Carlos-barraza-logo-50

إدارة المخزون في Excel

تعرف على المزيد حول ماهية المخزون ، وما هي أنواعه ، وفوائد إجراء إدارة المخزون في Excel ، وحتى بدائل أكبر منه.
كتبها

جدول المحتويات

إدارة المخزون في Excel
لا تريد القراءة؟
لا تريد القراءة؟

رأي كارلوس -
إدارة المخزون في Excel.

أنا جزء من شركة عائلية تدار منذ ما يقرب من 40 عامًا.

كان العمل بشكل أساسي “يسير كما فعلنا دائمًا”.

وعندما يتعلق الأمر بتطوير وزيادة تحسين الأعمال التجارية الصغيرة ، تبدأ معارك الأسرة الداخلية بأفكار الأجيال الجديدة حول “طرق أفضل للقيام بالأشياء”.

لا يخفى على الشركات العائلية أن بعض أهم معاناتها تتمثل في الأفكار التي نطرحها نحن ، الجيل الثاني ، على الطاولة حتى يتسنى للشركة تغييرها للأفضل.

أو على الأقل ، نحن الجيل الثاني ، نعتقد أن هذه الأفكار للأفضل.

من واقع خبرتي ، سيؤدي التغيير إلى الشعور بعدم الراحة ، خاصة للأجيال الأكبر سنًا ، نظرًا لأنهم يعملون منذ سنوات بالطريقة نفسها ، وقد يستغرق الأمر بعض الوقت للتكيف أو قد يرفضون الأفكار الجديدة ، حتى إذا قدمت توقعات بشأن زيادة الدخل أو الادخار.

كم مرة سمعت ، “إذا لم يتكيف عملك أو يبتكر ، فسوف يتعطل أو يختفي”.

ربما ، مرات عديدة.

إحدى النقاط المؤلمة التي عشتها بالتأكيد في شركة عائلتي هي التحكم في المخزون.

لقد استخدمنا من بطاقات الأداء اليدوية للحفاظ على السيطرة ، للانتقال لاحقًا إلى إدارة المخزون في التفوق.

هل إدارة المخزون في Excel فعالة على المدى الطويل؟

لا أعتقد ذلك ، لكنه كان الحل السريع والمنخفض التكلفة للشركات الصغيرة للتحكم في المخزون.

إذا كنت تبحث عن كيفية القيام بإدارة المخزون الخاص بك في excel ، هنا أنا والفريق أنشأنا هذه المقالة حيث يمكنك التعرف على إدارة المخزون وكيفية إنشاء إدارة المخزون في Excel.

لكني أوصيك أيضًا ، أنه إذا كنت تخطط لرقمنة عملك وتحسين عمليات مراقبة المخزون ، فقم بتحليل استخدام وتنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

اقول لكم اكثر قليلا من تجربتي.

كنت بحاجة إلى حل ساعدني في نظام Point of Sale ، لتتبع المخزون والتحكم فيه بطريقة أسهل ، ولكن أيضًا نظام مرتبط أيضًا بمنصة التجارة الإلكترونية.

لذلك ، قررت هنا في المكسيك استخدام Bind ERP .

كشركة صغيرة ، كان Bind ERP حلاً ميسور التكلفة بدأت في استخدامه.

في غضون أسبوعين فقط ، قمت بإعداد ما يقرب من 170 منتجًا لمتجر الفرع الذي أتولى مسؤوليته ، وفي أسبوع واحد قمت ببناء متجر Shopify لعرض منتجات متجري عبر الإنترنت وعلى وسائل التواصل الاجتماعي.

الآن ، في كل مرة أتلقى فيها مخزونًا جديدًا ، أو أقوم بعملية بيع أو أغير سعر أحد المنتجات ، يتم تحديث نظام تخطيط موارد المؤسسات تلقائيًا وكذلك على Shopify و Facebook Shop.

