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2021年にビジネスプロセスをデジタル化するための6つの方法

企業やビジネスを行う上で明確にしておかなければならない目標の一つに、「停滞は絶対に避けなければならない」というものがあります。 たとえ快適な場所にいたとしても、落ち着きがなく、野心的で、常に会社に革新をもたらす方法を探さなければなりません。

新しい製品やサービスのことではありません。実際、最も適切なイノベーションは、内側から作られるものです。 どんな企業にも、近代化や合理化が可能なプロセスがあります。

21世紀は、企業の歯車をデジタル化して、機能を自動化し、より早く、より簡単に、より直感的に操作できるようにすることがすべてです。

2021年にビジネスプロセスをデジタル化するための6つの方法
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ビジネスをデジタル化する際の注意点

それぞれの会社は違いますが、必ず共通する要素があります。 より多くの企業に貢献できるよう、最も普遍的な部分に焦点を当てていきます。

私たちがまずお勧めするのは、意思決定と次のステップを計画できるようにするために、社内を分析することです。 どのプロセスを、どのように、何時までにデジタル化するのか、目標を設定する必要があります。 これをデジタルトランスフォーメーションプランと呼びます。

デジタル・トランスフォーメーション・プランは、当社をデジタル化するためのガイドとなるロードマップであり、正しく実行すれば、目的を達成するために忠実に実行しなければなりません。

以下では、デジタルトランスフォーメーション計画を実行する際に考慮すべきいくつかの側面や課題を挙げていきます。

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1.専用ソフトの使用

特定のソフトウェアというのは、財務、請求書作成、人事、顧客サービスなど、ビジネスの特定の側面に焦点を当てたソフトウェアのことを指します。

しかし、これらの要素を一つのプログラムにまとめているものもあります。 このオプションは、これらの部門のいくつかが相互に関連しているため、非常に興味深いものです。 それぞれの独立性を維持しつつ、他の分野に対応する関連性の高い有用なデータにアクセスすることができます。

このようにして、すべてのデータを単一の管理下で利用できるようにすることで、プロセスとコミュニケーションを合理化しています。 また、社内で起こることのほとんどをコントロールすることができます。

特に請求書作成ソフトの場合は、その最盛期と言えるでしょう。 公的機関もプロセスのデジタル化を進めており、これは企業にも直接影響します。

の場合である。 スペイン北部の一部の地域では、TicketBai(TBAI)が導入され、請求書とチケットの完全デジタル化システムが導入されたため、助成金や補助金に加えて、多くの企業が請求書と財務の完全デジタル化の機会を活用しています。

このような状況だからこそ、私たちも一刻も早く自社のデジタル化に着手すべきなのです。 技術的に義務化されるまでの時間はそう長くはないでしょうし、あまり急いで拙速な実装を強いられるのは避けたいものです。

2.アナリティクスと機械学習の活用

インターネット上で何をするにしても、データは収集されています。 あなたがどのページを訪れたか、今月どんな商品を買ったかなんて誰も興味がないと思うかもしれませんが、その先を見通せるようになれば、ビジネスにどれだけ役立つかがわかるはずです。

全体像を把握する。 どのような製品を好むか、いつ最も多く購入するか、どのようにして貴社にたどり着いたか、貴社が検索結果に何回登場したかなど、すべてのお客様の習慣や購買傾向を指先で把握していると想像してみてください。

これらのデータがあれば、例えば、お客様に合わせた、具体的で、個人的で、関連性のあるメールマーケティング戦略を立てることができます。 あなたは、彼らが必要としているコンテンツを、彼らのメールボックスに直接提供するだけです。

データの分析はマーケティングだけではなく、ビジネスに影響を与える季節ごとの購入状況や販売パターンをモニターすることができます。 このように、機械学習のおかげで、このデータをダンプして未来を予測し、より多くの販売と、何よりも少ない時代に備えることができます。

定期的に繰り返されるパターンがあれば、一歩先を行くことができ、それに対応した財務、会計、マーケティングの意思決定を行い、二度と準備ができないようにすることができます。

3.ツールのカスタマイズ

これまでにソフトウェアやデジタルツールを使用してきた場合、自分たちのプロセスはすでに十分に進歩していると思うかもしれません。 しかし、最初に言ったように、停滞は避けなければなりません。

