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Le compte rendu de réunion est parfois un document nécessaire, mais la vérité est que lorsque notre patron nous dit que nous devons le faire, c’est un peu toute la responsabilité qui nous incombe.
Découvrez dans cet article comment rédiger un compte-rendu de réunion, pourquoi il faut le faire et le format recommandé.
D’une manière générale, on peut dire qu’un compte rendu de réunion est un document qui sert à noter une équipe qui s’est réunie pour discuter de certaines questions ou trouver des solutions pertinentes à des problèmes rencontrés au sein d’une organisation ou d’un groupe.
Il s’agit d’un document sérieux et fiable, c’est pourquoi sa préparation est confiée à des personnes qui ont les connaissances appropriées sur la façon de préparer un procès-verbal de réunion formel, et qui doivent être agiles, puisqu’il est préparé au fur et à mesure du déroulement de la réunion.
C’est un document variable ; il ne contiendra pas toujours les mêmes données, puisque le même type d’information ne devra pas toujours y figurer.
Cependant, le simple procès-verbal de réunion est l’un des plus populaires car il s’agit d’une transcription de tous les détails essentiels qui ont eu lieu lors de la réunion.
Il faut bien comprendre que la rédaction d’un procès-verbal officiel de réunion n’est pas une tâche simple, et que les personnes qui l’élaboreront doivent être préparées à cette activité, puisqu’il s’agit du compte rendu écrit officiel de la réunion du conseil d’administration qui a eu lieu.
Nous commençons à comprendre l’importance d’un procès-verbal de réunion efficace lorsque nous réalisons qu’il s’agit de documents qui nous permettent de passer en revue tous les points importants qui ont été discutés lors d’une réunion du conseil d’administration. Il suffit de les consulter et cela ne nous prendra pas beaucoup de temps.
En soi, c’est un moyen d’avoir une transcription complète de l’ordre du jour de la réunion ou de l’événement qui a eu lieu.
Un autre avantage des procès-verbaux de réunion que l’on peut souligner alors est qu’ils nous donnent la possibilité de connaître des détails spécifiques de l’ordre du jour de la réunion, au cas où cela serait nécessaire.
Même, dans certains cas, ils doivent être pris comme un rappel, car il se peut qu’une réunion du conseil d’administration ait une grande série de sujets qui sont abordés, où beaucoup d’entre eux nécessiteront des actions ultérieures, pour cette raison la rédaction de procès-verbaux de réunion sert à faire les notations importantes que la direction doit avoir.
Une autre réponse à la question de savoir pourquoi rédiger un procès-verbal de réunion peut également être liée au fait qu’il s’agit du bon document pour établir qui fera quoi et quand ils sont censés faire les accords conclus lors de la session.
En outre, le procès-verbal peut également être considéré comme le point de départ d’éventuelles réunions futures.
D’autre part, ce type de document est utile pour les personnes qui étaient absentes de la réunion du conseil d’administration, car il leur donne la possibilité de savoir tout ce qui a été discuté lors de la réunion, ainsi que de connaître de source sûre toutes les décisions qui ont été prises.
Bien qu’il y ait des informations contradictoires sur le format du procès-verbal d’une réunion formelle, où il est dit qu’il n’y en a pas d’établi, vous devez savoir que le secret de la réussite dans la réalisation d’un procès-verbal de réunion est précisément la façon dont les gens sont disposés à le structurer.
C’est pourquoi certains des points que vous ne pouvez pas manquer au moment de l’élaborer sont les suivants :
Dans le cas d’un compte rendu de réunion informel, il y a d’autres aspects à prendre en compte pour rédiger un compte rendu de réunion.
Les aspects à inclure dans un procès-verbal de réunion efficace sont les suivants :
L’objectif de ceux qui choisissent d’utiliser l’intelligence artificielle dans leurs processus d’enregistrement de l’ordre du jour des réunions devrait être d’automatiser autant que possible la gestion de vos réunions.
Le meilleur logiciel de transcription doté d’une intelligence artificielle vous aidera à atteindre cet objectif.