بصفتك شركة صغيرة ، توجد بالفعل حلول ERP ميسورة التكلفة يمكن أن تساعدك في الحصول على عمليات الدمج هذه وتساعدك على توفير الوقت في تحديث جداول بيانات Excel الخاصة بك في كل مرة تقوم فيها بعملية بيع ، أو أيضًا لتوفير الوقت عند تحميل المنتجات وإدارتها على جهازك الإلكتروني. -متجر التجارة.

لذلك أوصي ، إذا كنت تفضل الاستمرار في توفير التكاليف والاستمرار في استخدام برنامج Excel ، فقم بإنشاء قالب المخزون الخاص بك.

ولكن إذا كنت مثلي ، فهذا بالإضافة إلى إدارة عملك محليًا ، وتريد أيضًا أن يكون لديك منصة تجارة إلكترونية تساعدك على رقمنة عملك ، فانتقل إلى أنظمة تخطيط موارد المؤسسات مثل BindERP (إذا كنت من أمريكا اللاتينية) و Odoo & Quickbooks التي لديها أيضًا تكامل مع WooCommerce و Shopify.

ما هو الجرد ؟

لقد سمعنا جميعًا عن قوائم الجرد في Excel.

وفي الوقت الحاضر ، يبدو أن كل من لا يتعلم كيفية استخدام هذا البرنامج قد تخلف عن الركب.

لن نتحدث فقط عن مراقبة المخزون في Excel ، إذا قررت مواصلة القراءة ، فستعرف ما هو المخزون ، وما هي أنواعه ، وفوائد حمله في البرنامج ، وحتى البديل الرائع.

يتكون مخزون الشركة من موادها الخام ومنتجاتها قيد التشغيل والإمدادات التي تستخدمها لتنفيذ عملياتها والمنتجات التي تم الانتهاء منها بالفعل.

يمكن التعرف على شيء أساسي مثل زجاجة منظف الزجاج المستخدمة كجزء من برنامج صيانة المبنى ، أو شيء أكثر تعقيدًا ، مثل مزيج المواد الخام والتجمعات الفرعية في عملية التصنيع ، كمخزون.

يمكن أن يكون لحمل المخزون تأثير إيجابي على الشركة لأنه يمنحها مرونة تشغيلية ، مما يسمح لها بالإنتاج بمعدل مختلف عن الشراء ، مما يؤدي بها إلى إصدار أوامر بكميات أكبر.

لماذا تعتبر قوائم الجرد التجارية مهمة؟

تأتي أهمية قوائم الجرد الخاضعة للرقابة داخل الشركة ، والمراقبة والمرتبطة ، من الحاجة إلى القدرة على التوزيع المناسب وتزويد المواد المتاحة.

بغض النظر عن كيفية تصنيف هذا الأخير.

قد تعتقد أنه ليس من الضروري إجراء جرد لنوع عملك ، ولكن الحقيقة هي أنها مصممة لمساعدة الشركات الصغيرة أو المتوسطة أو الكبيرة.

وهذا سيجعلهم يتحكمون بشكل كامل في بضائعهم ، أو يولدون تقارير عن الوضع الاقتصادي للشركة.

يجب أن يؤخذ في الاعتبار دائمًا أنه في حالة عدم وجود مخزون ، يمكن أن يتسبب ذلك في توقف الشركة عن الإنتاج إذا لم يكن لديها ما هو ضروري لتزويدها.

وإذا لم تحسب ، فلن تعرف أبدًا.

من اللحظة التي يمكنك فيها معرفة ما إذا كان لديك المواد الخام للعمل معها ، أو إبلاغ العميل إذا كان لديك منتج متوفر ، فمن الأهمية بمكان الاحتفاظ بالمخزونات.

بعد كل شيء ، فإن الطلب في منطقة العمل لا يقتصر فقط على الاحتفاظ بكل شيء في مكانه ، ولكن أيضًا يتم احتسابه.

أنواع قوائم الجرد.

يميل تصنيف قوائم الجرد إلى أن يكون شديد التنوع وهناك وجهات نظر مختلفة ، أعرب عنها مؤلفون مختلفون عبر التاريخ ، تساعدنا في توضيح أنواع قوائم الجرد حقًا.

