Gestione dell’inventario in Excel

Scoprite di più su cos’è un inventario, quali sono i suoi tipi, i vantaggi di portare una gestione dell’inventario in Excel, e le alternative ancora maggiori di esso.
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L'opinione di Carlos -
Gestione dell'inventario in Excel.

Faccio parte di un’impresa familiare che funziona da quasi 40 anni.

Il business è stato principalmente “in esecuzione come abbiamo sempre fatto”.

E quando si tratta dello sviluppo e dell’ulteriore miglioramento di una piccola impresa, le lotte interne alla famiglia iniziano con le idee delle nuove generazioni di “modi migliori di fare le cose”.

Non è un segreto delle imprese familiari, che alcune delle sue principali lotte sono le idee che noi, la seconda generazione, portiamo sul tavolo in modo che il business possa cambiare in meglio.

O almeno, noi della seconda generazione, pensiamo che queste idee siano per il meglio.

Nella mia esperienza, il cambiamento porterà disagio, specialmente per le generazioni più anziane, dato che hanno lavorato per anni nello stesso modo, e potrebbe volerci del tempo per adattarsi o potrebbero persino rifiutare le nuove idee, anche se si danno proiezioni sull’aumento del reddito o sul risparmio.

Quante volte avete sentito dire: “se il vostro business non si adatta o non innova, si bloccherà o scomparirà”.

Probabilmente, un sacco di volte.

Uno dei punti dolenti che ho vissuto sicuramente nella mia azienda di famiglia è il controllo dell’inventario.

Abbiamo usato dalle scorecard manuali per mantenere il controllo, per poi passare alla gestione dell’inventario in excel.

Una gestione dell’inventario in excel è efficace a lungo termine?

Non credo, ma era la soluzione rapida e a basso costo per una piccola impresa per avere il controllo dell’inventario.

Se state cercando come fare la vostra gestione dell’inventario in excel, qui la squadra ed io, abbiamo creato questo articolo dove potete imparare la gestione dell’inventario e come creare una gestione dell’inventario in excel.

Ma vorrei anche consigliarvi, che se avete intenzione di digitalizzare il vostro business e migliorare i vostri processi di controllo dell’inventario, allora analizzate l’uso e l’implementazione di un sistema ERP.

Vi racconto un po’ di più della mia esperienza.

Avevo bisogno di una soluzione che mi aiutasse con un sistema di punti vendita, per tenere traccia e controllo dell’inventario in modo più semplice, ma anche un sistema che fosse collegato a una piattaforma di e-commerce.

Pertanto, qui in Messico ho deciso di utilizzare Bind ERP.

Essendo una piccola impresa, Bind ERP era una soluzione economica che ho iniziato ad usare.

Nel giro di 2 settimane, ho impostato tutti i quasi 170 prodotti del negozio della filiale di cui sono responsabile, e in una settimana ho costruito il negozio Shopify per mostrare online i prodotti del mio negozio online e sui social media.

Ora, ogni volta che ricevo un nuovo inventario, faccio una vendita o cambio il prezzo di un prodotto, il sistema ERP si aggiorna automaticamente anche su Shopify e Facebook Shop.

Come piccola impresa, ci sono già soluzioni ERP a prezzi accessibili che possono aiutarvi ad avere queste integrazioni e aiutarvi a risparmiare tempo sull’aggiornamento dei vostri fogli di calcolo Excel ogni volta che fate una vendita, o anche a risparmiare tempo sul caricamento e la gestione dei prodotti sul vostro negozio e-commerce.

Quindi vi consiglio, se preferite ancora risparmiare sui costi e continuare a usare excel, di creare il vostro modello di inventario.

Ma se sei come me, che oltre a gestire il tuo business a livello locale, e vuoi anche avere una piattaforma e-commerce che ti aiuti nella digitalizzazione del tuo business, allora vai per sistemi ERP come BindERP (se sei dell’America Latina), Odoo & Quickbooks che hanno anche integrazioni con WooCommerce e Shopify.

Cos'è un inventario?

Abbiamo tutti sentito parlare di inventari in Excel.

E al giorno d’oggi sembra che chi non impara ad usare questo software rimane indietro.

Non parleremo solo del controllo dell’inventario in Excel, se decidete di continuare a leggere saprete cos’è un inventario, quali sono i suoi tipi, i vantaggi di portarlo nel software, e anche una grande alternativa.

L’inventario di un’azienda è composto dalle sue materie prime, i suoi prodotti in lavorazione, le forniture che usa per svolgere le sue operazioni e i prodotti già finiti.

Qualcosa di elementare come una bottiglia di detergente per vetri usata come parte di un programma di manutenzione dell’edificio, o qualcosa di molto più complesso, come la combinazione di materie prime e sottoinsiemi nel processo di produzione, può essere riconosciuto come inventario.

