Управление запасами в Excel

Узнайте больше о том, что такое инвентаризация, каковы ее виды, преимущества ведения инвентаризации в Excel и еще больше ее альтернатив.
Написано
Не хочешь почитать?
Послушать статью

Мнение Карлоса -
Управление запасами в Excel.

Я являюсь частью семейного бизнеса, который существует уже почти 40 лет.

Бизнес в основном “работает так, как мы всегда работали”.

И когда речь идет о развитии и дальнейшем совершенствовании малого бизнеса, внутренние семейные бои начинаются с идей новых поколений о “лучших способах ведения дел”.

Не секрет, что в семейном бизнесе одними из главных проблем являются идеи, которые мы, второе поколение, привносим в бизнес, чтобы он изменился к лучшему.

Или, по крайней мере, мы, второе поколение, считаем, что эти идеи к лучшему.

По моему опыту, перемены вызовут дискомфорт, особенно у старшего поколения, поскольку они годами работали по старинке, и им может потребоваться некоторое время на адаптацию, или они могут даже отказаться от новых идей, даже если вы дадите прогнозы по увеличению доходов или экономии.

Сколько раз вы слышали: “Если ваш бизнес не будет адаптироваться или внедрять инновации, он застрянет или исчезнет”.

Наверное, много раз.

Одна из болевых точек, в которой я убедился в собственном семейном бизнесе, – это контроль товарных запасов.

Мы использовали ручные оценочные листы для контроля, а затем перешли к управлению запасами в excel.

Является ли управление запасами в excel эффективным в долгосрочной перспективе?

Я так не думаю, но это было быстрое и недорогое решение для малого бизнеса, чтобы иметь контроль над запасами.

Если вы ищете, как сделать управление запасами в excel, мы с командой создали эту статью, в которой вы можете узнать об управлении запасами и о том, как создать управление запасами в excel.

Но я бы также рекомендовал вам, если вы планируете оцифровать свой бизнес и улучшить процессы управления запасами, проанализировать использование и внедрение ERP-системы.

Расскажу еще немного о своем опыте.

Мне нужно было решение, которое помогло бы мне с системой Point of Sale, чтобы легче было отслеживать и контролировать запасы, но также и система, которая была бы подключена к платформе электронной коммерции.

Поэтому здесь, в Мексике, я решил использовать Bind ERP.

Для меня, как малого предприятия, Bind ERP была доступным решением, которое я начал использовать.

Всего за 2 недели я настроил все почти 170 товаров филиала магазина, за который я отвечаю, и за одну неделю я создал магазин Shopify для демонстрации товаров моего магазина онлайн и в социальных сетях.

Теперь каждый раз, когда я получаю новые запасы, делаю продажу или изменяю цену продукта, система ERP автоматически обновляется и на Shopify и Facebook Shop.

Для малого бизнеса уже существуют доступные ERP-решения, которые могут помочь вам получить такую интеграцию и сэкономить время на обновлении таблиц Excel при каждой продаже, а также сэкономить время на загрузке и управлении продуктами в вашем магазине электронной коммерции.

Поэтому я бы рекомендовал, если вы предпочитаете экономить на расходах и продолжать использовать excel, создать свой шаблон инвентаризации.

Но если вы, как и я, помимо управления бизнесом на местном уровне, хотите иметь платформу электронной коммерции, которая поможет вам в цифровизации вашего бизнеса, то выбирайте ERP-системы, такие как BindERP (если вы из Латинской Америки), Odoo & Quickbooks, которые также имеют интеграцию с WooCommerce и Shopify.

Что такое инвентаризация?

Все мы слышали об инвентаризации в Excel.

И сегодня кажется, что тот, кто не научился пользоваться этим программным обеспечением, остается позади.

Мы поговорим не только об инвентаризации в Excel, если вы решите продолжить чтение, то узнаете, что такое инвентаризация, какие бывают ее виды, преимущества ведения ее в программе и даже отличную альтернативу.

Запасы компании состоят из сырья, продукции в процессе производства, материалов, которые она использует для осуществления своей деятельности, и уже готовой продукции.

Что-то элементарное, как бутылка стеклоочистителя, используемая в рамках программы обслуживания здания, или что-то гораздо более сложное, например, сочетание сырья и узлов в процессе производства, может быть признано в качестве запасов.