قوائم الجرد بالشكل.

تتكون هذه من جميع المواد المستخدمة في تصنيع المنتجات. من المهم أن نفهم أنه في هذه المرحلة يتم فقط احتساب أولئك الذين لم يتلقوا أي نوع من التلاعب أو المعالجة.

تتكون هذه من جميع تلك السلع التي تم الحصول عليها من قبل الشركات الصناعية أو الصناعية والتي هي في طور التصنيع. يتم القياس من خلال كمية المواد والعمالة ومصروفات التصنيع المطبقة في تاريخ الإغلاق.

هذه هي السلع التي تم الحصول عليها من قبل الشركات الصناعية أو الصناعية وتم تحويلها بالفعل ليتم بيعها كمنتجات تامة الصنع.

هذه هي المواد التي يتم تصنيع المنتجات بها ، ولكن لا يمكن تأهيلها بشكل دقيق. على سبيل المثال ، الطلاء وورق الصنفرة ومواد التشحيم وغيرها.

تتكون من تلك البضائع التي تنتمي إلى الشركات التجارية أو التجارية ، والتي يتم شراؤها لبيعها دون أي تعديل. إنه حساب واحد للسلع المتاحة للبيع.

قوائم الجرد حسب الوظيفة.

يتم تنفيذ ذلك بطريقة تعوض مخاطر التوقف غير المخطط لها في الإنتاج. كما أنها تعمل كدالة للزيادات غير المتوقعة في طلب العملاء.

هذا هو المطلوب بين عمليتين أو عمليتين متجاورتين ، حيث لا تتم مزامنة معدلات إنتاجهما. هذا ما يعطي كل عملية القدرة على العمل كما هو مخطط لها.

يتكون هذا من تلك المواد التي تتقدم في سلسلة القيمة. وهي تتألف من تلك العناصر التي تم طلبها بالفعل ولكن لم يتم استلامها بعد.

يتم أخذ هذا النوع من المخزون في الاعتبار من خلال عدد الوحدات المنتجة أو المشتراة ، من أجل تقليل التكاليف لكل وحدة شراء أو زيادة كفاءة الإنتاج.

يتراكم عندما تنتج الشركة أكثر من المتطلبات الفورية خلال تلك الفترات ذات الطلب المنخفض ، من أجل أن تكون قادرة على تلبية الاحتياجات ذات الطلب المرتفع.

من وجهة نظر منطقية.

يشير هذا إلى المخزونات التي يتم نقلها بين مستويات قناة التوريد. الأنواع الأخرى من المخزونات التي يمكن اعتبارها قوائم جرد لخطوط الأنابيب هي مخزونات العمل في العملية ضمن عمليات التصنيع.

يتم الحصول على المواد الخام ، مثل الذهب والفضة والنحاس ، للمضاربة على الأسعار ولتلبية متطلبات العملية. يتم تنفيذ هذه تحسبًا للمبيعات الموسمية.

يصبح هذا النوع من المخزون ضروريًا عند السعي لتلبية متوسط الطلب على مدى فترة تجديدات متتالية.

هذا نوع من المخزون يمكن إنشاؤه لحماية التباين في طلب المخزون وإجمالي وقت التزويد.

هي تلك المخزونات التي يتم الاحتفاظ بها عند الاحتفاظ بشيء ما لفترة طويلة ، أو تدهوره ، أو انتهاء صلاحيته ، أو ضياعه ، أو اعتباره مسروقًا أو سلبًا.

إدارة المخزون في Excel.

عندما نتحدث عن Excel ، فإننا نشير إلى برنامج كمبيوتر تم تطويره بواسطة Microsoft ، والذي ينتمي إلى حزمة Office (مجموعة Office حيث يمكنك العثور على بعض البرامج الأخرى المفيدة للغاية مثل PowerPoint و Word الشهير).

يختلف Excel عن جميع برامج Office الأخرى لأنه يسمح لك بالعمل مع البيانات الرقمية.

باستخدام هذه الأرقام ، يمكنك إجراء حسابات حسابية أساسية ، وكذلك تطبيق وظائف رياضية أكثر تعقيدًا.