デジタルツールを使う以上に重要なのは、適切なツールを使うことです。 限られた時間ではありますが、汎用ソフトが手を貸してくれることもあります。 だからこそ、他にもっと良いソフトがないか、常に探して調査しなければならないのです。

すべての企業が同じではないように、ツールも同じであってはなりません。 カスタムツールを専門に作っている開発者も多く、こちらのニーズに合わせてソフトウェアをカスタマイズするプランも用意されています。

ある会社で最も人気のあるソフトウェアが、私たちのケースには必ずしも最適ではないことがあります。 だからこそ、たとえコストがかかっても、自社専用に作られたプログラムを使い、すべてのニーズをカバーする価値があるかどうかを判断することが重要なのです。

4.在宅勤務

Closeup of business woman hand typing on laptop keyboard
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おそらく、近年最も言及されている言葉の一つが「テレワーク」でしょう。 COVID-19の危機の後、利便性のため、あるいは必要に迫られて、多くの企業が急遽テレワークを導入せざるを得なくなった。 ほとんどの場合、計画もなく、適切な組織もありません。

しかし、時代の流れと、コミュニケーションや在宅勤務を支援するプログラムの普及により、多くの企業がその効果を実感し、恒久的な選択肢とすることを決定しました。

会社の可能性や構造にもよりますが、リモートワークという選択肢も考慮に入れておかなければなりません。 コスト削減、従業員の満足度向上、生産性の向上につながります。

しかし、それをやろうと思ったら、自分を整理して計画を立てなければなりません。 一朝一夕に決められるものではありません。 そのためには、どのように行動し、どのようなルールに従うべきか、指示書や計画書を作成する必要があります。

タイムテーブルやコミュニケーションに使用するプログラムなどの基本的な問題から、機密情報を管理するためのプロトコル、時間的にも永続的にもこの種のリモートワークに適応できない人がいる場合の代替プランなどを考慮しなければなりません。

5.継続的な教育

財務数値を分析したビジネスアドバイザーが、成長を表す
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記事の順序としては最後のポイントですが、それに劣らず重要なのがトレーニングです。

トレーニングとは、ある活動を行うための予備知識を指すだけではなく、会社や外界の状況を継続的に調査・分析することを意味します。

停滞したくないのであれば、ビジネスの世界で起こっていること、技術革新や進歩など、自社に応用できることを常に把握しておかなければなりません。

また、自社のプロセスをデジタル化するためには、トレーニングが不可欠です。 プロセスを自動化するソフトウェアを使用する前に、それらがどのように機能し、何をもたらしてくれるのかを理解し、徹底的に使いこなすことが必要です。

これは、会社で働くすべての社員にも必要なことです。 多かれ少なかれ、プロセスのデジタル化の影響を受け、会社が正しく機能するためには、何をどのように実行しなければならないかを全員が理解する必要があります。

全社員が同じ方向を向いて働かなければ、会社は機能しません。 デジタル化は特定のプロセスだけでは意味がありません。デジタルトランスフォーメーション計画が最適であるためには、すべての人を含めなければなりません。

6.急いではいけない

最初に述べたように、私たちはすべての企業に適用可能な普遍的かつ一般的なパラメーターに留めるようにしました。 各企業が自社の状況を把握し、分析し、どのようにデジタル化を進めていくかは、それぞれの企業にかかっています。

自分の会社に合った道を選び、それを計画し、実行することが重要です。 手っ取り早く、中途半端にやっても、一時的には効果があるかもしれませんが、長い目で見ればメリットよりも問題の方が大きいでしょう。

時間をかけてよく研究し、即興の余地がないようにしなければなりません。 時には、締め切りを遅らせてでも、時間をきちんと管理した方が良い場合もあります。

経費についても同様です。 時には、自分にとってベストではないプログラムやソリューションを選択することで、お金を節約することがあります。 長期的な視点で計画を立てると、今少しでもお金を節約することで、将来的にはもっと大きな出費になるかもしれません。

意識して決断し、長期的に考え、全体像を把握する。 これらのガイドラインに従うことで、デジタルへの移行で企業が苦しむことがないだけでなく、成功が長く続くことも保証されます。

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