Portare l’inventario può avere un impatto positivo sull’azienda perché dà loro flessibilità operativa, permettendo loro di produrre a un ritmo diverso dall’approvvigionamento, il che li porta a emettere ordini di volume maggiore.

Perché sono importanti gli inventari aziendali?

L’importanza degli inventari controllati all’interno dell’azienda, monitorati e ordinati, deriva dalla necessità di poter distribuire e rifornire adeguatamente il materiale che è disponibile.

Indipendentemente da come quest’ultimo possa essere classificato.

Si può pensare che non sia necessario fare un inventario per il proprio tipo di attività, ma è una realtà che sono progettati per aiutare le piccole, medie o grandi aziende.

Ed è che questo li farà avere il controllo completo della loro merce, o generare rapporti della situazione economica del business.

Bisogna sempre tenere presente che, nel caso in cui non si abbia un inventario, questo può causare l’arresto della produzione di un’azienda se non ha il necessario per rifornirla.

E, se non si conta, non si saprà mai.

Dal momento in cui si può sapere se si hanno le materie prime per lavorare, o informare un cliente se si ha la disponibilità del prodotto, è di vitale importanza tenere le scorte.

Dopotutto, l’ordine nell’area di lavoro non è solo tenere ogni cosa al suo posto, ma anche tenerne conto.

Tipi di inventari.

La classificazione degli inventari tende ad essere molto varia e ci sono diversi punti di vista, che sono stati espressi da diversi autori nel corso della storia, che ci aiutano a chiarire cosa sono realmente i tipi di inventari.

Inventari per forma.

Questi sono costituiti da tutti i materiali utilizzati per la fabbricazione dei prodotti. È importante capire che a questo punto si contano solo quelli che non hanno ricevuto alcun tipo di manipolazione o elaborazione.

Sono costituiti da tutti quei beni acquistati da aziende manifatturiere o industriali e che sono in fase di produzione. La quantificazione è fatta per quantità di materiali, manodopera e spese di produzione applicate alla data di chiusura.

Sono quei beni che sono stati acquistati dalle aziende manifatturiere o industriali e sono già stati trasformati per essere venduti come prodotti finiti.

Sono quei materiali con i quali i prodotti sono fabbricati, ma che non possono essere qualificati in modo esatto. Per esempio, vernice, carta vetrata, lubrificanti, tra gli altri.

È costituito da quei beni appartenenti alle aziende, commerciali o mercantili, che vengono acquistati per essere venduti senza alcuna modifica. Si tratta di un conto unico per i beni disponibili per la vendita.

Inventari per funzione.

Questo viene effettuato in modo tale da compensare i rischi di tempi morti non pianificati nella produzione. Serve anche in funzione di aumenti inaspettati della domanda dei clienti.

Questo è ciò che è necessario tra due operazioni, o processi, adiacenti, dove i loro ritmi di produzione non sono sincronizzati. Questo è ciò che dà a ciascuno dei processi la capacità di funzionare come previsto.

Questo è composto da quei materiali che stanno risalendo la catena del valore. È composto da quegli articoli che sono già stati ordinati ma che non sono ancora stati ricevuti.

Questo tipo di inventario è preso in considerazione dal numero di unità prodotte o acquistate, al fine di ridurre i costi per unità di acquisto o aumentare l’efficienza della produzione.

Si accumula quando un’azienda produce più del fabbisogno immediato durante i periodi di bassa domanda, per poter soddisfare quelli di alta domanda.

Da un punto di vista logico.

Questo si riferisce alle scorte in transito tra i livelli del canale di approvvigionamento. Altri tipi di inventari che possono essere considerati come inventari di pipeline sono gli inventari work-in-process nelle operazioni di produzione.

Le materie prime, come l’oro, l’argento e il rame, vengono acquistate sia per speculare sul prezzo che per soddisfare le esigenze dell’operazione. Queste vengono effettuate in previsione dei saldi stagionali.

Questo tipo di inventario diventa necessario quando si cerca di soddisfare la domanda media su un periodo di rifornimenti successivi.

Questo è un tipo di inventario che può essere creato per proteggere la variabilità della domanda di stock e il tempo totale di rifornimento.

Sono quegli inventari che si fanno quando qualcosa si tiene per molto tempo, si deteriora, scade, si perde, o si considera che sia stato rubato o portato via.

Gestione dell'inventario in Excel.

Quando parliamo di Excel ci riferiamo a un programma per computer che è stato sviluppato da Microsoft, e che appartiene al pacchetto Office (suite di uffici in cui si possono trovare altri programmi molto utili come PowerPoint e il famoso Word).