بل ومن الممكن استخدام وظائف إحصائية مختلفة.

تأتي الشعبية الكبيرة لبرنامج Excel من حقيقة أنه يسهل جميع الأعمال المتعلقة بالأرقام ، لأنه يسمح أيضًا بتحليل هذه البيانات بسرعة وسهولة. يؤدي هذا إلى إنشاء تقارير مثل الرسوم البيانية أو الجداول المحورية.

فئة برامج الكمبيوتر التي نجد فيها Excel هي أحد جداول البيانات.

تم تطويرها في عام 1960 بهدف محاكاة أوراق عمل المحاسبة الورقية ، والتي من شأنها أن تساعد في أتمتة العمل المحاسبي.

مع مرور الوقت ، يمكننا أن نرى كيف استبدلت جداول البيانات الإلكترونية أنظمة المحاسبة الورقية.

وعلى الرغم من أنها تم إنشاؤها في الأصل مع وضع المهام المحاسبية في الاعتبار ، إلا أن لديها اليوم تطبيقات لا حصر لها ، كما هو الحال في قوائم الجرد في Excel.

ما هي الحاجة إلى قوائم الجرد في Excel؟

تم منح التحكم في المخزون في Excel تحت الحاجة إلى أتمتة العمليات التي كانت تُحمل يدويًا في السابق ، وحيث يمكنك ملء الكتب ودفاتر البيانات التي قد تقلل في النهاية من استخدام الوقت.

لم يكن الأمر كذلك حتى أدركنا أنه من خلال بضع نقرات ، يمكننا الاستعلام عن أي بيانات قمنا بتخزينها في المخزون.

ثم بدأنا نفهم أنه يمكن استخدام Excel بأكثر مما تم بيعه لنا في الأصل.

من أكثر الأدوات المفيدة استخدام المرشحات.

حيث يمكنك أن تطلب من البرنامج أن يظهر لك فقط البيانات المخزنة تحت خاصية معينة.

مثل ، على سبيل المثال ، البضائع التي تم شحنها بالفعل وتريد فقط عرضها بسرعة.

في الماضي ، ربما اعتقد الكثير من الناس أن أهم متطلب يجب مراعاته لمنصب مهم في الشركة ، بغض النظر عما إذا كانت خاصة أو عامة ، هو اللغة الإنجليزية.

ولكن اليوم ، فإن معرفة كيفية عمل Excel لا تقل أهمية عن مسؤولي التوظيف.

يمكن اعتبار الشخص الذي يعرف كيفية إتقان Excel للأماكن ذات الأهمية الحيوية حيث تحتاج إلى تسجيل البيانات من أي نوع من مخزون الشركة بغض النظر عن حجمها.

ولا يبدو أن هذا البرنامج سيكون في آخر مراحله قريبًا.

مزايا إدارة المخزون في Excel.

أنها تساعد على تجنب المخزون.

أي أنه سيساعدنا على تجنب نفاد الموارد الأساسية التي نحتاجها لتطوير نشاطنا. على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى السكر في أعمال الكيك ، فستعرف متى سيكون من الضروري الحصول على المزيد.

ستكون قادرًا على إعداد الترقيات.

قد تجد ، من بين منتجاتك أو مراجعك ، أن هناك كمية كبيرة من منتج معين على وشك الانتهاء ، أو أنه عنصر موسمي ولن يكون مطلوبًا من قبل العملاء قريبًا. بهذه الطريقة ستعرف متى حان الوقت للقيام بعمل ترويجي يساعدك على التخلص منها.

ستعرف قيمة السهم.

تتمثل إحدى المزايا الرئيسية لقوائم جرد Excel في أنها تتيح لك معرفة قيمة مجموع جميع مخزوناتك.

ستكون قادرًا على اكتشاف المواد التي انتهت صلاحيتها أو في حالة سيئة.

إذا قمت بإجراء جرد كامل بمساعدة هذا البرنامج ، فيمكنك دائمًا أن تكون على دراية بتلك المواد التي تنتهي صلاحيتها ، أو ببساطة حساب ما تم إتلافه.