Наличие запасов может оказать положительное влияние на компанию, поскольку это дает ей операционную гибкость, позволяя производить продукцию с темпами, отличными от темпов закупок, что позволяет выдавать заказы большего объема.

Почему важны инвентаризации в бизнесе?

Важность контролируемых запасов внутри компании, отслеживаемых и упорядоченных, обусловлена необходимостью иметь возможность адекватно распределять и поставлять имеющиеся материалы.

Независимо от того, как последние могут быть классифицированы.

Вы можете думать, что нет необходимости проводить инвентаризацию для вашего типа бизнеса, но на самом деле они предназначены для помощи малым, средним или крупным компаниям.

И именно это позволит им иметь полный контроль над своим товаром или генерировать отчеты об экономическом положении бизнеса.

Всегда следует помнить, что в случае отсутствия инвентаризации это может привести к остановке производства, если у компании нет того, что необходимо для поставок.

И если вы не будете считать, вы никогда не узнаете.

С того момента, когда вы можете узнать, есть ли у вас сырье для работы, или сообщить клиенту о наличии товара, жизненно важно вести складские запасы.

В конце концов, порядок в рабочей зоне – это не только хранение всего на своих местах, но и учет.

Виды инвентаризаций.

Классификация инвентаризаций, как правило, очень разнообразна, и существуют различные точки зрения, которые высказывались разными авторами на протяжении всей истории, которые помогают нам прояснить, что же на самом деле представляют собой виды инвентаризаций.

Инвентаризация по форме.

Они состоят из всех материалов, используемых для производства продукции. Важно понимать, что на данном этапе учитываются только те, которые не подвергались каким-либо манипуляциям или обработке.

Они состоят из всех товаров, приобретенных производственными или промышленными компаниями и находящихся в процессе производства. Количественная оценка производится по количеству материалов, труда и производственных затрат, примененных на дату закрытия.

Это те товары, которые были приобретены производственными или промышленными компаниями и уже преобразованы для продажи в качестве готовой продукции.

Это те материалы, из которых изготавливается продукция, но которые не могут быть квалифицированы точным образом. Например, краска, наждачная бумага, смазочные материалы и др.

Он состоит из товаров, принадлежащих компаниям, коммерческим или торговым, которые покупаются для продажи без каких-либо изменений. Это единый счет для товаров, имеющихся в наличии для продажи.

Запасы по функциям.

Это осуществляется таким образом, чтобы компенсировать риски незапланированных простоев на производстве. Она также служит функцией неожиданного увеличения спроса со стороны клиентов.

Это то, что требуется между двумя смежными операциями или процессами, где их производственные темпы не синхронизированы. Именно это дает возможность каждому из процессов функционировать в соответствии с планом.

Она состоит из тех материалов, которые продвигаются вверх по цепочке создания стоимости. Он состоит из тех предметов, которые уже заказаны, но еще не получены.

Этот вид запасов учитывается по количеству произведенных или закупленных единиц, чтобы снизить затраты на единицу закупки или повысить эффективность производства.

Она накапливается, когда компания производит больше, чем требуется в ближайшие периоды низкого спроса, чтобы иметь возможность удовлетворить высокий спрос.

С логической точки зрения.

Это относится к запасам, находящимся в пути между уровнями канала поставок. Другими видами запасов, которые могут рассматриваться как запасы трубопровода, являются запасы незавершенного производства в рамках производственных операций.

Сырье, такое как золото, серебро и медь, приобретается как для спекуляции ценами, так и для удовлетворения потребностей производства. Они проводятся в преддверии сезонных распродаж.

Этот тип запасов становится необходимым при стремлении удовлетворить средний спрос в течение периода последовательных пополнений.

Это тип запасов, который может быть создан для защиты изменчивости спроса на запасы и общего времени пополнения запасов.

Это те инвентаризации, которые проводятся, когда что-то хранится в течение длительного времени, портится, истекает срок годности, теряется или считается украденным или унесенным.

Управление запасами в Excel.

Говоря об Excel, мы имеем в виду компьютерную программу, разработанную компанией Microsoft и входящую в пакет Office (офисный пакет, в котором вы можете найти и другие очень полезные программы, такие как PowerPoint и знаменитый Word).

