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Wie kann man ein Sitzungsprotokoll beschleunigen?

Wie man ein Sitzungsprotokoll erstellt
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Das Sitzungsprotokoll ist manchmal ein notwendiges Dokument, aber die Wahrheit ist, dass, wenn unser Chef uns sagt, dass wir es anfertigen sollen, ein Teil der Verantwortung auf unseren Schultern lastet.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Sitzungsprotokoll schreiben, warum Sie dies tun sollten und welches Format empfohlen wird.

Was sind Sitzungsprotokolle?

Generell kann man sagen, dass ein Sitzungsprotokoll ein Dokument ist, das als Aufzeichnung eines Teams dient, das sich getroffen hat, um bestimmte Themen zu diskutieren oder relevante Lösungen für Probleme zu finden, die in einer Organisation oder Gruppe aufgetreten sind.

Es handelt sich um ein seriöses und zuverlässiges Dokument, weshalb seine Erstellung Personen übertragen wird, die über die entsprechenden Kenntnisse zur Erstellung formeller Sitzungsprotokolle verfügen und die flexibel sein müssen, da es im Verlauf der Sitzung erstellt wird.

Es handelt sich um ein variables Dokument; es wird nicht immer dieselben Daten enthalten, da nicht immer dieselbe Art von Informationen darin enthalten sein muss.

Das einfache Sitzungsprotokoll ist jedoch eines der beliebtesten, da es eine Abschrift aller wichtigen Details ist, die während der Sitzung stattgefunden haben.

Warum ein Sitzungsprotokoll?

Es muss klar sein, dass die Erstellung eines formellen Sitzungsprotokolls keine einfache Aufgabe ist, und die Personen, die es erstellen, müssen auf diese Tätigkeit vorbereitet sein, da es sich um die offizielle schriftliche Aufzeichnung der stattgefundenen Vorstandssitzung handelt.

Wir beginnen, die Bedeutung effektiver Sitzungsprotokolle zu verstehen, wenn wir erkennen, dass es sich dabei um Dokumente handelt, die es uns ermöglichen, alle wichtigen Punkte, die in einer Vorstandssitzung besprochen wurden, mit einem einfachen Blick darauf zu überprüfen, ohne dass wir viel Zeit dafür benötigen.

An sich ist es eine Möglichkeit, eine vollständige Abschrift der Sitzung oder des Ereignisses zu erhalten, das stattgefunden hat.

Ein weiterer Vorteil von Sitzungsprotokollen ist, dass sie uns die Möglichkeit geben, spezifische Details der Tagesordnung zu erfahren, falls dies erforderlich ist.

In manchen Fällen sollten sie sogar als Gedächtnisstütze dienen, denn es kann vorkommen, dass in einer Vorstandssitzung eine ganze Reihe von Themen behandelt werden, von denen viele spätere Maßnahmen erfordern.

Eine andere Antwort auf die Frage, warum ein Sitzungsprotokoll angefertigt werden sollte, könnte auch darin bestehen, dass es das richtige Dokument ist, um festzulegen, wer was tun wird und wann er die in der Sitzung getroffenen Vereinbarungen erfüllen soll.

Außerdem kann das Protokoll der Sitzung als Ausgangspunkt für künftige Zusammenkünfte dienen.

Andererseits ist diese Art von Dokument für diejenigen nützlich, die bei der Vorstandssitzung nicht anwesend waren, da es ihnen die Möglichkeit gibt, alles zu erfahren, was bei der Versammlung besprochen wurde, und aus zuverlässiger Quelle alle Entscheidungen zu erfahren, die getroffen wurden.

Welches Format hat ein formelles Sitzungsprotokoll?

Obwohl es einige gemischte Informationen über das Format von formellen Sitzungsprotokollen gibt, von denen behauptet wird, dass es kein festes Format gibt, sollten Sie wissen, dass das Geheimnis des Erfolgs bei der Erstellung eines Sitzungsprotokolls genau die Art und Weise ist, in der die Menschen bereit sind, es zu strukturieren.