Excel si differenzia da tutti gli altri programmi d’ufficio perché permette di lavorare con dati numerici.

Con questi numeri è possibile eseguire calcoli aritmetici di base e anche applicare funzioni matematiche più complesse.

Ed è anche possibile utilizzare diverse funzioni statistiche.

La grande popolarità di Excel deriva dal fatto che facilita tutto il lavoro legato ai numeri, dato che permette anche di analizzare questi dati rapidamente e facilmente. Questo porta alla generazione di rapporti come grafici o tabelle pivot.

La categoria di programmi per computer in cui troviamo Excel è quella dei fogli di calcolo.

Questi sono stati sviluppati nel 1960 con lo scopo di simulare i fogli di lavoro della contabilità cartacea, che avrebbero aiutato ad automatizzare il lavoro di contabilità.

Con il passare del tempo possiamo vedere come i fogli elettronici hanno sostituito i sistemi contabili cartacei.

E, anche se sono stati originariamente creati con compiti di contabilità in mente, oggi hanno innumerevoli applicazioni, come nel caso degli inventari in Excel.

Che bisogno c'è di inventari in Excel?

Il controllo dell’inventario in Excel è stato dato sotto la necessità di automatizzare processi che prima venivano portati avanti a mano, e dove si potevano riempire libri e libri di dati che, eventualmente, potevano ridurre l’uso del tempo.

Non è stato fino a quando ci siamo resi conto che con un paio di clic, possiamo interrogare qualsiasi dato che abbiamo memorizzato nell’inventario.

Poi abbiamo cominciato a capire che Excel può essere usato per più di quello che ci è stato venduto inizialmente.

Un altro degli strumenti più utili è l’applicazione di filtri.

Dove potete chiedere al programma di mostrarvi solo i dati che sono memorizzati sotto una certa caratteristica.

Come, per esempio, merci che sono già state spedite e che si vuole solo visualizzare rapidamente.

In passato, molte persone possono aver creduto che il requisito più importante per essere considerati per una posizione importante in una società, indipendentemente dal fatto che sia privata o pubblica, fosse l’inglese.

Ma oggi, sapere come funziona Excel è altrettanto importante per i reclutatori.

Una persona che sa padroneggiare Excel può essere considerata per posti di vitale importanza dove è necessario registrare i dati di qualsiasi tipo di inventario di una società, non importa quanto grande sia.

E non sembra che questo programma sarà presto al capolinea.

Vantaggi della gestione dell'inventario in Excel.

Aiutano ad evitare l'esaurimento delle scorte.

Cioè, ci aiuterà a non esaurire le risorse di base di cui abbiamo bisogno per sviluppare la nostra attività. Per esempio, se avete bisogno di zucchero per il vostro business dei dolci, saprete quando sarà necessario procurarvene di più.

Sarete in grado di preparare promozioni.

Può essere che, tra i vostri prodotti, o referenze, troviate che c'è una grande quantità di un certo prodotto che sta per scadere, o che è un articolo stagionale e presto non sarà più richiesto dai clienti. In questo modo saprete quando sarà il momento di realizzare un'azione promozionale che vi aiuterà a liberarvene.

Conoscerete il valore delle azioni.

Uno dei principali vantaggi degli inventari Excel è che vi permettono di conoscere il valore della somma di tutte le vostre scorte.

Sarete in grado di individuare il materiale scaduto o in cattive condizioni.

Se si fa un inventario completo con l'aiuto di questo programma si può sempre essere consapevoli di quel materiale che capita di scadere, o semplicemente rendere conto di quello che è stato danneggiato.

È un programma più che completo per realizzare inventari.

Oggi molti professionisti sono d'accordo che Excel dovrebbe essere insegnato nelle scuole, dato che è vitale per più processi di quanto immaginiamo. Tuttavia, nel campo dell'inventario, è uno dei migliori strumenti disponibili.

Svantaggi della gestione dell'inventario in Excel.

Non conoscere il programma.

Sappiamo tutti che la risorsa più importante in qualsiasi organizzazione è l'informazione. Ma, quando non abbiamo una persona specializzata in questo strumento, questo processo vitale dell'azienda potrebbe essere ostacolato.

Mancanza di sicurezza.

Questo è un programma che è suscettibile di essere modificato senza essere in grado di rilevare il cambiamento in modo semplice, motivo per cui molti assicurano problemi di sicurezza. A parte il fatto che tutte queste informazioni possono essere rubate con un copia e incolla nel file del computer.

Perdita di informazioni.

Vi siete mai chiesti cosa succederebbe se il programma andasse in crash, tutte le informazioni andrebbero perse? E si vede molto spesso quando è in uso, non è stato salvato nulla, e si verifica un temuto spegnimento inaspettato. Oppure viene tolta la corrente alla macchina dove sta funzionando.

