tecnológico como es el hoy en día, lo que no se adapta poco nos sirve.

Si lo que te interesa es saber qué tan bueno es en este sentido debes tener en cuenta que Bind ERP cuenta con Zapier, el cual es un gran aliado en lo que a automatización de procesos se refiere, y esto hace que se pueda integrar con más de 1000 aplicaciones sin tener que instalarlo.

Los precios de Bind ERP se manejan dentro de distintos planes trimensuales y anuales que se encuentran basados en las diferentes etapas de vida que posee una empresa, al igual que las necesidades que se pueden presenciar en cada una de ellas.

Lo mejor de todo es que, para aquellos clientes que necesiten un poco de atención más personalizada, estos tienen la posibilidad de contratar paquetes adicionales que satisfacerá esas necesidades de las cuales no se había pensado al momento de ocupar uno de modalidad estándar.

Entonces, podemos ahora decir que el rango de precios de los diferentes planes se encuentra comprendido desde los $3,840.00 pesos más IVA (plan + orden en suscripción anual), hasta los $16.200,00 más IVA (plan + crecimiento en suscripción anual).

¿Se adapta al presupuesto que tienes para esta tarea en tu empresa?

Lo mejor de todo esto es que no sólo se está hablando de una plataforma completa, sino que también es bastante sencilla de utilizar. Aunque cuenta con muchas funcionalidades, el manejo de todo lo que te ofrece no será una tarea complicada. Especialmente si ha interactuado con otros similares antes.

En caso de que los inventarios de Excel no hayan sido lo tuyo, o quieras innovar con algo diferente, puedes probar a utilizar esta alternativa.

Le aseguramos que tendrá todo lo que necesita para llevar el control de su negocio y un poco más.

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