Deshalb sind die folgenden Punkte bei der Ausarbeitung des Berichts unbedingt zu beachten:

  • Aufruf zur Ordnung. Der Name des Unternehmens und die Art der Sitzung, die abgehalten wird, die sehen müssen, ob es sich um eine wöchentliche Sitzung, monatlich, oder etwas Besonderes mit der Absicht, ein bestimmtes Ziel zu behandeln.
  • Anwesende. Eine Liste der Sitzungsteilnehmer, in der zur Wahrung der Harmonie eine Anwesenheitsliste erstellt werden kann (in der gegebenenfalls die Abwesenden vermerkt werden sollten), die mit dem Sitzungsprotokoll abgelegt werden sollte.
  • Genehmigung des Protokolls. Die Frage, wer das Protokoll genehmigt.
  • Berichte. Informationen, die präsentiert werden müssen.
  • Anträge. Formelle Vorschläge, über die in einer Sitzung abgestimmt wird.
  • Ankündigungen.
  • Vertagungen. Ein formelles Verfahren zur Beendigung der Sitzung.

Welches Format hat das Protokoll einer informellen Sitzung?

Bei informellen Sitzungsprotokollen gibt es noch einige andere Aspekte, die beim Verfassen von Sitzungsprotokollen zu beachten sind.

Die folgenden Aspekte sollten in einem effektiven Sitzungsprotokoll enthalten sein:

  • Informationen zum Vortragenden.
  • Tagesordnung der Sitzung.
  • Diskussion.
  • Schlussfolgerung.
  • Aktionspunkte, Zuständigkeiten und Fristen.

Automatische Transkription von Sitzungsprotokollen

Das Ziel derjenigen, die sich für den Einsatz künstlicher Intelligenz bei der Aufzeichnung von Besprechungsagenden entscheiden, sollte es sein, die Verwaltung von Besprechungen so weit wie möglich zu automatisieren.

Die beste Transkriptionssoftware mit künstlicher Intelligenz hilft Ihnen, dies zu erreichen.

Um sicherzustellen, dass Ihr KI-System ordnungsgemäß und genau funktioniert, müssen Sie seine Fähigkeiten sorgfältig testen, bevor Sie es in einer wichtigen Besprechung oder Konferenz einsetzen.

Der Vorteil der Transkriptionssoftware ist die Zeitersparnis bei der Transkription von Sitzungen, die länger als eine Stunde dauern.

Außerdem ist es manchmal schwierig, den Überblick über alle Vorgänge in einer Besprechung zu behalten. Durch die automatische Aufzeichnung und Transkription wird nichts Wichtiges für das Besprechungsprotokoll vergessen.

Schritte zur Erstellung eines Sitzungsprotokolls

Mit all den Informationen, die wir Ihnen bisher gegeben haben, bleibt es uns überlassen, Ihnen Schritt für Schritt zu erklären, wie man ein Sitzungsprotokoll richtig schreibt.

Das Verfahren ist recht umfangreich und ein wenig anspruchsvoll, daher sollten Sie den einzelnen Punkten, die wir im Folgenden zum Verfassen von Sitzungsprotokollen erläutern werden, besondere Aufmerksamkeit schenken:

Schritt 1: Bereiten Sie im Voraus eine Vorlage vor.

Das Protokoll jeder Sitzung, die Sie abhalten, wird fast dieselben Informationen enthalten. Mit einer einfachen Vorlage für Sitzungsprotokolle haben Sie ein konstantes Format zum einfachen Nachschlagen, in dem die Art der Tagesordnung, das Datum, die Uhrzeit und der Ort der Sitzung vermerkt werden.

Weitere Informationen, die berücksichtigt werden, sind der Name des Vorsitzenden oder Sitzungsleiters sowie der Name des Sekretärs (oder seiner Stellvertreter) und die Liste der anwesenden und abwesenden Personen.