Excel отличается от всех других офисных программ тем, что позволяет работать с числовыми данными.

С помощью этих чисел можно выполнять основные арифметические вычисления, а также применять более сложные математические функции.

И даже можно использовать различные статистические функции.

Большая популярность Excel обусловлена тем, что он облегчает всю работу, связанную с цифрами, поскольку позволяет быстро и легко анализировать эти данные. Это приводит к созданию отчетов, таких как графики или таблицы pivot.

Категория компьютерных программ, в которой мы находим Excel, – это категория электронных таблиц.

Они были разработаны в 1960 году с целью имитации бумажных бухгалтерских листов, что помогло бы автоматизировать бухгалтерскую работу.

С течением времени мы видим, как электронные таблицы вытесняют бумажные системы бухгалтерского учета.

И хотя изначально они были созданы для решения бухгалтерских задач, сегодня они имеют бесчисленное множество применений, как, например, инвентаризация в Excel.

Зачем нужны инвентаризации в Excel?

Контроль запасов в Excel был дан под необходимость автоматизировать процессы, которые раньше выполнялись вручную, и где можно было заполнить книги и книги данных, что, в конечном счете, могло сократить использование времени.

И только потом мы поняли, что с помощью пары щелчков мыши можно запросить любые данные, хранящиеся в инвентаре.

Затем мы начали понимать, что Excel можно использовать не только для того, что нам изначально продали.

Еще одним из наиболее полезных инструментов является применение фильтров.

Где вы можете попросить программу показать вам только те данные, которые хранятся под определенной характеристикой.

Например, товары, которые уже отправлены, и вы хотите только быстро просмотреть их.

В прошлом многие люди, возможно, считали, что самым важным требованием для того, чтобы претендовать на важную должность в компании, независимо от того, частная она или государственная, был английский язык.

Но сегодня знание того, как работает Excel, не менее важно для рекрутеров.

Человек, владеющий Excel, может рассматриваться на жизненно важные места, где необходимо регистрировать данные любого вида инвентаризации компании, какой бы большой она ни была.

И не похоже, что эта программа скоро будет на последнем издыхании.

Преимущества управления запасами в Excel.

Они помогают избежать перебоев с запасами.

То есть это поможет нам избежать нехватки основных ресурсов, необходимых для развития нашей деятельности. Например, если вам нужен сахар для вашего кондитерского бизнеса, вы будете знать, когда нужно будет купить больше.

Вы сможете готовить рекламные акции.

Может случиться так, что среди ваших товаров или ссылок вы обнаружите большое количество определенного продукта, срок годности которого истекает, или что это сезонный товар, который скоро перестанет пользоваться спросом у покупателей. Таким образом, вы будете знать, когда наступит время провести рекламную акцию, которая поможет вам избавиться от них.

Вы будете знать стоимость акций.

Одно из главных преимуществ инвентаризации в Excel заключается в том, что она позволяет узнать стоимость суммы всех ваших запасов.

Вы сможете обнаружить материал с истекшим сроком годности или в плохом состоянии.

Если вы проведете полную инвентаризацию с помощью этой программы, вы всегда сможете быть в курсе того, что у материала истекает срок годности, или просто учесть то, что было повреждено.

Это более чем полная программа для проведения инвентаризации.

Сегодня многие специалисты согласны с тем, что Excel необходимо преподавать в школах, поскольку он жизненно важен для большего количества процессов, чем мы себе представляем. Однако в области инвентаризации это один из лучших инструментов.

Недостатки управления запасами в Excel.

Незнание программы.

Все мы знаем, что самым важным активом в любой организации является информация. Но когда у нас нет человека, который специализируется на этом инструменте, этот жизненно важный процесс компании может быть затруднен.

Отсутствие безопасности.

Это программа, которая может быть изменена без возможности обнаружить изменения простым способом, что является причиной многих проблем с безопасностью. Помимо того, что вся эта информация может быть украдена с помощью копирования и вставки в компьютерный файл.

Потеря информации.

Вы когда-нибудь задумывались, что произойдет, если программа потерпит крах, вся информация будет потеряна? И очень часто это происходит, когда он используется, ничего не сохранено, и происходит страшное неожиданное выключение. Или отключается питание машины, на которой она работает.