إنه أكثر من برنامج كامل لإجراء عمليات الجرد.

يتفق العديد من المحترفين في الوقت الحاضر على وجوب تدريس برنامج Excel في المدارس ، لأنه ضروري لعمليات أكثر مما نتخيل. ومع ذلك ، في مجال المخزون ، فهي واحدة من أفضل الأدوات المتاحة.

عيوب إدارة المخزون في Excel.

عدم معرفة البرنامج.

نعلم جميعًا أن أهم عنصر في أي مؤسسة هو المعلومات. ولكن عندما لا يكون لدينا شخص متخصص في هذه الأداة ، يمكن إعاقة هذه العملية الحيوية للشركة.

نقص الحماية.

هذا برنامج قابل للتعديل دون أن يكون قادرًا على اكتشاف التغيير بطريقة بسيطة ، وهذا هو السبب وراء تأكيد العديد من المشكلات الأمنية. بصرف النظر عن حقيقة أنه يمكن سرقة كل هذه المعلومات بنسخها ولصقها في ملف الكمبيوتر.

فقدان المعلومات.

هل تساءلت يومًا ما الذي سيحدث إذا تعطل البرنامج ، فستفقد جميع المعلومات؟ وغالبًا ما يتم رؤيتها عندما تكون قيد الاستخدام ، ولا يتم حفظ أي شيء ، ويحدث إغلاق غير متوقع مخيف. أو انقطاع التيار الكهربائي عن الجهاز حيث يتم تشغيله.

ليس لديك معلومات في الوقت الحقيقي.

هذا يعني أنه لن يكون لديك وصول في كل مكان إلى المعلومات التفصيلية حول المبيعات أو العناصر أو البضائع ، حتى تقوم بإجراء تحديث واستعلام. يكون الأمر أسوأ عندما يتعلق الأمر بالحفاظ على السجلات في أكثر من فرع.

فيديو حول كيفية إنشاء إدارة المخزون في Excel.

أفضل الطرق لبدء بناء نظام إدارة المخزون الخاص بك في Excel هي المتابعة من خلال المشاهدة.

في الفيديو التالي ، يمكنك معرفة كيفية إنشاء نظام إدارة مخزون في Excel من البداية باستخدام VBA.

مواقع الويب مع قوالب Excel لإدارة المخزون.

أو إذا كان ما تبحث عنه هو حل تم تقديمه بالفعل ، فهناك بعض القوالب التي يمكن أن تساعدك.

فيما يلي بعض المواقع الإلكترونية المتاحة التي تحتوي على قوالب إكسل لإدارة المخزون.

بدائل لإدارة المخزون في Excel.

كما ذكرنا سابقًا ، هناك بدائل أخرى غير استخدام إدارة المخزون في Excel.

تساعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أيضًا في الحفاظ على التحكم في المخزون.

هناك شركات مختلفة تقدم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

يعد Odoo أحد أشهر أنظمة ERP مفتوحة المصدر.

باستخدام Odoo ، يمكنك تحديد الوحدات التي تحتاجها لعملك ، بما في ذلك أيضًا إدارة المخزون.

خيار آخر هو Quickbooks ، والذي يستهدف أيضًا الشركات الصغيرة.

كل من هذه المنصات لديها تكامل مع منصات التجارة الإلكترونية مثل Shopify و Woocommerce.

بالإضافة إلى ذلك ، تتخصص شركات مثل Bechtle في تنفيذ Microsoft Dynamics ERP .

MarketMan مطعم إدارة الجرد.

لا يجب أن يكون التعامل مع مخزون المطعم أمرًا معقدًا.

حيث أن المطاعم لديها قوائم جرد تتغير باستمرار بسبب طبيعتها. يمكن أن تساعد الإدارة السليمة لها في تحسينها وتعظيم الاستفادة منها.

MarketMan هو برنامج لإدارة مخزون المطاعم يمكنه دعم عملية الإدارة الهامة هذه.