Schritt 2: Bringen Sie ein Notebook oder einen Laptop mit

Es ist wichtig, dass Sie sich beim Verfassen von Sitzungsprotokollen wohlfühlen. Wenn Sie also häufig schreiben müssen, ist es am besten, wenn Sie ein Notizbuch für diesen Zweck haben.

Kombinieren Sie den Aufzeichnungsprozess der Besprechung, damit die Transkription der Besprechung schneller geht.

Schritt 3: Besprechungsnotizen machen

Verteilen Sie dazu die Anwesenheitsliste so, dass jeder seinen Namen und seine persönlichen Daten deutlich und bequem eintragen kann.

Schritt 4: Ausfüllen des größten Teils der Vorlage

Während Sie auf den Beginn der Sitzung warten, müssen Sie den Namen der Organisation, das Datum und den Ort der Sitzung notieren.

Eine weitere interessante Information ist die Art des Treffens, das stattfindet. Es kann sich beispielsweise um eine spezielle Ausschusssitzung, eine Vorstandssitzung, eine wöchentliche Sitzung und andere handeln.

Wenn die Sitzung beginnt, müssen Sie sich die genaue Uhrzeit notieren und aufschreiben.

Schritt 5: Notieren Sie das Ergebnis des ersten Antrags.

Ein wichtiger Schritt für die Erstellung eines Sitzungsprotokolls, da die meisten Sitzungen mit einem Antrag zur Tagesordnung beginnen, der als Beispiel dienen kann.

Falls die Sitzung mit einer anderen Art von Antrag beginnt, vergewissern Sie sich einfach, dass alle relevanten Informationen aufgezeichnet wurden.

Schritt 6: Notieren Sie alle anderen Anträge, die während der Sitzung gestellt werden.

Es ist wichtig, dass Sie bei allen Gesprächen aufmerksam bleiben, da Sie alle Bewegungen aufzeichnen sollten, außer denen, die Ihnen ausdrücklich untersagt wurden.

Jedes Mal, wenn ein neuer Antrag gestellt wird, ist es wichtig, die entsprechenden Informationen zu notieren.

Schritt 7: Hören Sie sich die Berichte an und bitten Sie um Kopien

Jedes Mal, wenn ein Bericht, Newsletter oder ähnliches vorgelesen wird, sollte der Name des Berichts sowie der Name der Person, die ihn vorgelesen hat, notiert werden.

Liegt ein Antrag vor, so ist dieser wie jeder andere Antrag der Vorstandssitzung zu protokollieren. Um sicherzugehen, dass alle Einzelheiten bekannt sind, ist es am praktischsten, am Ende des Treffens um eine Kopie zu bitten.

Schritt 8: Notieren Sie alle getroffenen oder zugewiesenen Maßnahmen.

Um ein ordnungsgemäßes Sitzungsprotokoll zu erstellen, sollte dieser Punkt sowohl Überprüfungen von Maßnahmen, die in einer früheren Sitzung getroffen wurden, als auch neue Maßnahmen enthalten.

Alle verfahrenstechnischen Probleme und Fehler sollten notiert werden. Wenn gegen ein Verfahren Einspruch erhoben wird, sollte der gesamte Einspruch sowie die Grundlage für den Einspruch und die Entscheidung des Vorsitzenden vermerkt werden.

Schritt 9: Falls erforderlich, müssen Sie Zusammenfassungen der Gespräche erstellen.

Offiziell wird im Sitzungsprotokoll alles festgehalten, was getan wurde, nicht was gesagt wurde.

Auf Wunsch können Sie jedoch um bestimmte Pausen bitten, um alles zu notieren, was notiert werden muss.

Schritt 10: Beenden Sie das Treffen

Der letzte Schritt bei der Erstellung von Sitzungsprotokollen besteht darin, den Zeitpunkt des Sitzungsendes zu notieren.

Es ist wichtig, dass Sie daran denken, alle Kopien von Berichten abzuholen oder die zuständige Person daran zu erinnern, Ihnen diese so schnell wie möglich zukommen zu lassen.

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