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¿Cómo agilizar los minutas de una reunión?

Cómo hacer un minuta de reunión
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Las minutas de las reuniones son a veces un documento necesario, pero la verdad es que cuando nuestro jefe nos dice que las hagamos tenemos un poco toda la responsabilidad que recae sobre nuestros hombros.

Aprenda en este artículo cómo redactar un minuta de reunión, por qué debe hacerse y el formato recomendado.

¿Qué son las minutas de las reuniones?

En términos generales, se puede decir que un minuta de reunión es un documento que sirve como anotación de un equipo que se ha reunido para discutir ciertos temas, o encontrar soluciones relevantes a problemas que se han experimentado dentro de una organización, o grupo.

Se trata de un documento serio y fiable, por lo que su elaboración se asigna a personas que tienen los conocimientos adecuados para preparar minutas de reuniones formales, y que deben ser ágiles, ya que se preparan a medida que la reunión sigue su curso.

Es un documento variable; no siempre contendrá los mismos datos, ya que no siempre habrá que incluir en él el mismo tipo de información.

Sin embargo, las minutas simples son una de las más populares, ya que es una transcripción de todos los detalles vitales que tuvieron lugar en la reunión.

¿Por qué hacer minutas de reuniones?

Algo que debe quedar claro es que la elaboración de minutas formales de reuniones no es una tarea sencilla, y las personas que las desarrollarán deben estar preparadas para realizar la actividad, ya que representarán el registro oficial por escrito de la reunión de la junta directiva que ha tenido lugar.

Empezamos a comprender la importancia de unas minutas de reunión eficaces cuando nos damos cuenta de que son documentos que nos permiten revisar todos los puntos importantes que se han tratado en una reunión de la junta directiva con la sencillez de echarles un vistazo y no nos llevará mucho tiempo.

En sí mismo, es una forma de tener una transcripción completa de la reunión del orden del día o del evento que ha tenido lugar.

Otra de las ventajas de las minuta de reunión que se puede destacar entonces es que nos da la posibilidad de conocer detalles concretos del orden del día de la reunión, en caso de que sea necesario.

Incluso, en algunos casos deben tomarse como un recordatorio, ya que puede ser que en una reunión de junta directiva se toquen una gran serie de temas, donde muchos de estos requerirán de acciones posteriores, por esta razón redactar las minutas de las reuniones sirve para hacer las anotaciones importantes que debe tener la administración.

Otra respuesta a por qué hacer minutas de reunión puede tener que ver también con el hecho de que son el documento adecuado para establecer quién hará qué y cuándo se espera que haga de los acuerdos tomados en la sesión.

Además, las minutas de la reunión pueden servir de punto de partida para futuras reuniones.

Por otro lado, este tipo de documento es útil para aquellas personas que estuvieron ausentes de la reunión de la junta, ya que les da la oportunidad de conocer todo lo que se discutió en la reunión, así como de conocer de una fuente fiable todas las decisiones que se tomaron.

¿Cuál es el formato de las minutas de una reunión formal?

Aunque habrá algunas informaciones contradictorias sobre el formato de las minutas de reuniones formales, en las que se dice que no hay uno establecido, debes saber que el secreto de tener éxito en la realización de un minuta de reunión es precisamente la forma en que las personas están dispuestas a estructurarla.

Por ello, algunos de los puntos que no pueden faltar a la hora de elaborarlo son los siguientes:

  • Llamada del orden. El nombre de la empresa y el tipo de reunión que se celebrará, que tendrá que ver si es una reunión semanal, mensual, o algo especial con la intención de abordar un objetivo específico.
  • Asistentes. Una lista de los participantes en la reunión en la que, para mantener la armonía, se puede crear una lista de asistencia (en la que se deben anotar las ausencias si es necesario), que debe archivarse con el minuta de la reunión.
  • Aprobación de la minuta. La solicitud de quién aprueba el minuta.
  • Informes. Información que hay que presentar.
  • Mociones. Propuestas formales para ser votadas en una reunión.
  • Anuncios.
  • Aplazamientos. Un procedimiento formal para terminar la reunión.

¿Cuál es el formato del minuta de una reunión informal?

En el caso de las minuta de reuniones informales, hay algunos otros aspectos que deben tenerse en cuenta para redactarlas.

Los aspectos que deben incluirse en un minuta de reunión eficaz son:

  • Información sobre el presentador.
  • Orden del día de la reunión.
  • Discusión.
  • Conclusión.
  • Puntos de acción, responsabilidades y plazos.