يمكنك العثور هنا على قالب صحيفة جرد مطعم مجاني يمكن أن يساعدك في البدء في تنظيم أصولك المهمة.

إدارة المخزون QuickBooks.

إدارة المخزون Odoo.

ربط تخطيط موارد المؤسسات كبديل لإدارة المخزون للمكسيك وشركات أمريكا اللاتينية.

عندما نتحدث عن Bind ERP فإننا نتحدث عن نظام إدارة الكل في واحد.

هذا يعني أن لديها وحدات يتم استخدامها لإدارة المخزون والشراء والمبيعات والتمويل وإعداد التقارير عن الشركة في كل واحدة من خططها.

يمكن توظيف هذا باستخدام خطط مختلفة ، والتي من أجلها تستأجره ، سيكون لديك وحدة محاسبة إلكترونية قوية ، ووحدة مشروع فعالة ، وأيضًا الكثير من الوظائف الإضافية التي ستجعلك ترى مدى فائدة هذا النظام الذي يعمل كبديل إلى قوائم الجرد في Excel.

نعلم جميعًا أن مناهج برامج الجرد عادةً ما تكون متنوعة ، لذا فإن بعضها لا يناسب احتياجات كل شخص.

ومع ذلك ، في هذه الحالة ، يمكنك التأكد من أن هذا سيركز على جوانب إدارة الشركة الصغيرة والمتوسطة ، كما هو الحال في المشتريات والمبيعات والمحاسبة ، من بين أمور أخرى.

هناك نقطة أخرى تثير القلق عادةً بشأن هذا النوع من البرامج وهي حقيقة أنها تعمل أيضًا من خلال التكامل مع البرامج الأخرى.

بما أنه ، في عالم تكنولوجي كما هو اليوم ، فإن ما لا يتكيف هو قليل الفائدة بالنسبة لنا.

إذا كنت مهتمًا بمعرفة مدى جودتها بهذا المعنى ، فيجب أن تأخذ في الاعتبار أن Bind ERP لديها Zapier ، وهو حليف كبير من حيث أتمتة العمليات ، وهذا يجعل من الممكن التكامل مع أكثر من 1000 تطبيق دون الحاجة إلى لتثبيته.

تدار أسعار Bind ERP ضمن خطط ربع سنوية وسنوية مختلفة تعتمد على مراحل الحياة المختلفة للشركة ، وكذلك الاحتياجات التي يمكن رؤيتها في كل منها.

أفضل ما في الأمر هو أنه بالنسبة لأولئك العملاء الذين يحتاجون إلى مزيد من الاهتمام الشخصي ، فإن لديهم إمكانية التعاقد على حزم إضافية تفي بالاحتياجات التي لم يتم التفكير فيها في وقت استخدام الخطة القياسية.

لذلك ، يمكننا الآن أن نقول أن النطاق السعري للخطط المختلفة يتراوح من 3840.00 بيزو مكسيكي بالإضافة إلى ضريبة القيمة المضافة (الخطة + طلب الاشتراك السنوي) إلى 16200.00 دولارًا أمريكيًا بالإضافة إلى ضريبة القيمة المضافة (الخطة + النمو في الاشتراك السنوي).

هل يتكيف مع الميزانية التي لديك لهذه المهمة في شركتك؟

أفضل شيء في كل هذا هو أننا لا نتحدث فقط عن نظام أساسي كامل ، ولكنه أيضًا سهل الاستخدام للغاية. على الرغم من أنه يحتوي على الكثير من الوظائف ، إلا أن إدارة كل ما يقدمه لك لن تكون مهمة معقدة. خاصة إذا كنت قد تفاعلت مع أشخاص مشابهين من قبل.

في حال لم تكن قوائم جرد Excel هي الشيء الذي تفضله ، أو إذا كنت تريد الابتكار بشيء مختلف ، يمكنك تجربة استخدام هذا البديل.

نؤكد لك أنه سيحتوي على كل ما تحتاجه لتتبع أعمالك وأكثر من ذلك بقليل.

المزيد حول الأعمال الرقمية .