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会議の議事録を早くする方法とは?

会議録の作り方
によって書かれています。

議事録は時に必要な資料ですが、実は上司から「作れ」と言われると、すべての責任が肩にのしかかってくるところがあります。

この記事では、会議録の書き方、その理由、推奨フォーマットについてご紹介します。

議事録とは何ですか?

一般に、議事録とは、ある組織やグループ内で発生した問題に対して、その解決策を見出すために開かれたチームの記録文書であると言えます。

これは真面目で信頼性の高い文書であるため、その作成は正式な会議録の作成方法について適切な知識を持つ人が担当し、会議の進行に合わせて作成するため、機敏な対応が求められるのです。

同じ種類の情報を常に含める必要がないため、常に同じデータが含まれるとは限らない、可変の文書です。

しかし、単純な会議録は、会議で行われたすべての重要な詳細を記録したものであるため、最も人気のあるものの1つです。

なぜ議事録を作るのか?

ひとつはっきりさせておかなければならないのは、正式な議事録の作成は簡単な作業ではないということ、そして議事録は、行われた取締役会の公式な文書による記録を表すものであるため、作成する人はその活動を行う覚悟が必要であるということです。

議事録は、取締役会で議論されたすべての重要なポイントを、議事録を見るというシンプルさで確認できる文書であり、それほど時間はかからないということに気づくと、効果的な議事録の重要性が理解できるようになります。

それ自体は、行われた議題会議やイベントの完全な記録を持っている方法です。

議事録のもう一つの利点は、万が一に備えて、会議の議題の具体的な内容を知ることができることです。

また、取締役会では、多くの議題が取り上げられ、その多くが事後対応となるため、議事録を作成することで、経営陣が持つべき重要なメモを作成することができるため、場合によっては、備忘録として活用することもできる。

また、議事録を作成する理由としては、セッションで行われた合意事項を、誰がいつ何をするのかを確定するのに適した文書であるという事実も関係しているかもしれません。

また、この議事録は、今後の同窓会の出発点としても活用できる。

一方、この種の文書は、取締役会を欠席した人たちにとっても、同窓会で話し合われた内容をすべて知ることができ、また、決定された内容を信頼できる情報源から知ることができるため、有用である。

正式な会議録の形式は?

正式な会議録の形式については、確立されたものはないと言われる情報も混在しているでしょうが、会議録の実現に成功する秘訣は、まさに「人が喜んで構成する方法」にあることを知っておいてください。

だからこそ、それを練り上げる瞬間に見逃せないポイントがいくつかあるのです。

  • 招集をかける。 会社の名前とそれが特定の目的に対処することを意図して、毎週の会議、毎月、または何か特別なものであるかどうかを確認する必要があります開催される会議の種類を、。
  • 出席者 会議の参加者のリスト。調和を保つために、出席者名簿を作成し(必要に応じて欠席者を記載する)、会議の議事録とともに提出する。
  • 議事録の承認 議事録は誰が承認しているのかという要望。
  • 報告書 提示しなければならない情報。
  • モーション 会議で議決する正式な提案。
  • お知らせです。
  • 休会 会議を終了するための正式な手続き。

インフォーマルな会議の議事録の形式は?

非公式な会議録の場合、会議録の書き方には他の側面もある。

効果的な会議録に含まれるべき側面は、次のとおりである。

  • 発表者情報です。
  • 会議のアジェンダ
  • ディスカッションを行います。
  • 結論
  • アクションアイテム、責任と期限。

会議録の自動転記

会議の議題記録プロセスに人工知能を使用することを選択した人の目標は、会議管理をできる限り自動化することであるべきです。

人工知能を搭載した最適なトランスクリプションソフトウェアが、これを実現します。

AIシステムを正しく正確に動作させるためには、重要な会議や打ち合わせで使用する前に、慎重にその機能をテストする必要があります。

テープ起こしソフトの利点は、1時間以上続く会議のテープ起こしにかかる時間を短縮できることです。

また、会議の内容をすべて把握するのは難しい場合がありますが、それを録音して自動的に書き写すことで、会議の議事録として重要なものを見落とさないようにすることができます。

会議録の作成手順

ここまでの説明で、あとは正しい議事録の書き方をステップバイステップで説明していきます。

手順はやや大掛かりで、少し厳しいので、以下に展開する会議録の書き方の各ポイントによく注意してください。

ステップ1:あらかじめテンプレートを用意する。

毎回開催する会議の議事録には、ほぼ同じ内容が記載されます。 シンプルな会議録のテンプレートを使用すると、会議の議題の種類、日付、時間、場所が書き込まれ、簡単に参照できる一定の形式を持つことになります。

その他、議長または会議責任者の氏名、書記(または代理)の氏名、出席者・欠席者のリストが考慮されます。

ステップ2:ノートパソコンまたはラップトップパソコンを持参する

会議の議事録は自分が書きやすいかどうかが重要なので、頻繁に書くのであれば、そのためのノートを用意しておくとよいでしょう。

会議の記録プロセスを組み合わせることで、テープ起こしをより迅速に行うことができます。

ステップ3: 会議のメモを取る

そのために、全員が自分の名前と個人情報をはっきりと安心して書けるように、スペースを空けてアテンダンスシートを配布してください。

ステップ4:テンプレートの大部分を記入する

会議が始まるのを待っている間に、組織の名前、日付、会議が開催される場所を書き留めておく必要があります。

もう一つ興味深いのは、どのような会議が行われているかということです。 例えば、特別委員会、取締役会、週次会議などである。

会議が始まったら、正確な時間をメモしておく必要があります。

ステップ5:最初の動作の結果を記録する。

会議の議事録の作り方の重要なステップ ほとんどの会議では、その日の議題を取るための動議から始まるので、例として取り上げることができます。

会議が他の種類の動議で始まる場合、同じ関連情報がすべて記録されていることを確認してください。

ステップ6: 会議で行われたその他の動議に注意する。

録音してはいけないと明示的に指示されたものを除き、すべての動作を録音する必要があるため、すべての会話に注意を払うことが重要です。

新しい動きがあったときは、関連する情報をメモしておくことが重要です。

ステップ7:報告を聞き、コピーをもらう

報告書やニュースレターなどが読み上げられるたびに、その報告書名と読み上げた人の名前を記すこと。

動議が添付されている場合は、取締役会の他の動議と同様に記録する必要があります。 細部まで確認するためには、会議の終了時にコピーをもらうのが最も現実的です。

ステップ8:実行または割り当てられたアクションを記録する。

適切な会議記録を作成するために、この項目には、前回の会議で行われた行動の確認と、新しい行動の確認の両方を含める必要があります。

手続き上の問題や失敗はすべて記録しておく必要があります。 手続きに異議がある場合は、その根拠と議長の裁定とともに、異議全体を記録する。

ステップ9:必要に応じて、ディスカッションのサマリーを記録する必要があります。

公式には、議事録会議は、発言内容ではなく、行われたことすべての記録になります。

ただし、要望があれば、注意すべきことはすべて記録するつもりで、一定のポーズをとってもらうことは可能です。

ステップ10:ミーティングを終了する

会議録の作り方の最後のステップは、会議終了時刻の表記に関係してきます。

報告書のすべてのコピーを忘れずに回収するか、可能な限り短時間で提供するよう適切な担当者に念を押すことが重要です。

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