Non avete informazioni in tempo reale.

Questo implica che non avrete ovunque accesso alle informazioni dettagliate sulle vendite, gli articoli o la merce, fino a quando non farete un aggiornamento e una richiesta. È peggio quando si tratta di dover tenere registri in più di una filiale.

Video su come creare una gestione dell'inventario in Excel.

Il modo migliore per iniziare a costruire il proprio sistema di gestione dell’inventario in Excel è quello di seguire guardando.

Nel seguente video, puoi scoprire come creare un sistema di gestione dell’inventario in Excel da zero usando VBA.

Siti web con gestione dell'inventario modelli di Excel.

O se quello che stai cercando è una soluzione che è già data, ci sono alcuni modelli che potrebbero aiutarti.

Qui ci sono alcuni siti web disponibili che hanno modelli excel di gestione dell’inventario.

Alternative alla gestione dell'inventario in Excel.

Come menzionato in precedenza, ci sono altre alternative all’uso della gestione dell’inventario in Excel.

I sistemi di Enterprise Resource Planning aiutano anche a tenere sotto controllo l’inventario.

Ci sono diverse aziende che offrono sistemi ERP.

Uno dei più noti sistemi ERP open source è Odoo.

Con Odoo, potete selezionare i moduli di cui avete bisogno per il vostro business, compresa la gestione dell’inventario.

Un’altra opzione è Quickbooks, che è anche rivolto alle piccole imprese.

Entrambe queste piattaforme hanno integrazioni con piattaforme di e-commerce come Shopify e Woocommerce.

Inoltre, aziende come Bechtle sono specializzate nell’implementazione di Microsoft Dynamics ERP.

Gestione dell'inventario di QuickBooks.

Odoo Gestione dell'inventario.

Bind ERP come alternativa di gestione dell'inventario per il Messico e le imprese dell'America Latina.

Quando si parla di Bind ERP si parla di un sistema di gestione all-in-one.

Questo significa che ha moduli che vengono utilizzati per la gestione dell’inventario, gli acquisti, le vendite, le finanze e i rapporti dell’azienda in ogni suo piano.

Questo può essere noleggiato utilizzando diversi piani, e per cui lo noleggiate avrete un robusto modulo di contabilità elettronica, un efficace modulo di progetto, e anche un sacco di funzioni aggiuntive che vi faranno vedere quanto sia vantaggioso questo sistema che serve come alternativa agli inventari in Excel.

Sappiamo tutti che gli approcci al software d’inventario sono di solito vari, quindi alcuni di essi non si adattano alle esigenze di ogni persona.

Tuttavia, in questo caso, si può essere sicuri che questo si concentrerà sugli aspetti della gestione di una PMI, come è il caso di acquisti, vendite, contabilità, tra gli altri.

Un altro punto che di solito preoccupa questo tipo di programmi è il fatto che funzionano anche integrandosi con altri programmi.

Poiché, in un mondo tecnologico come quello attuale, ciò che non si adatta è di scarsa utilità per noi.

Se siete interessati a sapere quanto è buono in questo senso, dovete considerare che Bind ERP ha Zapier, che è un grande alleato in termini di automazione dei processi, e questo rende possibile l’integrazione con più di 1000 applicazioni senza doverlo installare.

I prezzi di Bind ERP sono gestiti all’interno di diversi piani trimestrali e annuali che si basano sulle diverse fasi di vita che un’azienda ha, così come le esigenze che possono essere testimoniate in ciascuna di esse.

La cosa migliore è che, per quei clienti che hanno bisogno di un’attenzione un po’ più personalizzata, hanno la possibilità di contrattare pacchetti aggiuntivi che soddisferanno quei bisogni che non erano stati pensati al momento di usare un piano standard.

Quindi, ora possiamo dire che la gamma di prezzi dei diversi piani è da $3.840,00 MXN più IVA (piano + ordine in abbonamento annuale), a $16.200,00 MXN più IVA (piano + crescita in abbonamento annuale).

Si adatta al budget che avete per questo compito nella vostra azienda?

La cosa migliore di tutto questo è che non solo stiamo parlando di una piattaforma completa, ma è anche abbastanza semplice da usare. Anche se ha un sacco di funzionalità, gestire tutto ciò che vi offre non sarà un compito complicato. Soprattutto se avete già interagito con altri simili.

Nel caso in cui gli inventari Excel non siano stati il vostro forte, o se volete innovare con qualcosa di diverso, potete provare a usare questa alternativa.

Vi assicuriamo che avrà tutto il necessario per tenere traccia dei vostri affari e un po’ di più.

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