У вас нет информации в режиме реального времени.

Это означает, что вы не будете иметь повсеместного доступа к подробной информации о продажах, товарах или изделиях, пока не сделаете обновление и запрос. Хуже обстоит дело, когда приходится вести учет в нескольких филиалах.

Видео о том, как создать управление запасами в Excel.

Лучший способ начать создание собственной системы управления запасами в Excel – это наблюдение.

В следующем видеоролике вы узнаете, как создать систему управления запасами в Excel с нуля с помощью VBA.

Сайты с шаблонами Excel для управления запасами.

Или если вы ищете решение, которое уже дано, есть несколько шаблонов, которые могут вам помочь.

Вот несколько сайтов, на которых есть шаблоны excel для управления запасами.

Альтернативы управлению запасами в Excel.

Как уже говорилось ранее, существуют и другие альтернативы, кроме использования управления запасами в excel.

Системы планирования ресурсов предприятия также помогают контролировать запасы.

Существуют различные компании, которые предлагают ERP-системы.

Одной из самых известных ERP-систем с открытым исходным кодом является Odoo.

В Odoo вы можете выбрать модули, необходимые для вашего бизнеса, включая также управление запасами.

Другой вариант – Quickbooks, который также предназначен для малого бизнеса.

Обе эти платформы имеют интеграцию с платформами электронной коммерции, такими как Shopify и Woocommerce.

Кроме того, такие компании, как Bechtle, специализируются на внедрении Microsoft Dynamics ERP.

QuickBooks Управление запасами.

Odoo Управление запасами.

Bind ERP как альтернатива управления запасами для предприятий Мексики и Латинской Америки.

Когда мы говорим о Bind ERP, мы имеем в виду систему управления “все в одном”.

Это означает, что в нем есть модули, которые используются для управления запасами, закупками, продажами, финансами и отчетностью компании в каждом из ее планов.

Его можно нанять по разным тарифным планам, и за это вы получите надежный модуль электронного учета, эффективный проектный модуль, а также множество дополнительных функций, которые заставят вас понять, насколько выгодна эта система, служащая альтернативой инвентаризации в Excel.

Все мы знаем, что подходы к программному обеспечению инвентаризации обычно разнообразны, поэтому некоторые из них не отвечают потребностям каждого человека.

Однако в этом случае вы можете быть уверены, что речь пойдет об аспектах управления МСП, таких как закупки, продажи, бухгалтерский учет и др.

Еще один момент, который обычно беспокоит в программах такого рода, это то, что они также работают путем интеграции с другими программами.

Поскольку в технологическом мире, каким он является сегодня, то, что не адаптируется, приносит мало пользы.

Если вам интересно узнать, насколько он хорош в этом смысле, вам следует принять во внимание, что Bind ERP имеет Zapier, который является отличным союзником в плане автоматизации процессов, и это позволяет интегрироваться с более чем 1000 приложений без необходимости его установки.

Цены Bind ERP регулируются в рамках различных квартальных и годовых планов, которые основаны на различных этапах жизни компании, а также на потребностях, которые можно наблюдать на каждом из них.

Лучше всего то, что для тех клиентов, которым требуется более персонализированное внимание, есть возможность заключить контракт на дополнительные пакеты, которые удовлетворят те потребности, о которых не подумали при использовании стандартного плана.

Итак, теперь мы можем сказать, что ценовой диапазон различных планов составляет от $3,840.00 MXN плюс НДС (план + заказ годовой подписки) до $16,200.00 MXN плюс НДС (план + рост годовой подписки).

Соответствует ли он бюджету, выделенному на эту задачу в вашей компании?

Самое приятное во всем этом то, что мы говорим не только о полноценной платформе, но и о том, что она довольно проста в использовании. Хотя он обладает большим количеством функциональных возможностей, управление всем, что он вам предлагает, не будет сложной задачей. Особенно если вы уже взаимодействовали с подобными.

Если инвентаризация в Excel вам не по душе или вы хотите внедрить что-то новое, вы можете попробовать использовать эту альтернативу.

Уверяем вас, в нем будет все необходимое для ведения вашего бизнеса и даже немного больше.

Подробнее о Цифровой бизнес.