Cómo Funciona Onfly en la Gestión de Viajes Corporativos
Escrito por
- Redaction Team
- Emprendimiento, Trabajo a distancia
Onfly es una plataforma digital desarrollada para transformar la gestión de viajes corporativos, simplificando cada paso del proceso, desde la reserva hasta la rendición de cuentas. A través de su interfaz intuitiva y características avanzadas, Onfly ofrece una solución eficiente, integrada y fácil de usar para empresas de todos los tamaños. A continuación, explicamos cómo funciona la plataforma para facilitar la gestión de viajes de negocios.
1. Registro y Configuración Inicial de la Empresa
Al adoptar Onfly, el primer paso es registrar su empresa en la plataforma. En este momento, puede personalizar configuraciones específicas que se adapten a las necesidades de su negocio, como políticas internas de viajes, presupuestos de viajes y preferencias de proveedores (por ejemplo, aerolíneas, cadenas de hoteles y opciones de transporte). La plataforma le permite configurar diferentes reglas para cada departamento o tipo de viaje, asegurando que se sigan correctamente todos los parámetros.
Cómo funciona: Después del registro, los administradores de la empresa pueden ajustar las preferencias y las reglas de viaje para alinearlas con los objetivos y necesidades de la organización, como límites de gasto, tipos de transporte permitidos, y más.
2. Reserva de Viajes (Vuelo, Hotel y Transporte)
Onfly proporciona una interfaz centralizada para que los empleados realicen reservas de viajes corporativos de manera rápida y sencilla. El sistema reúne opciones de vuelos, hoteles y transporte terrestre, lo que permite a los empleados hacer todas sus reservas en un solo lugar.
Cómo funciona:
- Vuelos: La plataforma ofrece opciones de vuelos de varias aerolíneas, con la posibilidad de aplicar filtros de precio, horarios y duración.
- Alojamiento: Onfly permite buscar hoteles, considerando tanto el costo como la proximidad a eventos o lugares de trabajo.
- Transporte: La plataforma también integra opciones de transporte terrestre, como alquiler de coches o servicios de taxi y conductores privados.
Los empleados pueden elegir las opciones que satisfacen sus necesidades, respetando las directrices de la empresa. Si una reserva excede el límite establecido por la política de viajes, Onfly generará automáticamente una alerta o la reserva quedará pendiente de aprobación.
3. Aprobación de Viajes
Onfly ofrece un sistema de aprobación de viajes, que garantiza que todos los viajes corporativos sigan las políticas de la empresa. Dependiendo de la configuración, el proceso de aprobación puede ser automático o manual, según el costo y la naturaleza del viaje.
Cómo funciona:
- Para los viajes dentro de los límites predefinidos, la plataforma puede aprobar automáticamente la reserva.
- Para los viajes que superan el presupuesto o implican otros criterios especiales, el administrador o gerente deberá revisar y aprobar manualmente la solicitud.
Este proceso garantiza que la empresa mantenga control total sobre los costos y cumpla con las directrices internas.
4. Gestión de Presupuesto y Control de Costos
Una de las funciones más poderosas de Onfly es el control de presupuesto y costos. La plataforma permite a las empresas realizar un seguimiento de los gastos de viaje en tiempo real, asegurando que los empleados sigan los parámetros establecidos. El sistema genera informes detallados sobre cada viaje, permitiendo verificar todos los gastos, incluidos vuelos, alojamiento, comidas y transporte.
Cómo funciona:
- Los gestores pueden definir presupuestos para diferentes tipos de viajes o departamentos.
- Onfly actualiza el estado del presupuesto en tiempo real, lo que permite a los administradores monitorear cuánto se ha gastado hasta el momento.
- Se generan informes automáticos que detallan todos los gastos relacionados con cada viaje.
Esto facilita el mantenimiento del control financiero y garantiza que la empresa evite gastos imprevistos o excesivos.
5. Informes y Análisis Avanzados
Después de los viajes, Onfly genera informes detallados y análisis sobre todos los viajes corporativos realizados. Estos informes proporcionan información valiosa sobre el comportamiento de los viajes del equipo, como el costo promedio por viaje, las opciones de transporte y alojamiento más elegidas, y el cumplimiento de las políticas de viaje.
Cómo funciona:
- Onfly ofrece análisis en tiempo real, lo que permite a los gestores ver el rendimiento general de los viajes.
- Los informes personalizables permiten que las empresas extraigan información específica para optimizar la gestión de viajes, identificar patrones de gasto y encontrar oportunidades de ahorro.
Estos análisis pueden exportarse a herramientas externas o visualizarse directamente en la plataforma para facilitar la toma de decisiones estratégicas.
6. Soporte 24/7 Durante el Viaje
Una de las ventajas de usar Onfly es el soporte continuo que la plataforma ofrece a los empleados durante su viaje. Si surge algún inconveniente, como un cambio de vuelo, problemas con el alojamiento o modificaciones en las reservas, los usuarios pueden contar con el soporte de Onfly en cualquier momento.
Cómo funciona:
- El soporte es accesible directamente a través de la plataforma, lo que permite a los empleados solicitar ayuda de manera ágil.
- La atención es proporcionada por un equipo especializado, lo que garantiza que los problemas se resuelvan rápidamente, sin afectar la productividad del empleado o el viaje corporativo.
7. Integración con Sistemas de Recursos Humanos y Financieros
Onfly también puede integrarse con los sistemas de recursos humanos y financieros de la empresa, facilitando el proceso de reembolso y rendición de cuentas. Los gastos de viaje pueden importarse automáticamente al sistema de contabilidad o gestión de gastos de la empresa, lo que hace que el proceso sea más rápido y eficiente.
Cómo funciona:
- Una vez que los viajes se han completado, la información de los gastos se puede sincronizar automáticamente con el sistema financiero, facilitando los reembolsos a los empleados.
- Esto también garantiza que todos los datos estén debidamente registrados y accesibles para auditorías o informes fiscales.
Conclusión
Onfly es una plataforma inteligente y potente que facilita todos los aspectos de la gestión de viajes corporativos, proporcionando eficiencia, control de costos y transparencia. Desde la reserva hasta el análisis posterior al viaje, la plataforma automatiza procesos, ahorra tiempo y garantiza que su empresa tenga visibilidad total sobre los viajes de negocios. Con Onfly, su empresa puede transformar la manera en que gestiona los viajes corporativos, haciendo que el proceso sea más ágil, simple y alineado con los objetivos corporativos.
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