Transcriba automáticamente las minuta de las reuniones

El objetivo de quienes optan por utilizar la inteligencia artificial en sus procesos de registro de la agenda de reuniones debe ser automatizar la mayor parte posible de su gestión de reuniones.

El mejor software de transcripción con inteligencia artificial le ayudará a conseguirlo.

Para asegurarse de que su sistema de IA funciona correctamente y con precisión, debe probar cuidadosamente sus capacidades antes de utilizarlo en una reunión o conferencia importante.

La ventaja del software de transcripción es que permite ahorrar tiempo en la transcripción de reuniones de más de una hora.

Además, a veces es difícil estar al tanto de todo lo que ocurre en una reunión, y grabarla y transcribirla automáticamente ayudará a no perder nada importante para el minuta de la reunión.

Pasos para hacer un minutas de reunión

Con toda la información que te hemos dado hasta ahora, nos queda explicar paso a paso cómo redactar correctamente un minuta de reunión.

El procedimiento es algo extenso, y un poco exigente, por lo que hay que prestar mucha atención a cada uno de los puntos que desarrollaremos a continuación sobre la redacción de las minutas de las reuniones:

Paso 1: Prepare una plantilla por adelantado.

Las minutas de todas las reuniones que celebre contendrán casi la misma información. Con el uso de una simple plantilla de minutas de reunión tendrá un formato constante de fácil referencia donde se escribirá el tipo de agenda de la reunión, la fecha, la hora y el lugar.

Otros datos que se tendrán en cuenta serán el nombre del presidente o responsable de la reunión, así como el nombre del secretario (o sustitutos), y la lista de personas presentes y ausentes.

Paso 2: Traer un ordenador portátil o notebook

Es importante que te sientas cómodo escribiendo las minutas de las reuniones, así que si vas a escribir con frecuencia, lo mejor es que tengas un cuaderno para ello.

Combinar el proceso de grabación de la reunión para que la transcripción de la misma sea más rápida.

Paso 3: Tomar notas de la reunión

Para ello, distribuye la hoja de asistencia con espacio para que todos puedan escribir su nombre y sus datos personales de forma clara y cómoda.

Paso 4: Rellenar la mayor parte de la plantilla

Mientras esperas a que comience la reunión, deberás anotar el nombre de la organización, la fecha y el lugar donde se celebra la reunión.

Otro dato interesante será el tipo de reunión que se celebra. Por ejemplo, puede tratarse de una reunión especial del comité, una reunión del consejo de administración o una reunión semanal, entre otras.

Cuando comience la reunión, tendrás que anotar la hora exacta y anotarla.

Paso 5: Registrar el resultado del primer movimiento.

Paso importante sobre cómo hacer las minutas de una reunión ya que la mayoría de ellas comienzan con una moción para tomar el orden del día, por lo que se puede tomar como ejemplo.

En caso de que la reunión comience con otro tipo de moción, sólo hay que asegurarse de que se ha registrado toda la misma información pertinente.

Paso 6: Anote cualquier otra moción que se haga en la reunión.

Es importante que permanezca atento a todas las conversaciones, ya que debe grabar todas las mociones excepto las que se le indique explícitamente que no lo haga.

Cada vez que se presenta una nueva moción, es importante anotar la información pertinente.

Paso 7: Escuchar los informes y pedir copias

Cada vez que se lea un informe, un boletín o un artículo similar en voz alta, se debe anotar el nombre del informe, así como el nombre de la persona que lo leyó.

Si hay una moción adjunta, debe registrarse como cualquier otra moción de la reunión del consejo. Para garantizar todos los detalles, lo más práctico es pedir una copia al final de la reunión.

Paso 8: Registrar cualquier acción que se tome o se asigne.

Para que el orden del día de la reunión sea correcto, este punto debe incluir tanto las verificaciones de las medidas adoptadas en una reunión anterior como las nuevas.

Deben anotarse todas las cuestiones de procedimiento y los fallos. Siempre que se objete un procedimiento, deberá anotarse la objeción completa, así como el fundamento de la misma y la decisión del presidente.

Paso 9: Si es necesario, tendrá que grabar los resúmenes de las discusiones.

Oficialmente, el minuta de la reunión será el registro de todo lo que se hizo, no de lo que se dijo.

Sin embargo, si se le solicita, puede pedir ciertas pausas con la intención de registrar todo lo que debe anotarse.

Paso 10: Concluir la reunión

El último paso de cómo hacer un minuta de reunión tendrá que ver con anotar la hora de finalización de la misma.

Es importante que se acuerde de recoger todas las copias de los informes o que recuerde a la persona correspondiente que se las proporcione en el menor tiempo posible.

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