Pour vous assurer que votre système d’IA fonctionne correctement et avec précision, vous devez tester soigneusement ses capacités avant de l’utiliser lors d’une réunion ou d’une conférence importante.
L’avantage du logiciel de transcription est qu’il permet de gagner du temps pour transcrire les réunions qui durent plus d’une heure.
De plus, il est parfois difficile de suivre tout ce qui se passe dans une réunion. En l’enregistrant et en la transcrivant automatiquement, vous ne manquerez rien d’important pour la minute de réunion.
Avec toutes les informations que nous vous avons données jusqu’à présent, il nous reste à vous expliquer pas à pas comment rédiger correctement un procès-verbal de réunion.
La procédure est un peu longue, et un peu exigeante, alors prêtez une attention particulière à chacun des points que nous allons développer ci-dessous sur la rédaction des comptes rendus de réunion :
Le procès-verbal de chaque réunion que vous organisez contiendra presque les mêmes informations. L’utilisation d’un modèle de procès-verbal de réunion simple vous permettra de disposer d’un format constant et facile à consulter, dans lequel le type d’ordre du jour de la réunion, la date, l’heure et le lieu seront indiqués.
D’autres informations qui seront prises en compte seront le nom du président ou du responsable de la réunion, ainsi que le nom du secrétaire (ou de ses suppléants), et la liste des personnes présentes et absentes.
Il est important que vous vous sentiez à l’aise pour rédiger des comptes rendus de réunion. Si vous êtes amené à rédiger fréquemment, il est préférable d’avoir un cahier à cet effet.
Combinez le processus d’enregistrement de la réunion afin que la transcription de la réunion soit plus rapide.
Pour ce faire, distribuez la feuille de présence en prévoyant un espace pour que chacun puisse écrire son nom et ses informations personnelles de manière claire et confortable.
En attendant que la réunion commence, vous devrez noter le nom de l’organisation, la date et le lieu de la réunion.
Un autre élément d’information intéressant sera le type de réunion qui a lieu. Par exemple, il peut s’agir d’une réunion d’un comité spécial, d’une réunion du conseil d’administration, d’une réunion hebdomadaire, entre autres.
Lorsque la réunion commence, vous devez noter l’heure exacte et l’écrire.
Étape importante sur la façon de rédiger le procès-verbal d’une réunion puisque la plupart d’entre elles commencent par une motion pour prendre l’ordre du jour de la journée, elle peut donc être prise comme exemple.
Dans le cas où la réunion commence par un autre type de motion, assurez-vous simplement que toutes les mêmes informations pertinentes ont été enregistrées.
Il est important que vous restiez attentif à toutes les conversations car vous devez enregistrer toutes les motions, sauf celles pour lesquelles vous avez reçu des instructions explicites de ne pas le faire.
Chaque fois qu’une nouvelle motion est prise, il est important de noter les informations pertinentes.
Chaque fois qu’un rapport, un bulletin d’information ou un article similaire est lu à haute voix, le nom du rapport, ainsi que le nom de la personne qui l’a lu, doivent être notés.
Si une motion est jointe, elle doit être enregistrée comme toute autre motion de la réunion du conseil. Pour s’assurer de tous les détails, il est plus pratique de demander une copie à la fin de la réunion.
Pour que l’ordre du jour d’une réunion soit correctement enregistré, ce point doit inclure à la fois des vérifications d’actions prises lors d’une réunion précédente et de nouvelles actions.
Tous les problèmes de procédure et les échecs doivent être notés. Lorsqu’une procédure fait l’objet d’une objection, il convient de noter l’intégralité de l’objection, ainsi que le fondement de l’objection et la décision du président.
Officiellement, le procès-verbal de la réunion sera le compte rendu de tout ce qui a été fait, et non de ce qui a été dit.
Toutefois, si on vous le demande, vous pouvez demander certaines pauses dans le but d’enregistrer tout ce qui doit être noté.
La dernière étape de la rédaction d’un procès-verbal de réunion consiste à noter l’heure de la fin de la réunion.
Il est important que vous n’oubliiez pas de récupérer toutes les copies des rapports ou de rappeler à la personne concernée de vous les fournir dans les plus brefs délais.
